Nadat het jaarlijkse European Meeting & Events Congress van branche-organisatie MPI tweemaal moest worden uitgesteld, konden de Europese MPI-leden in 2023 eindelijk afreizen naar het live event. Ditmaal was het aan het hippe Brighton om de leden te informeren en inspireren.
Tekst: Monica Rijpma
Brighton is nog steeds een van de hipste steden in Engeland en het boegbeeld voor Sussex CVB. Vanuit London ben je er in een dik uur met de trein en vanaf het vroege voorjaar tot het eind van de zomer is er elke week wel een evenement of festival. Het is ook de stad met de grootste LHBT+ gemeenschap in Engeland en inclusie is een handelsmerk waarop de stad trots is. De congresdeelnemers werden bij het inchecken in hun hotel verwelkomd door Diana Ross, Dolly Parton en andere dragqueens.
Richard Allchild en Suzanne Mulligan zijn al sinds 2020 twee kartrekkers voor het congres in Brighton. Ze werken beiden voor IMEX Exhibitions, voor wie Brighton de thuisstad is. IMEX is een van de grootste sponsors voor deze EMEC. Mede dankzij hun ondersteuning heeft uitstel niet geleid tot afstel. Het congres had oorspronkelijk moeten doorgaan in 2021 en kon een jaar later weer niet plaatsvinden vanwege de pandemie. Richard, hoofd verkoop Noord-Amerika voor de IMEX Group, is ondanks die tegenslagen enthousiast over wat er de komende dagen op het menu staat. "Het organiseren van een evenement zoals EMEC zal helpen Brighton weer op de internationale kaart te zetten. Er zijn belangrijke kopers uit Europa en de rest van de wereld uitgenodigd voor een B2B workshop. Het is de perfecte kans om te laten zien hoe geweldig Brighton is als congresbestemming, ook vanwege de korte loopafstanden tussen de locaties."
Brighton had de eerste wandelpier in de wereld
Mega-industrie
De welkomstspeech wordt verzorgd door Drew Holmgreen, Chief Brand Officer van MPI. Wanneer we elkaar ontmoeten, veranderen we de wereld. Dat is het devies van MPI, de wereldwijde vereniging van meetingprofessionals. Congressen zijn zo oud als de beschaving. Alle grote momenten van de menselijke geschiedenis zijn ooit besproken en besloten bij een bijeenkomst. Drew haalt zelfs de historische Magna Carta aan om te belichten dat de belangrijke maatschappelijke veranderingen door de eeuwen heen zijn gestuurd door mensen die samenkwamen. Dat de organisatie van die bijeenkomsten is uitgegroeid tot een mega-industrie, is lange tijd grotendeels onzichtbaar is gebleven. Om aan te duiden hoe omvangrijk de meetingindustrie is, haalt Drew een onderzoek aan, dat net voor de pandemie was uitgevoerd door de Meeting Industry Council. "Als je de jaarlijkse omzetcijfers zou vergelijken met het BNP van een land, zou deze industrie de op twaalf na grootste economie ter wereld zijn." Er worden miljarden omgezet, maar de mensen die in de industrie werken bleven onder de radar. De pandemie heeft hierin verandering gebracht. Toen congressen online moesten plaatsvinden werd de persoonlijke ontmoeting heel snel gemist. "Daardoor kwam de community van meetingplanners zelf in beeld. MPI wil, als groot-ste internationale vakvereniging voor de branche, meer dan ooit de spreekbuis zijn voor deze gemeenschap."
Federico Toja, MPI Director of Chapter Operations Eu-rope, beaamt dat de pandemie weliswaar het belang van B2B events heeft bewezen, juist door de afwezigheid ervan. Maar hij waarschuwt dat de toekomst niet een kwestie zal zijn van gewoon de draad oppakken. Er is een ongelooflijke opleving van de vraag naar zakelijke evenementen. Federico noemt het een ware tsunami. Maar het businessmodel van de organisatie is volledig veranderd. De industrie en daarom ook MPI, zal zichzelf opnieuw moeten uitvinden. Dit thema is een van de rode draden die in gesprekken en workshops terugkomen. Veranderen, maar hoe?
