Interview Annemiek Gras (De Organisator) over online events: Pionieren in coronatijd



Veel zelfstandig eventprofessionals kwamen in maart zonder werk te zitten. Dat geldt ook voor Annemiek Gras van De Organisator. Gelukkig bieden online events en losse projecten uitkomst.


Annemiek Gras organiseert congressen en evenementen voor bedrijven, overheidsinstellingen en instanties in de zorg- en welzijnsector. In maart werden alle geplande events gecancelled en was haar agenda ineens leeg. "De eerste weken had ik het heel druk met puin ruimen; partijen informeren, onderhandelen, boze deelnemers te woord staan en met opdrachtgevers om tafel zitten. Nieuwe opdrachten kwamen er niet meer bij. Samen met mijn buurvrouw, die deskundige infectiepreventie is, heb ik een nieuwe dienst opgezet om scholen en bedrijven te helpen voorbereiden op de 1,5 meter economie. Helaas kwam dit niet van de grond. In de tussentijd ben ik ook gaan solliciteren naar banen.”
 
Buffer
Toen er een mooie baan voorbij kwam, twijfelde Annemiek heel erg. "Want dat zou betekenen dat ik mijn bedrijf op zou moeten geven. Tijdens LIVE AGAIN! werd ik geïnspireerd door filosoof Bas Haring. Hij vertelde dat we door de crisis hypereffectief zijn geworden, terwijl je eigenlijk juist rustig aan moet doen en moet vertrouwen op je gevoel. In dezelfde periode belde een oude opdrachtgever die met mij wilde sparren om de mogelijkheden van een online congres te verkennen. Ondertussen had ik al met mijn partner naar onze huishoudelijke financiën gekeken en besefte ik dat ik niet voor niets een buffer had opgebouwd. Om die reden heb ik de baan uiteindelijk niet aangenomen."

Ad hoc organiseren
Via Annemieks netwerk kwamen er voor het najaar twee online events in de agenda te staan. "Voor de Week van de Medezeggenschap (5 t/m 9 oktober) zat ik in juni voor het eerst om tafel met opdrachtgever LOC Waardevolle zorg. Pas in september kon ik vol aan de bak en had ik slechts vijf weken om het evenement te organiseren. Dat ging heel ad hoc en ik had er nog geen ervaring mee. Ik koos voor het online platform Hopin, dat we gebruikten om 65 sessies van 35 verschillende sessieleiders te streamen. Iedereen deed mee vanuit huis of kantoor. Samen met iemand van Evisit begeleidde ik het event vanuit het hoofdkantoor. Elke dag kregen de deelnemers opnieuw een link om in te loggen en koppelden we de deelnemers handmatig aan de sessies waarvoor ze zich hadden ingeschreven. Daar zijn we na drie dagen mee gestopt. Het was te veel werk dus lieten we de deelnemers ter plekke zelf kiezen."

Luchtige onderwerpen
Het tweede online event was het congres Volwaardig Leven, dat plaatsvond op 24 en 25 november. "Opdrachtgever Vilans organiseerde dit event in opdracht van het ministerie van VWS. We hadden in eerste instantie Hugo de Jonge als een van de keynote sprekers voor ogen. Dus kozen we voor een studio in Den Haag om de reistijd te beperken. De overige sprekers waren onder andere Jan Reinder (illusionist), Annemarie Steen met een interactieve play-break en filosoof Bas Haring. Deze luchtige onderwerpen gaven wat afwisseling op de inhoudelijke sessies."

Intensief
De voorbereiding voor het congres Volwaardig Leven was vrij intensief, maar de moeite waard. "Ik had vooraf veel contact met alle 125 sprekers, organiseerde demodagen over het gebruik van Hopin en indien nodig een-op-een sessies. Daardoor wisten de sprekers precies hoe alles werkte. Ook heb ik heel veel aandacht besteed aan de customer journey van de deelnemers. Ik wilde de inrichting zo gebruiksvriendelijk mogelijk maken zodat ze precies wisten op welke buttons ze moesten klikken. Dat was bij de doelgroep ook wenselijk, die bestond deels uit ervaringsdeskundigen. Uiteindelijk kwam 90% van de aangemelde deelnemers opdagen, terwijl je tijdens een gratis fysiek event vaak een no show van 20-25% hebt."



Relativeren

Voorafgaand aan de Week van de Medezeggenschap en het congres Volwaardig Leven gaf Annemiek aan de opdrachtgevers de tip om zich niet gek te laten maken door de berichten in de chat. "Bij een fysiek event krijgen vaak alleen de hostesses en ik bepaalde opmerkingen mee waar we actie op kunnen ondernemen. Maar tijdens een online event krijgt iedereen alles mee via de chat. Het is belangrijk om te relativeren. Uiteindelijk gaat slechts om een aantal problemen die je prima op kunt lossen." 

Problemen oplossen
Voor zowel Annemiek als de opdrachtgevers waren online events een nieuw fenomeen. "Ik heb van tevoren bewust niet de garantie afgegeven dat de techniek zou werken. Er kan immers altijd iets mis gaan. Tijdens het congres Volwaardig Leven lukte het niet om een filmpje in te starten. Dagvoorzitter Gijs Wanders heeft hier als oud-nieuwslezer ervaring mee en benoemde het probleem. Hierdoor wisten de deelnemers thuis wat er aan de hand was en dat het niet aan hun computer lag. Dat scheelde veel onrust. Vervolgens kwam eerst de kenynote spreker aan bod zodat we 30 minuten hadden om naar het filmpje te kijken. Ook viel een van de sprekers midden in de sessie uit. Ik heb toen zelf ingebroken, de situatie toegelicht en de deelnemers een andere sessie laten kiezen. Daar was alle begrip voor."

Pionieren
Op dit moment is de agenda van Annemiek weer leeg. Maar zorgen maakt ze zich niet. "Ik ben met een aantal opdrachtgevers in gesprek over de mogelijkheden voor online- en hybride events. Daar is nog niets concreets uitgekomen, maar ik vertrouw erop dat ik in het voorjaar weer aan de slag kan. Nu houd ik me bezig met losse opdrachten als projectmanager of -ondersteuner. Die komen via mijn netwerk op mijn pad. In de tussentijd breng ik quality time met mijn familie door. Maar nu is wel de tijd om te pionieren en open te staan voor nieuwe dingen. Je moet als organisator inmiddels wel in staat zijn om een online of hybride event te organiseren." 


Wil jij als organisator je verhaal delen met de redactie? Stuur een mail naar hoofdredacteur Sofie Fest via sofie@vanmunstermedia.nl.

Auteur: Sofie Fest

Tags: Online events Online congres Corona-crisis coronaproof Annemiek Gras De Organisator #ditorganiseerik
Algemene voorwaarden | privacy statement