Babette Schmidt (Your Conference Support) over het Voorfinancierings- & Garantiefonds: Absoluut een meerwaarde

Als full service PCO organiseert Your Conference Support internationale congressen in binnen- en buitenland. Voor twee internationale congressen in Utrecht in 2020 en 2021 vroeg Babette Schmidt een garantiestelling bij het Voorfinancierings- & Garantiefonds aan. “De renteloze voorfinanciering en de garantstelling vormen absoluut een meerwaarde en voor nieuwe initiatieven werkt het drempelverlagend.” 


Babette richtte Your Conference Support in 2008 op uit passie voor het vak en de wens om meer service en kwaliteit te bieden. “Onze opdrachtgevers zijn internationale medisch-wetenschappelijke verenigingen en stichtingen. Voor het merendeel van de klanten werken we al jaren als vaste PCO.” Met de meerwaarde die het VGF kan bieden, maakte Babette al kennis toen zij hoofd van het Post-Academisch Onderwijs Geneeskunde van het VUmc was. “Samen met het NBTC en de RAI hebben we destijds voor de hoogleraar Rampengeneeskunde een bid uitgebracht voor het toonaangevende congres van de World Association for Disaster and Emergency Medicine. Voorfinanciering was al een van de eisen, maar de unieke mogelijkheid tot garantstelling heeft er zeker mede aan bijgedragen dat we dit congres in 2007 in Amsterdam mochten organiseren.”  

No-brainer
Ook voor haar eigen bedrijf doet zij een beroep op het VGF. “Tot 2019 vonden vrijwel al onze congressen in het buitenland plaats, maar voor twee internationale congressen in Utrecht in 2020 en 2021 heb ik wel een garantstelling aangevraagd. Dat is bijna een no-brainer.” Uiteindelijk moest Babette voor beide congressen ook een beroep doen op het VGF. “Het congres van de European Chiropractors’ Union (ECU) stond gepland voor mei 2020. Gelukkig hadden we vlak vóór de lockdown nog een verzekering kunnen afsluiten, waardoor annuleren de beste optie was. Ruim een jaar later heb ik de opdrachtgever voorzichtig gepeild of ze het niet nog een keer wilden proberen. Het heeft een paar maanden en ettelijke teleconferences en mails gekost voordat ze het aandurfden, mede dankzij het VGF en de soepele voorwaarden van Jaarbeurs. Helaas werden we geconfronteerd met zeer late en vooral significant minder registraties. In goed overleg en dankzij de VGF-garantstelling kon het congres toch doorgaan.”

Geruststelling
Het congres voor de European federation for Critical Care Nursing assocations (EfCCNa) was eenzelfde lot beschoren. Dit congres zou oorspronkelijk in maart 2021 plaatsvinden, maar moest door Covid en de onverminderde druk op IC-verpleegkundigen wereldwijd maar liefst drie keer worden uitgesteld. “Uiteindelijk heeft het congres in september vorig jaar plaatsgevonden. Jammer genoeg kwam ook bij dit congres de registratie zeer laat op gang en vielen de uiteindelijke deelnemersaantallen enorm tegen ten opzichte van voorgaande jaren. Waarschijnlijk heeft een deel van de IC-verpleegkundigen geen toestemming gekregen om naar Nederland te reizen vanwege de budget- en personeelstekorten in de ziekenhuizen. Ik ben erg dankbaar voor de flexibele opstelling van het VGF ten aanzien van dit congres. Het is zo vaak uitgesteld, maar de garantstelling kon zonder probleem iedere keer ‘meeverhuizen’ naar de nieuwe datum. Dat stelde gerust in stressvolle tijden.” 

