Het Online Eerstelijns Congres 2021: "Het succes van een online event zit in de details"

Veel eventmanagers willen graag zo snel mogelijk terug naar live, maar Daniëlle den Outer van platform De Eerstelijns blijft na de eerste succesvolle online editie van De Eerstelijns Congres bij deze digitale variant. Samen met Meeting Magazine blikt ze terug op het organisatieproces.

De Eerstelijns is een digitaal platform voor innovatie en strategie, gericht op professionals die werken in de eerstelijnszorg en het sociaal domein. In februari 2020 legde eventmanager Daniëlle den Outer de locatie voor de eerste editie van Het Eerstelijns Congres vast. “Nadat ik was getipt door een andere locatie maakte Hotel De Bilderberg in Oosterbeek een goede eerste indruk, mede dankzij het buitenterrein en de glazen kas waar je kunt dineren.” Ook toen Daniëlle het event vanwege de coronacrisis verplaatste naar juni 2021 en uiteindelijk koos voor een online variant, bleef het hotel in beeld. “Ik had natuurlijk ook gewoon een studio kunnen boeken, maar Hotel De Bilderberg was en is ontzettend flexibel. Bovendien vind ik dat je juist in deze tijden elkaar moet helpen. Daarom koos ik ervoor om het online event rechtstreeks vanuit het hotel te streamen.”

Allemaal op locatie
Uiteindelijk werd het een tweedaags programma met elke dag drie keynote sprekers en vijf workshops. De grote zaal van Hotel De Bilderberg werd in één dag omgebouwd naar een studio à la Jinek met daarnaast een aparte opstelling voor de sprekers en workshopleiders. Daarnaast was er een ruime ontvangstruimte gehuurd waar de sprekers en workshopleiders het congres konden volgen totdat zij aan de beurt waren. “Ik wilde hen tijdens het congres allemaal op locatie hebben. Tijdens een online event wil de techniek nog wel eens voor problemen zorgen en je wilt niet meemaken dat een keynote bijvoorbeeld niet op tijd kan inloggen. Op de dag van het event hanteerde ik een strakke draaideurplanning waarbij de sprekers en workshopleiders één voor één een zelftest deden, met direct daarna de technische briefing.”

Platform
Voor het streamen van het event maakte Daniëlle gebruik van het platform van Yellenge. Het platform biedt volgens haar kwaliteit, sturing, regie en betrokkenheid. “Yellenge faciliteert de inschrijving, registratie, ticketing en evaluatie. Ook kun je een pushbericht sturen in geval van een programmawijziging. Het fijne van dit platform voor de deelnemers is dat zij één beeldscherm zien waar alles te volgen is. De chatfunctie is beschikbaar via de app op de telefoon. Deelnemers en sprekers loggen vooraf in met hun e-mailadres en geven zelf toestemming welke informatie mocht worden gedeeld en via welke kanalen. Het belangrijkste vind ik dat Yellenge avg-proof is. Bij veel platforms wordt je e-mailadres namelijk doorverkocht.”

Details
Volgens Daniëlle zit het succes van een online event in de details. “Dat kost veel werk, maar het betaalt zich zeker terug. Ik had bijvoorbeeld een aparte multi media specialist en een social media specialist om mij vooraf en tijdens het event te ondersteunen. De lunchbox die de deelnemers kregen toegestuurd, kwam van lokale cateraars via Hapjes Aan Huis. Dat vond ik wel zo sympathiek in tijden van corona. Voor deze standaard boxen had ik een eigen sticker laten maken en een folder met een persoonlijk welkomstwoord.” Ook aan de techniek besteedde Daniëlle veel aandacht. Een vierkoppig team van MediaFris zorgde ervoor dat het streamen van het congres in goede banen werd geleid. “Uiteindelijk stonden er tien camera’s in de zaal, waardoor er veel afgewisseld kon worden met beeld. Ook maakten we gebruik van split screens. Je wilt je deelnemers namelijk niet de hele dag naar pratende hoofden laten kijken, maar juist afwisselende beelden laten zien. Daarmee geef je ze ook echt het gevoel dat ze deelnemers zijn in plaats van toeschouwers.”

Uitdagende klus
Daniëlle vond het spannend om een online congres te organiseren. “Uit de evaluatie bleek dat 76% van de deelnemers het online event een goed alternatief vond voor een live congres. De sprekers, die ik van tevoren allemaal één op één heb gebriefd, waren erg te spreken over de techniek. Begroting-technisch was dit overigens wel een flinke klus. Een online event vergt een grotere investering in techniek dan een fysiek event. Gelukkig was de beeldkwaliteit goed en kunnen we de beelden van de workshop monteren tot materiaal voor toekomstige trainingen en e-learnings.”

Netwerkevent
Daniëlle is inmiddels alweer druk bezig met het organiseren van een fysiek netwerkevent op 8 oktober bij Bilderberg Résidence Groot Heideborgh in Garderen. “Hiervoor nodig ik onder andere de deelnemers van het online congres uit. Het doel van het event is om de professionals uit de eerstelijnszorg te verbinden met het sociaal domein. Een huisarts weet bijvoorbeeld niet altijd even makkelijk de juiste contactpersoon bij de gemeente te vinden. Na het succes van de eerste editie organiseer ik in 2022 opnieuw het Eerstelijns Congres. Het wordt dan weer een online event voor het delen van kennis en een apart fysiek netwerkevent op een latere datum. Ook de masterclasses die we één keer per maand organiseren gaan online. Bijpraten met vakgenoten kan dan één keer per kwartaal tijdens een speciale netwerklunch. Wat betreft de locaties voor deze toekomstige events klop ik zeker opnieuw aan bij Bilderberg.”

Enkele tips van Daniëlle voor het organiseren van een online event:

Maak je gebruik van een chatfunctie? Zorg voor een moderator die de input filtert op inhoudelijke vragen. Daarmee ontlast je de spreker.
Zorg zelf voor algemene vragen die je als anonieme deelnemer tijdens de q&a kunt indienen, voor het geval er geen vragen van deelnemers binnenkomen.
Laat iemand van buitenaf meekijken naar je draaiboek en je programma. “Ik kreeg de tip om een element toe te voegen dat het programma ‘breekt’. Dat werd uiteindelijk singer-songwriter Maarten van Veen, ook wel bekend als De Reisgenoot. Hij bracht steeds aan het einde van de ochtend een wrap-up ter gehore. Deze singer-songwriter en het lied gaan opnieuw een rol spelen tijdens het fysieke netwerkevent.”
Zorg dat er in de zaal ruimte is voor de techniek zodat de technische crew rond kan lopen en makkelijk verschillende camerastandpunten kan innemen.
Maak een filmpje waarin je het event aankondigt en duidelijk uitlegt wat de deelnemers kunnen verwachten. Zo voorkom je misverstanden of deelnemers wel of niet naar de locatie moeten komen.

Dit artikel verschijnt ook in de juli-editie van Meeting Magazine. Schrijf je in voor de nieuwsbrief van Meeting Magazine en je ontvangt in juli de nieuwste editie inclusief dit artikel als gratis e-magazine.

Liever een print-editie? In onze webshop kun je losse nummers of een jaarabonnement aanschaffen (gratis verzending in Nederland).

NB: Het auteursrecht op de content op deze website en in de (online) magazines wordt door de uitgeverij voorbehouden.