Interview powervrouw Jeannette van Namen: Verdiep je in je opdrachtgever

Jeannette van Namen is een geëngageerde duizendpoot en gevestigde naam in het Nederlandse en Europese PCO-landschap. JvN Congres Management komt voort uit wat in 1984 begon als Congresbureau Van Namen & Westerlaken. In 2024 tekent Jeannette dus haar veertigjarig jubileum als zelfstandig ondernemer in de branche. Een mooie aanleiding om haar op te zoeken in haar geliefde Amersfoort.

Tekst: Monica Rijpma

Het is bijzonder wanneer de ene powervrouw de andere aanprijst. Tijdens haar interview noemde Janet Knipmeijer haar stage bij Congresbureau Van Namen & Westerlaken als één van de vormende elementen op haar pad in de MICE-wereld. Het was een gewilde stageplek en je zou kunnen zeggen dat Gerry Westerlaken en Jeannette van Namen al in de jaren '80 rolmodellen waren voor vrouwelijk leiderschap. In 1984 vielen vrouwelijke ondernemers buiten de norm, ook zij die eigenaar waren van een PCO-bureau. Jeannette vertelt dat er inmiddels gelukkig veel is veranderd. "Ik heb zelf nooit veel aandacht gegeven aan het thema 'man of vrouw op leidinggevende positie'. Ik deed mijn werk, maar je merkte in die begintijd wel vaak dat het voor de klant een verrassing was om te ontdekken dat er een vrouw aan het roer stond. Vooral als er iets moest worden opgelost - bijvoorbeeld tijdens een internationaal congres - en de klant vroeg om met de 'directeur' te spreken. Als ik dan zei 'daar spreekt u mee', was de verbaasde reactie toch wel zichtbaar. Oh, de baas is een vrouw! Dat vooroordeel was niet altijd prettig, maar ik heb het niet als een belemmering ervaren."

Ervaring

Volgens Jeanette is een PCO zo goed als diens laatste congres. "Voor ons was dat bijvoorbeeld het ISOO Congres in 2022. Dit was een samenwerking met collega PCO Martijn Reinhold van ReinHolding Meetings. We waren verantwoordelijk voor de gehele coördinatie; van de abstract handling tot en met de opzet voor het congres en de organisatie van een uitgebreid sociaal programma in Leiden. Er was ook een samenwerking met Status Plus voor de registratie. Er waren voor dit congres 400 deelnemers uit 37 landen. Oorspronkelijk was ervan uitgegaan dat er 150 tot 200 deelnemers zouden zijn, maar aangezien dit het eerste congres was na de pandemie, groeide het congres uit zijn voegen. De directeur van Fletcher Hotel Leiden kwam met oplossingen zoals het huren van een grote zaal naast het hotel. Soms moet je buiten de lijntjes kleuren en alles doen om de klant te ondersteunen bij het behalen van het beoogde doel. De ervaring met hybride elementen komt in zo'n situatie ook goed van pas. De beurs bij dit congres had makkelijk twee keer zo groot kunnen zijn, want er was enorme belangstelling. We hebben uiteindelijk alle zalen van het hotel gebruikt en de capaciteit van de plenaire zaal vergroot door videoschermen op te stellen in de beursruimte en in een andere zaal. Hierdoor was het voor iedereen makkelijk om de sessies te volgen."
 

Met opdrachtgever Martine Jager voor het ISOO Congres vanuit het LUMC

Aandacht

Jeanette blinkt naar eigen zeggen uit in haar samenwerking met de klant, met collega's en leveranciers. Ze neemt de organisatie bij de hand en stelt aandacht voor de opdrachtgever centraal in haar aanpak. "Verdiep je in de doelstelling van je opdrachtgevers. Wat willen ze bereiken met het congres? Congressen zijn een aparte tak binnen de MICE. Intredende eventmanagers zien zichzelf als producent. Er wordt veel gedacht in termen van festivalisatie. Maar bij een congres is er de combinatie van het symposium en een beurs. Er zijn grote belangen, veel protocol en regelgeving. Met name bij medische congressen is kennisoverdracht gekoppeld aan regels. Bij een recent congres was het belangrijk om erop toe te zien dat de beurs alleen toegankelijk was voor medici. We hebben dat opgelost door de badges aan te passen. Dit soort attentie voor elk detail kan doorslaggevend zijn. Jonge 'producers' zijn in zo'n situatie enorm geholpen door een goede samenwerking met iemand die ervaring heeft. Voor mij is dat nog steeds gekoppeld aan nieuwsgierigheid voor alles dat nieuw is."

Vanuit de locatie zouden de intredende accountmanagers de focus op klantvriendschap ook voor ogen mogen houden. "Ik krijg nog te vaak bij een eerste verkennende aanvraag direct een hele banquetingmap toegestuurd, terwijl ik enkel de beschikbaarheid en geschiktheid van de locatie onderzoek. Daar staat dan lijnrecht tegenover dat er, als wij langskomen vanwege een mooie boeking en dus bij wijze van spreken binnen komen met een buidel geld, er soms nog geen kopje koffie van af kan."

