VGF past regeling aan aan nieuwe manier van congressen organiseren



Het Voorfinancierings- & Garantiefonds heeft de afgelopen maanden de ontwikkelingen rond de coronacrisis en de gevolgen voor de congresbranche nauwlettend gevolgd. Omdat een combinatie van fysiek en live de nieuwe vaste opzet lijken te worden, kan de regeling nu ook voor hybride congressen worden aangevraagd.

 
De coronacrisis biedt op dit moment veel onzekerheden voor congresorganisatoren. Eerder dit jaar maakte het VGF al bekend dat congressen die gepland stonden voor het voorjaar van 2020 en verplaatst zijn naar het najaar of naar 2021, nog altijd in aanmerking komen voor de eerder aangevraagde voorfinanciering en garantstelling. "Het plannen en organiseren van een congres in deze tijden is erg lastig. Logischerwijs is uitstellen een veel gekozen optie", vertelt projectleider Paul Gruijthuijsen. "Naar verwachting zullen er tot en met het tweede kwartaal van 2021 weinig volledige fysieke congressen plaatsvinden. Hopelijk trekt het daarna weer aan."

Hybride
Omdat de onzekerheden als gevolg van de coronacrisis nog wel even aanblijven, heeft het VGF-bestuur opnieuw naar het regelement gekeken. Congressen die in hybride vorm door kunnen gaan, mogen alsnog gebruikmaken van de aangevraagde voorfinanciering of garantstelling. "Wel moet dan meer dan de helft van het (internationale) deelnemersaantal fysiek deelnemen. En wat blijft, is dat organisatoren met het VGF in gesprek moeten blijven over  de impact van de corona-crisis op hun congres. Ervaring leert dat organisatoren nu met extra werk zitten. Door de steeds wisselende omstandigheden, moeten ze inspelen op verschillende scenario’s en zijn de baten/lasten en daarmee begrotingen onderhevig aan veranderingen. Daarover willen we in gesprek blijven met de organsitoren. Wat doe je in de transitie van een fysiek congres naar een hybride of virtueel congres bijvoorbeeld met de deelnemersfee? Laat je de online deelnemers gratis meedoen of zet je bepaalde onderdelen achter een betaalmuur? Juist door die wisselende scenario’s vinden we het belangrijk om nauw contact te onderhouden met onze relaties en organisatoren. Het is en blijft gedeeltelijk publiek geld en daar moet je verantwoord mee omgaan."

Aanlooptijd
Omdat het bestuur van het VGF verwacht dat de combinatie van fysiek en online na de coronacrisis populair zal blijven, kunnen er vanaf nu ook aanvragen voor zowel fysieke als hybride congressen worden ingediend. Wel geldt nog steeds dat de aanvraag minimaal acht maanden voor de oorspronkelijke aanvang van het congres in behandeling moet zijn genomen en dat er een sluitende, realistische begroting wordt aangeleverd. Concreet betekent dat dat je voor een congres in het najaar van 2021 uiterlijk in november je aanvraag moet hebben gedaan. "Ook naar deze termijn hebben we kritisch gekeken, maar we willen voorkomen dat organisatoren pas aankloppen op het moment dat het al duidelijk is dat het deelnemersaantal zal gaan tegenvallen. Dan ben je in feite een brandend huis aan het verzekeren en daar is het fonds niet voor bedoeld. Waar we het fonds wel voor in willen zetten, is om congresorganisatoren financieel te ondersteunen met hun congressen zodat de internationale congresmarkt vanaf volgend jaar weer een positieve impuls krijgt."


Over het VGF
Toen het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) in het leven werd geroepen, hadden NBTC Holland Marketing, het Ministerie van Economische Zaken en een twintigtal partijen uit de branche een duidelijk doel voor ogen: organisatoren die internationale, meerdaagse congressen gericht op kennisoverdracht een financieel vangnet bieden zodat het aantrekkelijker wordt om deze zakelijke bijeenkomsten in Nederland te organiseren. Een congresbezoeker besteedt immers iets meer dan € 1.000,- per bezoek en zorgt daarmee voor een stimulans van de Nederland economie en directe en indirecte werkgelegenheid.

Het VGF biedt een voorfinanciering en een garantstelling. De voorfinanciering is een kosteloze, rentevrije lening tot maximaal 90.000 euro zodat organisatoren een aanbetaling kunnen doen op de locatie of eventuele marketingactiviteiten kunnen ondernemen op het moment dat er nog geen inkomsten van de deelnemers zijn. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van onder meer de begroting, het type congres en ervaringscijfers. Het bedrag moet worden terugbetaald na het binnenhalen van inkomsten, maar voor het evenement begint. PCO's die deze voorfinanciering hebben ontvangen voor hun verplaatste congres en al kosten hebben gemaakt, hoeven deze dus nog niet terug te betalen. De garantstelling is een soort verzekering waarbij het VGF vooraf afspraken maakt met de organisatie tot welke hoogte het VGF garant staat. Enkel een eventueel verlies dat ontstaat doordat een tegenvallend deelnemersaantal wordt vergoed. PCO's betalen voor deze garantstelling een premie van 2,5% over het bedrag waarvoor het VGF garant staat. Hoewel er meer Europese landen en Nederlandse steden zijn die een subsidieregeling bieden, is de opzet van het VGF als zelfstandige en onafhankelijke stichting uniek in Europa. 

 

Auteur: Sofie Fest

Tags: VGF voorfinanciering Congres congresorganisatie Hybride congres Voorfinancierings- & Garantiefonds Corona-crisis
Algemene voorwaarden | privacy statement