Live-communicatie in de 1,5-metersamenleving, hoe dan?



De 1,5-metersamenleving die zich langzaam maar zeker begint af te tekenen, zet iedereen op scherp. Hoe de exit uit de Corona-crisis ook gaat verlopen: aan social distancing zitten we naar verwachting nog wel even vast. Welke gevolgen heeft dat voor de eventbranche? In welke vorm is er straks weer live-communicatie mogelijk? De sleutel daarvoor zou weleens kunnen liggen in de bezoekersregistratie.

Fysieke ontmoetingen
De mens is een sociaal wezen, heeft behoefte aan contact en interactie en elke vorm van communicatie is gebaat bij non-verbale signalen waarvoor via een videoverbinding maar mondjesmaat ruimte is. Aldus de deskundigen, die verwachten dat de samenleving op zoek zal gaan naar mogelijkheden om fysieke ontmoetingen, zowel zakelijk als privé, mogelijk te maken. Ook binnen de eventbranche is die zoektocht al in volle gang.

Uitdagingen en oplossingen
Ervan uitgaande dat beurzen en congressen straks weer georganiseerd mogen worden, is het goed om nu al na te denken over een mogelijke vorm. Registratiespecialist Invitado Visitor Management uit Rotterdam deed dit al toen de eerste events vanwege de pandemie gecanceld werden. 'Er liggen uiteraard nogal wat uitdagingen op het bordje van de organisator,' beaamt Michiel Droog van Invitado, 'maar in ons streven het die organisatoren zo eenvoudig mogelijk te maken, hebben wij de afgelopen weken hard gewerkt aan oplossingen die wij ze als registratiepartner kunnen aandragen.'

Matchmaking
Met het wegvallen van tientallen klantprojecten ontstond er meer ruimte in de agenda van de programmeurs voor ontwikkeling. Veel sneller dan aanvankelijk gepland leverden zij Conector op, een op AI gebaseerde matchmaking-tool waaraan de marktleider in bezoekersregistratie al langer werkte. Met Conector kunnen bezoekers al vooraf eenvoudig contact zoeken met andere bezoekers en exposanten waarvan het profiel aansluit bij hun individuele voorkeuren.

'Dit resulteert in concrete afspraken tijdens het event, op een tijdstip en een veilige plek die door de organisator wordt gefaciliteerd,' legt Droog uit. 'Door gebruik te maken van Conector matchmaking stel je je bezoekers in staat hun bezoek efficiënter plannen en komen je exposanten sneller en eenvoudiger in contact met de bezoekers die er voor hen het meest toe doen. Een win-winsituatie dus, en zeker niet alleen zolang er van een 1,5-metersamenleving sprake is: met Conector verhogen organsisatoren de effectiviteit en daarmee de waarde van hun beurs, congres of event.'

Online registratie
Conector is een op zichzelf staande online omgeving, maar achter de schermen wordt volop gebruik gemaakt van de registratiedatabase. 'De bezoekers geven hun voorkeuren al aan zodra zij zich voor een beurs, congres of event aanmelden. Slimme algoritmen bepalen vervolgens de matches met alle mogelijke aspecten van het event: sessies, content, exposanten en dus ook andere bezoekers.' De online bezoekersregistratie biedt in de 1,5-metersamenleving nog veel meer mogelijkheden: het selecteren van een check-in tijd bijvoorbeeld, om de online registratie te spreiden, of van een tijdblok waarbinnen het event kan worden bezocht. Beide mogelijkheden kunnen eenvoudig worden voorzien van een maximale capaciteit.

Contactloze registratie op locatie
Ook de registratie op locatie zal anders worden ingericht, verwacht Droog. 'Logistiek denken wij daarover altijd al mee, en dat blijven we zeker nu ook volop doen.' Droog voorziet meer eenrichtingsverkeer en een verdere opmars van contactloos inchecken en zelfscan-balies. 'Bezoekers kunnen bij ons hun eigen e-ticket scannen en hun gepersonaliseerde badge uit de printer pakken. In plaats van de QR-codes op badges, kunnen we ook met NFC/RFID-badges of polsbandjes werken. Ook dat maakt het op gepaste afstand en contactloos registreren van bezoekers, bijvoorbeeld door exposanten die leads willen verzamelen, nog eenvoudiger.'
 

Tags: Corona-crisis 1,5 meter Eventsoftware Registratie
Algemene voorwaarden | privacy statement