De terugkeer naar live events



De afgelopen maanden hebben we en masse thuisgewerkt en via het computerscherm deelgenomen aan evenementen. Wil je nu weer deelnemers naar je live event trekken, dan moet je goed nadenken over hoe je dit aanpakt. 

Flexibiliteit
Eventplanners willen het liefst zo snel mogelijk weer live en de hoeveelheid live events die voor de komende maanden gepland staan, bevestigen dit gegeven. Het organiseren van een live event behoeft echter een nieuwe aanpak. Live is een prima uitgangspunt, maar je doet er wel verstandig aan om rekening te houden met meerdere scenario’s. De komende maanden zullen er nog altijd onzekerheden blijven zoals de mogelijkheid voor (internationale) deelnemers om te reizen. Het inbouwen van flexibiliteit in je planning biedt hierbij uitkomst. Zet duidelijke mijlpalen met belangrijke beslissingsmomenten in je planning zodat je stakeholders zoals leveranciers tijdig kunt informeren wanneer je bijvoorbeeld overstapt naar hybride. Ook flexibele annuleringsvoorwaarden zijn een must. 

Waarom deelnemen?
Een event organiseren is top, deelnemers hebben die naar je event afreizen is nog beter. Daarvoor is bij deelnemers onder andere herstel van vertrouwen nodig. Het is belangrijk om als eventorganisator te benadrukken dat je event veilig wordt georganiseerd en dat je indien nodig rekening houdt met deelnemers van organisaties die graag social distancing willen handhaven. Redenen om niet live deel te nemen kunnen overigens ook aan de andere zijde van het motivatiespectrum zitten. We hebben gemerkt hoe fijn het is als je een dagje niet in de auto hoeft te stappen. Dat scheelt tijd en reiskosten. Om je live deelnemers naar je event te trekken, zul je het programma nog aantrekkelijker moeten maken. De mogelijkheid om te netwerken maakt daar onderdeel van uit. Ook ligt de drempel om deelname aan een event af te zeggen nu lager.

Programma
Dat een sessie met een spreker die 45 minuten op het podium staat niet geschikt is voor online, weten we inmiddels wel. Live willen we dat eigenlijk ook niet meer. Door voor een festivalopzet te kiezen, kun je live deelnemers zelf laten kiezen of ze een sessie willen bijwonen, iets willen eten of even willen bijpraten. Missen ze daardoor een sessie, dan is het ideaal als zij net als de online deelnemers toegang hebben tot on demand content. Het kan ook geen kwaad om je expo eens kritisch onder de loep te nemen. Deze wordt vaak ontworpen vanuit het oogpunt van de eventorganisator die de focus legt op het maximaliseren van return on space. Terwijl het voor je deelnemers juist draait om beleving. Apple zorgde een aantal jaar geleden voor een verandering in de retailbranche door in haar winkels de nadruk te leggen op beleving. Kijk ook vooral bij je expo hoe je deze zo kunt ontwerpen dat er meer interactie is met de producten en diensten van de exposanten.  

Photo by Luis Quintero from Pexels
 
NB: Het auteursrecht op de content op deze website en in de (online) magazines wordt door de uitgeverij voorbehouden.


Auteur: Sofie Fest

Tags: Hybride events Live events eventorganisatie
Algemene voorwaarden | privacy statement