Maak het verschil

Is in deze tijd van vluchtige contacten een investering in klantvriendschap nog wel de moeite? "Er is veel concurrentie. Congressen hebben vaak een lange aanlooptijd, maar bij alle evenementen is het belangrijk te beseffen dat de klant een keuze heeft. Juist in deze tijd is er een chronisch tekort aan gefocuste aandacht. Pak eens de telefoon of kijk online hoe je meer over je opdrachtgever te weten kan komen. Nog steeds kom ik bij locaties en begint iemand zijn verhaal af te draaien terwijl je nog bij de deur staat. Stel vragen en toon belangstelling. Is het een nieuw of bestaand congres? Welke elementen zijn doorslaggevend? Is het de hoogte van de conferentiezaal of is het de bereikbaarheid per open-baar vervoer waarop de deal kan staan of vallen."

Jeannette gelooft dan ook heilig in de kracht van persoonlijke betrokkenheid en aandacht. "Probeer steeds een paar stappen vooruit te denken, doe je huiswerk, gebruik Google en de sociale media, zorg voor een strakke uitvoering en geef de klanten het gevoel dat ze bij jou in goede handen zijn. Als je thuis gasten uitnodigt, zorg je toch ook dat de koffie klaar staat en de toilet fris is. Waarom zou je dat in een professionele situatie dan niet doen."

Amersfoort

Sinds twintig jaar is Amersfoort haar thuishaven en de betrokkenheid van Jeanette bij deze stad is groot. Onder de naam 'Locatie Amersfoort' werd er gewerkt aan gezamenlijke citymarketing. "Dit begon al jaren terug, toen het besef ontstond dat de bereikbaarheid van de stad zowel een plus als een min was. Via openbaar vervoer is Amersfoort snel bereikbaar vanuit het hele land en ook vanuit Duitsland. Het gevolg was dat men vaak een vergadering plande op één dag en dan gewoon weer met de trein terug naar huis ging. Met de doelstelling bezoekers iets langer in de stad te houden voor een extra overnachting en stadsbezoek, gingen de concullega's samen aan het werk." Jeannette was een aantal jaren directeur van Congresbureau Amersfoort en consultant en lid van de raad van advies van Amersfoort City Marketing. Met veel trots vertelt ze dat Amersfoort buiten de vier grote steden de belangrijkste congresstad is. Als kers op de taart is de stad dit jaar gekozen als Europese stad van het jaar. "Deze benoeming staat onder toezicht van de Academy of Urbanisme en is een echte erkenning. Er wordt gekeken naar leefbaarheid, infrastructuur, kunst- en cultuuraanbod, diversiteit en nog veel meer aspecten. Nu wordt de investering van jaren samenwerken naar een gemeenschappelijk doel beloond."

Niet rusten op oude lauweren blijkt ook uit de wijze waarop Jeanette de coronaperiode heeft doorstaan. "Tijdens de pandemie heb ik verschillende hybride bijeenkomsten georganiseerd, onder andere bijeenkomsten van De Nederlandse Associatie (DNA) waarbij ik als partner actief betrokken ben. Ik heb in die periode enorm veel geleerd. Ook al is de roep naar live communicatie op dit moment enorm, toch is het hybride element bij congressen een terugkerend element geworden. Tijdens het ISOO congres waren er online sessies met Australië, Nieuw Zeeland en Azi?. Ik heb zelf tijdens de pandemie veel online trainingen gevolgd en was betrokken bij een succesvol online evenement voor MPI. Ik zat zowel in 2019 als 2020 bij de commissie voor het EMEC-programma en heb twee van de learning journeys georganiseerd."

Ook heeft Jeanette altijd veel trainingen gegeven, bijvoorbeeld in samenwerking met Martien Plasmeijer van Buro Kwadraat. "Martien heeft een methode ontwikkeld om binnen een orga-nisatie in beeld te brengen welk stukje verantwoording elke medewerker heeft voor het eindresultaat. Met Martin de Ruiter van Buro Kwadraat hebben we onder andere voor opdrachtgevers zoals Van der Valk een serie trainingen gegeven over klantvriendschap."

Vooroordelen

We bespreken het thema van agisme en ervaring. Jeanette stoort zich niet aan vooroordelen over leeftijd en heeft voldoende besef van haar eigen waarde op basis van haar rijke ervaring. "Voor 2024-2025 staat het vijftigjarig bestaan van Academia Ophthalmologica Internationalis (AOI) voor de deur in Leiden. Dat betreft een congres en verschillende evenementen. Misschien dat ik na dit congres wel een stapje terug zal doen, maar ik geniet nog evenveel van de samenwerkingen met bijvoorbeeld Monique André de la Porte van Utrecht Convention Bureau. Ik schat in dat Congreslocatie Amersfoort en Utrecht nog nauwer zullen gaan samenwerken en dat zie ik met veel belangstelling tegemoet."