Eventmanagers in coronatijd - Annelies de Hartog, KNGF: "Dat enorme reguleren doet veel met de beleving"

Ondanks de coronacrisis worden er gelukkig nog steeds her en der bijeenkomsten georganiseerd. In de serie 'Dit organiseer ik' vertellen meeting-, congres- en eventplanners waar zij zich op dit moment mee bezighouden.

Annelies de Hartog, Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie
Annelies is coördinator events en congressen bij het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie. Samen met haar collega's organiseert zij jaarlijks diverse evenementen zoals de Wetenschapsdag, de FysioXperience, alv's en het jaarcongres de Dag van de Fysiotherapeut.

Hoe ziet jouw werkweek er uit?
"Het beleid vanuit de vereniging schreef sinds maart al voor dat we zoveel mogelijk thuis moeten werken. Even mochten we op kantoor met twintig personen tegelijk aanwezig zijn, maar de huidige regels maken dat dat weer is teruggedraaid; maximaal vijf  en alleen als het echt niet anders kan. Ik ben zelf inmiddels drie keer naar kantoor geweest. Vergaderen doe ik vooral via Microsoft Teams."

Welke impact had het virus op je eventagenda?
"Helaas hebben we stap voor stap al onze live events uit de agenda moeten halen. Dat begon met de Wetenschapsdag die gepland stond eind maart. Hetzelfde lot was de Fysio Experience in juni en ons jaarcongres de Dag van de Fysiotherapeut beschoren. We hebben overwogen om andere bijeenkomsten in oktober en november te organiseren. Nadat ik mijn collega's al eerder adviseerde om in ieder geval uit de  risicogebieden weg te blijven, is begin oktober besloten om het te cancellen of om te zetten naar online. Ook het afscheid van de directeur begin oktober hebben we niet live kunnen organiseren. In plaats daarvan hebben we iedereen verzocht een ingesproken afscheidsboodchap in te sturen. Deze kon hij onder het genot van de thuisgestuurde borrelplank zelf bekijken."

Wat organiseer je op dit moment?
"We organiseren alleen online events, waaronder dvdf online. Dit is het online alternatief voor de Dag van de Fysiotherapeut (het jaarconges) waar vorig jaar 1.800 deelnemers op afkwamen. De komende tijd geven we op vaste tijden in de maand online sessies van maximaal een half uur vrij die de leden on demand kunnen bekijken. Dat vergt de nodige organisatie, want we moeten uit de 45 sessies die tijdens het live congres zouden worden gehouden 10 onderwerpen selecteren die geschikt zijn voor online én kijken of de actuele omstandigheden voldoende aan bod komen. Ook moeten we de sprekers preppen en zorgen voor een mooie presentatie en een goede achtergrond. Gelukkig hebben we zelf een ruim kantoor met voldoende zalen met goed licht en geluid. Onze vaste partner die ons helpt met de advertentieverkoop in het vakblad en de verkoop van de stands tijdens het jaarcongres, verzorgt voor ons de audiovisuele middelen. Natuurlijk hopen we wel dat we ons jaarcongres in november 2021 weer gewoon live kunnen doen."

Waar loop je op dit moment tegenaan bij het organiseren van online events?
"Bij evenementen zijn het netwerken en het bieden van een beleving heel belangrijk. Voor online events heb je hier weliswaar tools voor, maar ik vind dat toch een beetje ongemakkelijk. Netwerken is ook het toevallig met iemand in gesprek raken omdat je bijvoorbeeld samen in de rij staat. Neem je deel aan een online netwerkcarroussel, dan zit je ineens tegenover iemand die je niet kent. Voor onze eigen kerstborrel heb ik inmiddels een leuke invulling gevonden."

Ga je in 2021 live anders organiseren? 
"Het samenbrengen van leden brengt op dit moment risico's met zich mee. Bovendien wil je de juiste keuzes maken en heb je nu de tijd om je vaste concepten eens kritisch onder de loep te nemen. Wat betreft het jaarcongres zouden we in plaats van een dag, twee of drie dagen kunnen uittrekken. Maar wat vinden de sponsoren hiervan en kan de locatie hierin mee? Ook verdiepen we ons ook in de mogelijkheden van hybride events. Maar zolang de 1,5 meter afstand gehandhaafd moet worden, vind ik het organiseren van een live event een uitdaging. Niet zozeer om wat er allemaal wel kan. We kunnen veel goed inregelen, alle partners en leveranciers denken en werken mee.  Alleen dat enorme reguleren doet veel met de beleving. Niets nieuws, maar dat blijft wel lastig. Een borrel waar iedereen moet blijven zitten; dat doet natuurlijk wel iets met de levendigheid."


Wil jij als organisator je verhaal delen met de redactie? Stuur een mail naar hoofdredacteur Sofie Fest via sofie@vanmunstermedia.nl.

 

Auteur: Sofie Fest

Tags: #ditorganiseerik organiseren Online events KNVF Corona-crisis