Elodie Lortal, het jongste EAC-lid en Atilla Lazlo, Chairman van MPI Belgium Luxembourg (EMEC2024)
Afwisselend programma
Er is veel afwisseling in het programma. Behalve plenaire sessies om vakkennis uit te wisselen, zijn er de chaptervergaderingen, workshops en een dag voor learning journeys. Deelnemers kunnen kiezen uit drie ervaringen. Eén groep gaat op pad met Independent Creative Director Robert Dunsmore. De groep zal zich laten inspireren door een verkenning van de locatie en daarna samenwerken aan een co-creatie. Onderweg tijdens een wandeling langs de graffitimuren van Brighton begint een workshop over creatiecultuur. Creatiecultuur is de tegenhanger van hiërarchische bedrijfsstructuur; creativiteit decentraliseren en multidisciplinaire samenwerking aangaan zijnde sleutelwoorden. De groep gaat ontdekken hoe dit werkt door samen te werken aan het visualiseren van de ontmoetingsruimte van de toekomst.
Meet Sussex neemt een groep mee voor een bezoek aan Sussex Downs National Park waar de deelnemers kennismaken met lokale producenten. Ze ontdekken productiemethodes en kunnen zelfs een paar kneepjes van het vak leren, voordat ze zelf de regionale kaas, gin en sprankelende wijn zullen proeven. Een derde groep gaat op verkenning in de stad na een workshop over de link tussen een evenement, de lokale mensen en de destinatie. Ciary Feely zal een workshop geven over haar boek en verkoopmethode Steps to WIN in the meeting market. Zowel koopgedrag als verkoopmethodes veranderen razendsnel en er zijn steeds meer dimensies in het commerciële proces.
De link tussen de destinatie en het evenement leggen is zo'n vernieuwing in de meetingindustrie. De meeste bedrijven nemen hun maatschappelijke verantwoording serieus en willen een positieve impact maken met hun evenement. Het is een trend die al een tijdje opgang maakt, maar die door de pandemie is versneld. Voordat duurzaamheid en MVO topprioriteit waren, begon de organisatie van een evenementen met de vraag HOE? Nu is de belangrijkste vraag; WAAROM? Meetings moeten een doel hebben. Dat is een van de uitkomsten van een plenaire meeting. De discussie in de wandelgangen is geanimeerd. Heeft zo'n plenaire meeting met een expertspanel nog wel zijn plaats bij een congres? Juist een dergelijk format kan heel goed online gebeuren.
Uitdagingen na de pandemie
Tijdens de bijeenkomst van de nationale chapterleiders wordt er serieus ingegaan op de uitdagingen die er post-pandemie zijn bijgekomen. Duurzaamheid was al een thema en de nalatenschap van een evenement ligt bij dat onderwerp ingesloten. Samenwerken met lokale producenten, verspilling tegengaan, iets toevoegen aan de lokale cultuur of juist de lokale cultuur helpen uitdragen; het zijn voorbeelden van een duurzame en inclu-sieve aanpak voor een evenement. Maar MPI staat nu eerst voor uitdagingen die een paar jaar geleden nog niet werden onderkend. Om te beginnen is de vereniging een deel van zijn leden verloren tijdens de lange lockdown periode. Er is inmiddels weer een aanwas. 58% van de leden in 2023 zijn nieuw en de gemiddelde leeftijd is negen jaar jonger nu dan vijf jaar geleden. Het aantrekken van nieuw talent is een topprioriteit in de sector maar ervaring speelt een grote rol bij evenementenorganisatie. De nieuwe generatie heeft enerzijds behoefte aan rolmodellen en daarnaast aan hun eigen stem binnen de bestaande samenwerkingsverbanden. In Europa bestaat er geen vrijwilligerscultuur zoals die in Amerika. Een vereniging bestaat bij de gratie van leden die hun tijd en talent willen inzetten om de missie uit te dragen. Elodie Lortal is een van die nieuwe actieve leden en ze is typisch Next Gen talent. Ze is toegetreden tot de European Advisery Council (EAC) van MPI en is daarmee het jong-ste bestuurslid. Zij is een Française die in 2019 de kans heeft genomen om een tijd bij het National Arts Center van de Canadian Federal Institution in Toronto ervaring op te doen. Daar is ze haar vrijwilligerswerk voor MPI begonnen. Sinds ze terug is in Parijs werkt ze bij Novotel Paris Centre Tour Eiffel, waar ze sales executive is voor de corporate markt en de ambassades. Voor haar heeft het vrijwilligerswerk voor MPI al zijn eerste vruchten afgeworpen. Ze wil zich sterk maken voor verbinding tussen de Europese groepen van MPI en het betrekken van de volgende generatie (Gen Z). Hoe belangrijk vindt deze generatie het verenigingsleven? Wat moet er veranderen?