‘No more convincing needed’
Dit jaar organiseert Babette het jaarlijkse congres van de European Society for Clinical Cell Analysis (ESCCA) in Utrecht. “We zouden eigenlijk naar Vilnius gaan, maar de opdrachtgever heeft eind vorig jaar moeten besluiten dat uit te stellen vanwege de oorlog. Het (psychologische) effect ervan vormt een te groot risico. Om zo snel mogelijk te kunnen schakelen en vanwege de beperkte beschikbaarheid van de buitenlandse locaties die we al op het oog hadden, heb ik Utrecht voorgesteld. De ESCCA Board stemde daar blindelings mee in; zelfs de gebruikelijke site visit was niet nodig. Dit niet alleen vanwege het vertrouwen dat we genieten - we zijn hun vaste PCO sinds 2009 - maar zeker ook dankzij de mogelijkheid tot garantstelling. Toen ik het VGF noemde was de reactie van de voorzitter: ‘Okay, no more convincing needed, let’s go!’.” 

Voor ESCCA schat Babette de kans vrij klein dat het team een beroep moet gaan doen op de garantstelling. “We hebben stabiele sponsorinkomsten en ik heb een gezonde begroting kunnen opstellen met een veel lager deelnemersaantal ten opzichte van de elf congressen die vóór de pandemie plaatsvonden. Maar goed, je weet het nooit in deze onzekere tijden, dus ik heb wel een garantstelling aangevraagd.”

Daarnaast heeft Your Conference Support recentelijk de pitch voor een congres in 2025 gewonnen; het World Congress on Homeopathy. Babette: “Ook dit congres vindt plaats in Jaarbeurs Utrecht. Het NBTC had de informatie over het VGF uiteraard al in het bid opgenomen. Hiervoor gaan we behalve garantstelling ook voorfinanciering aanvragen, omdat de vereniging niet genoeg liquide middelen heeft. Het feit dat de voorfinanciering rentevrij is, wordt door de commissie als een groot voordeel ervaren.”

Redder in nood
De ervaringen van Babette met het VGF zijn dus goed. “De beschikbare informatie en snelle terugkoppeling op vragen hebben veel zorgen bij de opdrachtgevers weggenomen. Na het indienen van de online aanvraag tot garantstelling wordt een aantal kritische vragen gesteld, maar dat geeft alleen maar de mogelijkheid om de aanvraag goed te onderbouwen. Uiteraard krijg je ook bij de aanvraag tot uitkering van de garantie een paar pittige vragen voorgeschoteld, maar dat is logisch. De beslissing om daadwerkelijk een beroep te doen op de garantstelling wordt trouwens ook niet lichtvaardig genomen, op een of andere manier voelde ik me best wel bezwaard.”
Uiteindelijk was het VGF een bewezen redder in Covid-nood. “Kleinere verenigingen hebben vaak niet genoeg financiële draagkracht. Ondanks alle zorgen en onzekerheden die de late en tegenvallende registratie veroorzaakte, was men dankbaar dat het congres toch doorgang kon vinden. Zonder het VGF was het me waarschijnlijk ook niet gelukt om het ECU-congres opnieuw naar Utrecht te halen, dus voor mijn bedrijf was het zeker een meerwaarde. Maar belangrijker nog is het vertrouwen dat het VGF biedt; het neemt twijfel en zorgen weg. Het was zowel voor de opdrachtgevers als voor ons een hele geruststelling dat de garantstelling het financieel risico - en na afloop de financiële schade - kon beperken.” 

VGF als selling point
Volgens Babette zijn de mogelijkheden van het VGF zonder meer belangrijke selling points bij bids. “Uniek ook, ik ben deze regeling nog niet elders tegengekomen. Natuurlijk is Nederland om diverse redenen een aantrekkelijke congresbestemming, maar de renteloze voorfinanciering en de garantstelling vormen absoluut een meerwaarde. Ook voor nieuwe initiatieven werkt het drempelverlagend.” 

Meer weten over de voorfinanciering en de garantstelling van het VGF? Kijk voor meer informatie op www.vgfholland.nl.
 

Auteur: Sofie Fest

Tags: Voorfinancierings- & Garantiefonds VGF Babette Schmidt Paul Gruijthuijsen congresorganisatie Your Conference Support