Eventmanagers in coronatijd - Miranda Houdijk: "Online blijft tot de zomer van 2021 ons uitgangspunt"



Ondanks de coronacrisis worden er gelukkig nog steeds her en der bijeenkomsten georganiseerd. In de serie 'Dit organiseer ik' vertellen meeting-, congres- en eventplanners waar zij zich op dit moment mee bezighouden.

Miranda Houdijk, Koninklijke Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Tandheelkunde (KNMT)
Miranda is eventplanner bij het congresbureau van het KNMT. Dit is de beroepsorganisatie van tandartsen, orthodontisten en kaakchirurgen in Nederland. Miranda maakt deel uit van een eventteam van drie personen dat per jaar tussen de 250 en 300 bijeenkomsten organiseert. Dit zijn vergaderingen, trainingen voor de KNMT Academy, een jaarlijks congres waar honderden studenten aan deelnemen en speciale themadagen voor bijvoorbeeld zzp'ers en professionals in dienstverband.

Hoe ziet jouw werkweek er uit?
"Sinds maart werken mijn collega's en ik thuis. Toen ik de coördinatie van een nieuw project op me nam, ben ik gedurende een aantal maanden ook twee keer per week op kantoor geweest. Nu de tweede lockdown van kracht is, werk ik weer fulltime thuis. Door het thuiswerken mis ik het gevoel van samenwerken, het gevoel dat je samen ergens aan werkt."

Wat organiseer je op dit moment?
"Zo'n 35 nascholingsbijeenkomsten van de KNMT Academy gaan als online event door. Deze worden vanuit ons kantoor of vanuit de locatie van de sprekers gestreamd. Ook hebben we met hulp van een extern bureau twee keer een webinar georganiseerd met een host en sprekers. De eerste keer deden we dit vanuit ons eigen kantoor, de tweede keer vanuit een studio. Die laatste variant beviel mij het beste, aangezien alles wat je nodig hebt daar al aanwezig is. Dat scheelt stress en regelwerk. Voor de volgende webinar in november gaan we opnieuw naar de externe studio. We hebben ook zeker naar de mogelijkheden van hybride events gekeken. Maar omdat de maatregelen steeds worden aangepast, vonden we de zekerheid van een online event dat altijd door kan gaan toch prettiger."

Vindt alles nu online plaats?
"Nee. Een workshop over bijvoorbeeld ergonomie kun je niet omzetten naar een online variant. Voor deze bijeenkomsten hebben we de deelnemersaantallen verlaagd en een grotere zaal geboekt, of als dat niet kon een nieuwe locatie met een grotere zaal gezocht. Ook de Algemene Vergadering gaat in een aangepaste vorm fysiek door en daarvoor heb ik een externe locatie moeten zoeken die zowel in oktober als december beschikbaar is. Deze vergadering heeft namelijk een specifieke opstelling voor de ledenraad en het bestuur. Vanwege de verplichte 1,5 meter afstand en de verwachting dat veel leden hierbij aanwezig willen zijn (er staat een fusie met een andere organisatie gepland), kunnen we dit niet intern laten plaatsvinden. 

Wat betreft de eindejaarsbijeenkomst voor de eigen medewerkers ben ik samen met een collega de (on)mogelijkheden aan het bekijken. Dit zou een online kerstborrel kunnen zijn, maar bijvoorbeeld ook een bijeenkomst met een foodtruck waar de collega’s in tijdslots in kleine groepjes samen een drankje drinken en hun kerstpakket meenemen."

Blijf je ook in 2021 online eventsorganiseren?
"Online blijft tot de zomer van 2021 ons uitgangspunt. Daarna gaan we kijken of we onze leden weer live samen kunnen laten komen. Ik denk dat we ook na de coronacrisis online events blijven organiseren. De reistijd die je hiermee bespaart ten opzichte van een fysiek event, is door veel leden als zeer positief ervaren."


Wil jij als organisator je verhaal delen met de redactie? Stuur een mail naar hoofdredacteur Sofie Fest via sofie@vanmunstermedia.nl.
 

Auteur: Sofie Fest

Tags: #ditorganiseerik organiseren Online events Corona-crisis KNMT
Algemene voorwaarden | privacy statement