Hier hangt je keuze voor hybride van af



Een hybride event is meer dan het neerzetten van een camera of het delen van een presentatie via Teams. Zeker nu we er allemaal meer ervaring in hebben opgedaan, liggen de eisen van de online deelnemers een stuk hoger. De techniek moet bijvoorbeeld helemaal in orde zijn, maar de aandacht voor dit aspect mag niet ten koste gaan van het contact met de deelnemers en de inhoud. Wanneer is de keuze voor een hybride event verstandig?


Maak je keuze
De keuze voor een hybride event hangt van drie factoren af:

-Middelen
Denk aan de beschikbaarheid van een team, tools, tijd en budget. Ook ervaring is handig!
-Schaalbaarheid
De kosten voor een goed online event zijn hoog omdat je moet investeren in techniek. Wanneer je meer live deelnemers kunt strikken die een fee, ben je beter in staat om de kosten te dekken. 
-Meerwaarde
Je moet beide doelgroepen iets bijzonders bieden. Zorg er dus voor dat je plenaire gedeelte voor de online deelnemers goed te volgen is. Een netwerkevent biedt voor online deelnemers geen meerwaarde, maar is des te waardevoller voor de deelnemers in de zaal. 

Online component
Voor het online gedeelte is het belangrijk dat je een tv-waardige productie neerzet. Content is hierbij leidend en die bepaal je aan het hand van je doelgroep en het doel van het event. Vervolgens kies je het juiste format, bijvoorbeeld een talkshow. 

De volgende stappen zijn het programma, de sprekers en het script. Het is belangrijk dat je programma kort en bondig is en dat er een duidelijke verhaallijn in zit. Voor online zul je bovendien elke seconde moeten scripten. Doe je dit niet, dan kan de aandacht van de kijker verslappen wanneer er even een stilte valt. Ook is het belangrijk dat de subsessies worden geregisseerd, anders heb je kans dat deelnemers afdwalen. Heb je een complex programma met veel componenten? Ga dan niet proppen, maar laat dingen weg.

Wat betreft de interactie met de online deelnemers: dit breng je op gang met behulp van de chatfunctie, polls met kijkersvragen, deelnemers via een videoverbinding in beeld brengen en het inzetten van kleine break-outs.

Techniek
De keuze van je platform hangt wederom af van je doelgroep en wat je wilt bereiken. Het aanbod van platforms is groot. Je kunt de keuze voor je platform het beste vergelijken met de keuze van een locatie voor een live event. Wat heb je nodig, wat juist niet? Kies je een uitgebreid platform met veel functies waar je geen gebruik van gaat maken, dan betaal je al snel te veel. Je doelgroep heeft die functies ook lang niet altijd nodig om je event goed te kunnen volgen. Technologie zoals virtual reality beelden kunnen juist afleiden van de inhoud. 

Natuurlijk moet alles wat in beeld komt er ook goed uitzien. Investeren in een goede crew voor licht, geluid en camera’s is belangrijk. De eisen die kijkers stellen, zijn hoog. Een extra investering in belichting van 1.000 euro is echt de moeite waard!

Live component
De meerwaarde van het live component van een hybride event ligt bij de hospitality en de interactie met de andere deelnemers. Ook weten we dankzij de ervaring online events als nooit tevoren dat de inhoud, de sprekers en een goede dagvoorzitter belangrijk zijn. Deze aspecten moeten dus goed worden voorbereid.

De productie van het live component van een hybride event kan echter wat uitdagingen met zich meebrengen, zoals de beperkte capaciteit en de nog steeds verplichte anderhalve meter afstand. Daar moet je rekening mee houden tijdens de registratie, de ontvangst (gezondheidscheck), het inchecken (contactloos, bijvoorbeeld met een qr-code) en de routing.

Format voor hybride
Een hybride event is meer dan een optelsom van een live en een online component. Beide moeten namelijk op elkaar aansluiten. Dat kost extra tijd, planning en afstemming. Bij het maken van de keuze van een goed format is het belangrijk om te bepalen waar de focus ligt: bij de mensen in de zaal of bij de online deelnemers? Zijn de online deelnemers het belangrijkst, dan is een format in de stijl van een tv-programma geschikt. Ligt de focus op het fysieke event, dan kun je de online deelnemers betrekken door bijvoorbeeld backstage-interviews te tonen en een samenvatting te bieden van hetgeen dat op het podium wordt besproken. Ook de dagvoorzitter moet prioriteiten stellen. Ligt de focus op fysiek, dan kun je overwegen een extra host in te zetten die de online deelnemers welkom heet.

Uitnodigen 
Bij een hybride event komen extra aspecten om te hoek kijken op het gebied van het uitnodigingstraject, de registratie en de check-in. Wie nodig je live uit en wie er mag online deelnemen? Gaat het om een marketingevent, dan wil je je stakeholders wellicht live in de zaal hebben. Bij een personeelsevent is het een stuk lastiger om dit te bepalen. Een bedrijf dat al jarenlang hybride events organiseert en hier een duidelijk beleid in heeft, is Apple. Voor hun hybride productlanceringen mag de pers in de zaal plaatsnemen, om daarna daarnaast backstage te voelen en ruiken aan de nieuwe producten (uiteraard in de hoop dat zij over deze producten gaan schrijven). Het potentiële kopers, oftewel de consumenten, kijken via diverse kanalen zoals YouTube online mee zonder dat zij zich hiervoor aan hoeven te melden. 

Registeren
Een live deelnemer wil wellicht graag diens dieetwensen voor de catering doorgeven, terwijl dit voor een online deelnemer niet relevant is. Voor online deelnemers is het belangrijk dat zij weten wanneer zij de link voor deelname krijgen toegestuurd en dat er een informatienummer beschikbaar is voor het geval het inloggen niet lukt. Het is dus belangrijk om ook bij je registratieproces onderscheid te maken tussen live en online.

Wie betaalt wat?
Wie betaalt wat voor een evenement. Bij een live event komen er kosten van de locatie en de catering om de hoek kijken. Vanuit die gedachte wordt er sneller een (hoger) prijskaartje aan gehangen. Maar organiseer je een marketingevent, dan zijn je live deelnemers wellicht je belangrijkste relaties. Laat je hen betalen voor deelname? En wat doe je als een deelnemer een paar dagen voor het event switch van live naar online deelname? Wat je kiest is afhankelijk van je event, maar bepaal van tevoren duidelijk wie wat gaat betalen.

Conclusie
Ga je een hybride event organiseren? Bedenk je dan dat hybride events meer zijn dan een online en een offline component. Beide moeten elkaar aanvullen en op elkaar aansluiten. Ook is een goed team en voldoende budget essentieel. Wanneer je de organisatie niet goed aanpakt, loop je het risico dat dit afbreuk doet aan de imago van je organisatie. Zet je een mooi event neer, dan is de potentie wat betreft bereik en impact enorm!


Afbeelding van Free-Photos via Pixabay 

Dit artikel is geschreven aan de hand van het Momice Webinar hybride events.



 

Auteur: Sofie Fest

Tags: Hybride events Online events Live events Budget techniek eventorganisatie
Algemene voorwaarden | privacy statement