Joyce Wittelaar nieuwe directeur VGF: Met een frisse blik naar de zaken kijken

Joyce Wittelaar is de gloednieuwe directeur van het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF). De jarenlange ervaring die zij in de MICE-branche opdeed, komt nog altijd van pas bij het Erasmus MC en bij het Erasmus MC Sophia Kinderziekenhuis. "Ik vind het geweldig dat ik mijn voorliefde voor de branche weer kan oppakken."

Joyce maakte tijdens haar stage kennis met de MICE-industrie, toen zij bij het toenmalige Nederland Congres Centrum in Den Haag onderzoek deed naar de congresbehoeften van de farmaceutische industrie. Gedurende haar tijd bij Incentive Travel Service (destijds Global Conference Organisers) deed ze ruime ervaring op met onder andere de organisatie van congressen voor internationale farmaceutische bedrijven. Vervolgens haalde ze bij Rotterdam Partners namens het convention bureau diverse (medische) associatiecongressen naar Rotterdam en bouwde zij haar netwerk bij het Erasmus MC verder uit. Sinds 2019 is ze als advisor External Affairs actief voor het Erasmus MC. "De afdeling External Affairs richt zich op de ontvangsten van grote en kleine gezel-schappen die een bezoek aan het Erasmus MC willen brengen om kennis te vergaren. We helpen deze partijen met een op maat gemaakt programma, toegespitst op het onderwerp waar zij interesse in hebben. Denk aan nationale en internationale ziekenhuizen die benieuwd zijn hoe wij de nieuwbouw hebben opgezet of politici die tijdens de coronapandemie langskwamen om met eigen ogen te zien wat er binnen een UMC gebeurt. We ontvangen ook vaak deelnemers van een internationaal congres dat in Rotterdam plaatsvindt en het bezoek aan een van de afdelingen van het Erasmus MC meeneemt in het congresprogramma."

In september 2023 werd Joyce eveneens actief voor het Erasmus MC Sophia Kinderziekenhuis, waar zij als interim-manager van Sophia Media verantwoordelijk is voor het toekomstbestendig maken van deze afdeling die evenementen organiseert voor de patiëntjes. "Dat is heel breed wat wij met het team neerzetten. We organiseren het jaarlijkse feest van Sinterklaas waarbij alle patiëntjes aan bed worden bezocht, speurtochten door het ziekenhuis, optredens van artiesten in de centrale hal en zelfs grote events buiten de deuren van het ziekenhuis. De events, groot en klein, hebben allemaal als doel om afleiding te bieden en mooie herinneringen te creëren voor onze patiëntjes en hun families."

Inspelen op verwachtingen

Ook buiten de MICE-industrie zet Joyce haar kennis en kunde die ze de afgelopen jaren opdeed regelmatig in. "Wanneer we groepen mensen ontvangen in het Erasmus MC, kijk ik van tevoren wat de verwachtingen en de behoeften van de deelnemers zijn, hoe je daar met het juiste programma op in kunt spelen en hoe we de informatie die deze mensen zoeken op de beste manier kunnen aanbieden. Hetzelfde geldt voor de sprekers. Zij moeten begrijpen wat de vraag is en wat we als Erasmus MC willen uitstralen. Daarnaast komt het regelmatig voor dat een bezoek aan het ziekenhuis als excursie of break-out tijdens een associatiecongres wordt ingezet. Ook dan kijken we wat het beste past bij de betreffende groepen, zoals een algemene rondleiding, een bezoek aan een specifieke afdeling of informatie over bepaalde ontwikkelingen. Daarnaast heb je de logistieke aspecten, zoals communicatie met de doelgroep, de betreffende afdelingen, routes die moeten kloppen en beveiliging wanneer het om bijvoorbeeld leden van het koninklijk huis gaat. Ook hier gaat het om het team adviseren en enthousiasmeren, stakeholders op de hoogte brengen, je draaiboeken op orde hebben en alle details uitden-ken. Dat zit nog altijd in mijn bloed."

Op weg helpen

Toen Joyce in 2023 werd gevraagd om de positie van directeur bij het VGF te vervullen, twijfelde ze niet lang. "Ik heb altijd contact gehouden met mijn netwerk in de industrie en heb zelf positieve ervaringen met het fonds. Gedurende mijn tijd bij Rotterdam Partners nam ik de informatie over het VGF standaard mee in het bid-book. Sinds ik voor het Erasmus MC actief ben, besef ik nog meer dat de meeste opdrachtgevers die associatiecongressen organiseren, dit naast hun drukke baan doen en alle hulp waarderen. Met het verstrekken van informatie over de mogelijkheden die het VGF biedt, kun je als convention bureau, PCO of locatie deze opdrachtgevers zo volledig mogelijk op weg helpen om het congres naar Nederland te halen. Daarnaast kan de financiële zekerheid die het fonds biedt de laatste puntjes van zorg en twijfel wegnemen. Het is gewoon een mooie toegevoegde waarde. Bovendien helpt dit Nederlandse product om ons land op de kaart te zetten als congresbestemming."

Frisse blik

Als kersverse directeur gaat Joyce de komende tijd met alle betrokken partijen in gesprek. "Ik wil weten wat hun ervaringen zijn en of er bepaalde behoeften zijn waar we als VGF iets mee kunnen doen. Het feit dat ik al een aantal jaren buiten de branche zit, maakt dat ik met een frisse blik naar de zaken kan kijken. Maar mijn enthousiasme en passie voor de MICE-industrie zijn nooit verdwenen. Ik vind het geweldig dat ik dat weer kan oppakken!"

De voorfinanciering en garantstelling van het VGF

Het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) is een initiatief van het Ministerie van Economische Zaken, het Nederlands Bureau voor Toerisme (NBTC) en een twintigtal partijen uit de branche. Het fonds bestaat uit twee voorzieningen, bedoeld voor organisatoren van een live meerdaags, internationaal congres in Nederland. De voorfinanciering en de garantstelling zijn ook beschikbaar voor hybride congressen, mits meer dan de helft van het aantal deelnemers naar Nederland afreist om live aanwezig te zijn.

De voorfinanciering is een kosteloze, rentevrije lening waarmee organisatoren een aanbetaling kunnen doen voor de locatie of eventuele marketingactiviteiten kunnen ondernemen op het moment dat er nog geen inkomsten van de deelnemers zijn. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van onder meer het aantal deelnemers, de begroting, het type congres en ervaringscijfers. Het bedrag moet worden terugbetaald voordat het evenement begint.

De garantstelling is een soort verzekering waarbij het VGF vooraf afspra-ken maakt met de organisatie tot welke hoogte het VGF garant staat. Het gaat dan enkel om een eventueel verlies dat ontstaat vanwege een tegenvallend deelnemersaantal. Congresorganisator hoeven geen premie te betalen om van deze garantstelling gebruik te maken.

Wil je gebruikmaken van één of beide voorzieningen? Dan moet je aanvraag uiterlijk acht maanden voordat je congres gepland staat, zijn ingediend.

Kijk voor meer informatie op vgfholland.nl.