VGF versoepelt voorwaarden garantstelling: Meer houvast voor congresorganisatoren

De congresmarkt is na het positieve nieuws over de vaccinaties weer voorzichtig vooruit aan het kijken. Ook bij het Voorfinancierings- & Garantiefonds komen de eerste aanvragen voor 2021 en 2022 binnen. Om congresorganisatoren nog een extra steuntje in de rug te geven, heeft het VGF besloten dat men vanaf 1 januari 2021 geen premie meer hoeft te betalen wanneer men gebruik maakt van de garantstelling.
 

Het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) heeft van begin af aan het doel gehad om organisatoren die in Nederland internationale, meerdaagse congressen gericht op kennisoverdracht organiseren, financieel te ondersteunen. “De coronacrisis maakt het organiseren van deze congressen erg lastig”, vertelt projectleider Paul Gruijthuijsen. “PCO’s en organisatoren moeten meebewegen met de ontwikkelingen en maatregelen die vanuit de overheid worden opgelegd. Wij spelen daar op in en geven congresorganisatoren wat meer houvast door onze voorwaarden verder aan te scherpen. Dit houdt onder andere concreet in dat we geen premie meer in rekening brengen over het bedrag waarvoor het VGF garant staat. Voorheen bedroeg deze premie 2,5% van dit bedrag. Deze versoepeling scheelt een organisator weer extra kosten. Wij zijn van mening dat alle kleine beetjes helpen, dus ook deze beslissing.”

Goede wil
De beslissing om de premie voor de garantstelling te schrappen is mede genomen op basis van goede ervaringen uit het verleden. “Als je kijkt naar de congressen die wij hebben mogen ondersteunen, waren er negen van de tien succesvol. Bij dat ene congres dat minder succesvol bleek, was een organisator soms iets te optimistisch geweest en dan moesten we financieel bijspringen. Ook een congres dat voor het eerst plaatsvindt, brengt meer risico's met zich mee. Ondertussen bouw je wel samen met een organisator ervaring op zodat je er de volgende keer een succes van kunt maken. Uiteindelijk is het VGF een stichting en dat betekent dat we andere voorwaarden hanteren dan een commerciële verzekering. Deze heeft bij wijze van spreken een uitsluitingsclausule van een aantal pagina's, die van ons is slechts een half A4'tje lang. Wij gaan uit van de goede wil van de congresorganisatoren en werken samen op basis van vertrouwen.”

Hybride congressen
Het schrappen van de premie is de meest recente aanpassing van het regelement. Vorig jaar besloot het VGF dat congressen die gepland stonden voor het voorjaar van 2020 en werden verplaatst naar het najaar of naar 2021, nog altijd in aanmerking kwamen voor de eerder aangevraagde voorfinanciering en garantstelling. Ook voor hybride congressen kan sinds vorig jaar ondersteuning worden aangevraagd. "Maar we stellen wel als eis dat meer dan de helft van het (internationale) deelnemersaantal fysiek moet deelnemen. Daarnaast moeten de organisatoren die de bijeenkomst  verplaatsen met het VGF in gesprek blijven over de impact van de corona-crisis op hun congres. Zij zullen de komende periode moeten blijven inspelen op verschillende scenario’s, waardoor de baten/lasten en daarmee ook de begrotingen onderhevig aan veranderingen zijn. De transitie van een fysiek congres naar een hybride congres kan bijvoorbeeld invloed hebben op de deelnemersfee.”

Teken van herstel
Ondertussen komen bij het VGF aanvragen binnen voor congressen die gepland staan voor het najaar van 2021 en 2022. “We merken dat congresorganisatoren zich weer voorzichtig aan het oriënteren zijn op live congressen. Het ene congres is wat realistischer qua deelnemersaantallen dan het andere, maar het is zeker een positief teken van herstel. Daar willen wij met onze versoepelde voorwaarden aan bijdragen.”




Over het VGF
Toen het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) in het leven werd geroepen, hadden NBTC Holland Marketing, het Ministerie van Economische Zaken en een twintigtal partijen uit de branche een duidelijk doel voor ogen: organisatoren die internationale, meerdaagse congressen gericht op kennisoverdracht een financieel vangnet bieden, zodat het aantrekkelijker wordt om deze zakelijke bijeenkomsten in Nederland te organiseren. Een congresbezoeker besteedt immers iets meer dan € 1.000,- per bezoek en zorgt daarmee voor een stimulans van de Nederland economie en daarmee directe en indirecte werkgelegenheid. Sinds 2020 kunnen ook organisatoren van hybride congressen een beroep op het VGF doen, mits meer dan de helft van de genodigden fysiek deelneemt.

Het VGF biedt een voorfinanciering en een garantstelling. De voorfinanciering is een kosteloze, rentevrije lening tot maximaal 90.000 euro zodat organisatoren een aanbetaling kunnen doen op de locatie of eventuele marketingactiviteiten kunnen ondernemen op het moment dat er nog geen inkomsten van de deelnemers zijn. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van onder meer de begroting, het type congres en ervaringscijfers. Het bedrag moet worden terugbetaald na het binnenhalen van inkomsten, maar voor het evenement begint. Organisatoren die deze voorfinanciering hebben ontvangen voor hun verplaatste congres en al kosten hebben gemaakt, hoeven deze dus nog niet terug te betalen. De garantstelling is een soort verzekering waarbij het VGF vooraf afspraken maakt met de organisatie tot welke hoogte het VGF garant staat. Enkel een eventueel verlies dat ontstaat doordat een tegenvallend deelnemersaantal wordt vergoed.

Hoewel er meer Europese landen en Nederlandse steden zijn die een subsidieregeling bieden, is de opzet van het VGF als zelfstandige en onafhankelijke stichting uniek in Europa. 
 

Auteur: Sofie Fest

Tags: Voorfinancierings- & Garantiefonds VGF Paul Gruijthuijsen Hybride congres geen premie voorwaarden congresorganisatie