Terugblik winnaars Nationale Meeting Award DeFabrique: "Ingewikkelde tijd heeft mooie dingen voortgebracht"

In april 2020 maakten Meeting Magazine, MeetingReview, CLC-VECTA en Vergaderhamers tijdens een online uitreiking de winnaars van de Nationale Meeting Award bekend. De euforie van de winst was toen merkbaar, net als de impact van de coronacrisis. Inmiddels zijn we een roerig jaar verder en blikken we samen met de vijf winnaars terug. Hoe gaat het met Lidia Bernaert van DeFabrique.

Bij DeFabrique staat van huis uit de relatie met opdrachtgevers voorop. Dat betekende vorig jaar dat ook Lidia Bernaert en haar collega's samen met hun opdrachtgevers evenementen moesten annuleren en verplaatsen. De online events maakten in sneltreinvaart hun opmars. "In juli 2020 organiseerden we met Momice, het Sprekershuys en Bijman Audiovisueel het event 'Wat Nu' om samen met opdrachtgevers te kijken waar de uitdagingen lagen en hoe zij online en hybride events beleefden."

Interactie, relevantie en toegevoegde waarde
Daar kwamen volgens Lidia zeer interessante lessen uit. "Wanneer je online en fysiek integreert, neemt in de praktijk onbewust een van de twee de overhand en daar moet je voor waken. Daarnaast moet je de betrokkenheid van de deelnemers online heel anders faciliteren dan fysiek. Hoe krijg je die interactie voor elkaar? Budgettair is de kostenverdeling ook veranderd en zie je dat de technische kosten vaak worden onderschat. Dit heeft weer te maken met de beperkte kennis die veel organisatoren nog hebben over dit onderdeel. Het is voor velen echt een kwestie van events opnieuw uitvinden. Het mooie van online events is wel dat je bepaalde aspecten beter kunt meten. Juist dan kun je zien waar je het voor doet en dat zien opdrachtgevers ook in. Dit zorgt ervoor dat er nog beter gekeken wordt naar de relevantie en de toegevoegde waarde van events. Daar word ik heel blij van. We hebben in 2020 al een aantal mooie events neer kunnen zetten, zoals een hybride variant van de NIMA Marketing Day in september en de online versie van Chaos in de orde."

Aanbod herzien
Volgens Lidia is het nog steeds mogelijk om mooie events te organiseren, maar de kostenopbouw is anders. "Daar moet je samen met de opdrachtgevers een weg in zien te vinden. Om die reden hebben we heel goed gekeken naar ons aanbod in het belang van onze opdrachtgevers en vanuit dat oogpunt niet meer afhankelijk te hoeven zijn van eventuele aangescherpte maatregelen. Zo hebben we ons prijsbeleid aangepast. Waar we voorheen onze zalen standaard inclusief meubilair, aankleding en fysieke services verhuurden, kijken we nu per event of dit nodig is. Ook hebben we intern naar onze organisatiestructuur gekeken om nog servicegerichter naar onze opdrachtgevers te zijn. Uiteraard stellen we zelf hoge eisen aan de online en hybride events die hier worden georganiseerd. Daarom zijn we samenwerkingen aangegaan met partners die gespecialiseerd zijn in zaken zoals een relevant platform, techniek, maar vooral ook goede content en inhoud kunnen verzorgen. Per event kijken we welke partners we nodig hebben om tot een optimaal resultaat te komen."

Doorontwikkelen
Ondanks het nieuwe aanbod organiseerde DeFabrique vorig jaar een stuk minder evenementen: "Het stond zeker ter discussie om open te blijven, maar het zit niet in onze aard om dicht te gaan. Wij willen onze opdrachtgevers ontzorgen bij de organisatie van hun evenement zodat zij hun (merk)verhaal of boodschap tot leven kunnen brengen bij de doelgroep. Onze branche is de mooiste waarbinnen je kunt werken. De strategische koers is en blijft vooruit denken en innoveren; nu en in de toekomst. De studio's die we hebben en publieksevenementen die op stapel staan, zijn hier mooie voorbeelden van."

Wensenlijstje
Uiteindelijk heeft de lastige periode die nu al een jaar duurt ook mooie dingen voortgebracht. Lidia: "We kregen al een tijdje de vraag of er tv-opnames konden worden gemaakt, maar dat paste steeds niet in onze agenda vanwege de live events. Vorig jaar kon dat dus wel en werd hier onder andere de bekendmaking van The Battles van The Voice Of Holland opgenomen." Voor de consumentenmarkt ontstonden er eveneens nieuwe kansen. "We hadden al een tijdje een wensenlijstje met concepten die we wilden organiseren samen met onze collega's van de Kartfabrique. Een initiatief dat hieruit is ontstaan, is de Winterfabrique; een ijsbaan die afgelopen december werd gerealiseerd in samenwerking met Ice-World. Dit concept gaan we doorontwikkelen tot een publieksevenement. Zo zie je maar weer wat omdenken en de juiste partners om je heen verzamelen kan doen. Er ontstaan mooie samenwerkingen en concepten waar we eerst alleen maar van droomden!"

Auteur: Sofie Fest

Tags: NationaleMeetingAward evenementenlocatie DeFabrique utrecht