Nederlandse delegatie
Ook de inmiddels 35 jaar oude Nederlandse MPI-afdeling is aanwezig in Brighton. Tim Rosman heeft het voorzitterschap op zich genomen. Samen met Jeroen van Ark (VP Finance), Niels Brugman (VP Membership) en Marjolein Blok-Dignum (Support Manager) vormt hij de grote Nederlandse delegatie in Brighton. Er wordt nu nog gesproken over de succesvolle EMEC editie van 2019 in Den Haag. Met dat congres werd een nieuwe mijlpaal bereikt. Thijs Peters geeft als voorzitter van EAC een overzicht van de stand van zaken voor MPI in Europa. Voor wat betreft de vraag naar zakelijke evenementen zijn de vooruitzichten rooskleurig. Er wordt een ongelooflijke groei van de omzet verwacht; van 31,4 miljard euro in 2020 naar bijna 124 miljard euro in 2030. Verreweg de grootste groei zit in het segment van vergaderingen en congressen. Voor Thijs zijn evenementen zoals MPI-EMEC het bewijs dat er geen efficiëntere manier is om de drie pijlers van MPI uit te dragen. Die pijlers zijn kennisverwerving in verband met professionalisering, zakelijk netwerken en een stem zijn voor de industrie. "Dat kan echt het beste face to face en nu de industrie post-corona eindelijk wat meer zichtbaarheid heeft gekregen, moeten we niet terug naar waar we vandaan komen."
Hilton Metropole Hotel
De dag voordat het congres van start gaat, is het team van MPI UK-Ireland druk bezig met de aankleding van de grote balzaal van het Hilton Metropole Hotel. Dit historische hotel is het hoofdkwartier van het congres. MPI EMEC valt min of meer samen met de laatste werkzaamheden van een grote opknapbeurt die het hotel weer helemaal in zijn oude glorie zal herstellen. Het hotel opende zijn deuren in 1890, toen Brighton een exclusieve - en je zou kunnen zeggen -excentrieke badplaats was. De stad kwam en vogue tijdens de Engelse Regentenperiode aan het begin van de 19e eeuw, toen de prins-regent George van Wales er een exotisch paviljoen liet bouwen voor zijn vader, de zieke koning George III. Het is nu een van de unieke venues voor events en MPI EMEC werd afgesloten met een gala-avond in het paviljoen.
De hotelkamers aan de voorzijde van Hilton Metropole kijken uit op het strand waar op tien meter van de kust een gietijzeren raamwerk in de golven dobbert. Het is alles dat is overgebleven van de eerste wandel-pier ter wereld. De huidige Brighton pier is een paar honderd meter verderop herbouwd en geopend in 1899, twee jaar eerder dan onze eigen pier in Scheveningen.