Leiden Convention Bureau richt blik op de toekomst

Brasserie de Poort

Ook de partners van Leiden Convention Bureau hebben te maken met de hevige impact van het coronavirus. Gelukkig zitten zij niet bij de pakken neer en zetten ze hun creativiteit en ondernemerschap in voor mogelijkheden die er nog wel zijn. "Je merkt dat iedereen klaar wil zijn voor het moment dat de regels weer versoepeld worden. Dat geeft enorm veel vertrouwen, ook richting toekomstige gasten", aldus Yvonne Kret, manager Leiden Convention Bureau.

De afgelopen maanden heeft Yvonne Kret veel contact gehad met de partners. "Zeker de eerste twee weken na de aankondiging van de lockdown in maart was het belangrijk om gewoon even iets van je te laten horen en hen een hart onder de riem te steken. De onzekerheid over de toekomst maakt het voor de locaties heel lastig, ondanks de versoepelingen die voor 1 juni en 1 juli zijn aangekondigd. Maar inmiddels heeft de twijfel plaatsgemaakt voor creativiteit, veerkracht en ondernemerschap. Er wordt volop onderhoud gepleegd en kennis bijgespijkerd. Dankzij de frisse blik op de organisatie worden er steeds meer mooie initiatieven ontwikkeld zoals hotelkamers die als werkplek of private dining-ruimte worden aangeboden. Grote congreslocaties zoals de Pieterskerk en de Stadsgehoorzaal hebben hun 1,5-meter scenario gereed. Vele musea waaronder Hortus botanicus en Rijksmuseum Boerhaave hebben verantwoorde looproutes gecreëerd en werken met tijdsloten om leisure gasten te kunnen ontvangen. Op deze manier wordt de veiligheid gewaarborgd en ontstaat vertrouwen bij bezoekers. Al deze initatieven geven we graag een podium in onze aangepaste nieuwsbrief, op onze website en via onze social mediakanalen."

Rijksmuseum Boerhaave

Opkomst van online en hybride

Naast de partners onderhouden Yvonne en haar collega's ook nauw contact met congresorganisatoren. "Net als in andere steden zijn veel congressen verplaatst of geannuleerd. Twee internationale congressen hebben alsnog online plaats kunnen vinden." Yvonne denkt dat vanwege de huidige omstandigheden er ook in de toekomst meer online en hybride events gaan plaatsvinden. "Live verdwijnt zeker niet aangezien mensen nog steeds de behoefte hebben aan ontmoeten en netwerken. Tegelijkertijd kan ik me voorstellen dat bedrijven die financieel geraakt zijn en in onzekerheid zitten, hun medewerkers niet meer live willen laten deelnemen vanwege de risico's en/of de kosten. Met een hybride event trek je dan alsnog die deelnemers. Wel zal er moeten worden gekeken naar nieuwe verdienmodellen en de manier waarop onderdelen zoals programma- en abstractboeken en posterboardsessies digitaal kunnen worden aangeboden. Onze partners zijn ook daar volop ingedoken. Ze zijn druk bezig met het schrijven van scenario's en het updaten van de technische mogelijkheden."

Sterrenwacht

Langetermijnvisie

Hoewel het aantal congresaanvragen op dit moment bijna helemaal stil ligt, durft Leiden Convention Bureau net als haar partners wel alvast naar de toekomst te kijken. "Ik verwacht dat de internatio-nale markt meer tijd nodig heeft om aan te trekken, maar dat ligt ook aan de aan-looptijd die over het algemeen wat langer is. De research naar congressen voor 2022 en erna is inmiddels weer opgepakt. Uiteraard is de toon daarbij heel bepa-lend. We merken dat veel opdrachtgevers daar alle begrip voor hebben en zelf ook al kijken wat hun opties zijn. Een groot voordeel voor Leiden is dat we een sterke propositie hebben op het gebied van wetenschap (zie kader). Wetenschappers zijn vaak jaren bezig met research en hebben net als wij een langetermijnvisie. Op het Leiden Bio Science Park zijn diverse bedrijven betrokken bij het ontwikkelen van een vaccin tegen het coronavirus. Dat zou over een paar jaar een heel waardevol en inspirerend onderwerp kunnen zijn voor een congres. En er staan nog een aantal mooie congressen op de planning. In 2022 zijn we gaststad voor het grote wetenschappelijke congres EuroScience Open Forum en mogen we onszelf een jaar lang European City of Science noemen."

Koornbrug. Credit Kees Hummel

Top 5

De positie van Leiden als internationale kennisstad wordt bevestigd door het feit dat de sleutelstad wederom haar plek heeft geclaimd in de top 5 op de lijst van nationale congresbestemmingen die door ICCA (International Congress and Convention Association) over 2019 gepubliceerd is. Wereldwijd staat Leiden nu op plaats 150 terwijl dit in 2018 nog plaats 196 was. Yvonne is erg blij met het resultaat. "De stijging op de lijst is een beloning voor onze inspanningen. Zeker nu, waar ook de congresmarkt wordt getroffen vanwege de coronacrisis, geeft de ICCA waardering een extra steun in de rug."

In de tussentijd hoopt Yvonne dat de nationale markt voor bijeenkomsten in het najaar weer wat aan zal trekken. "Wellicht willen mensen straks weer wat dichterbij huis met elkaar afspreken. Uiteraard zorgen wij dat onze Leidse partners en hun mogelijkheden voor inspiratievolle en veilige bijeenkomsten zichtbaar blijven."

www.leidenconventionbureau.nl

Event & Convention Center Leiden: "Juist in deze tijden heb je elkaar hard nodig"

Ook bij Holiday Inn Leiden en Event & Convention Center (ECC) Leiden wordt hard gewerkt aan het 1,5-meter scenario. "De komende maanden leggen we de focus op de kleine meetings", vertelt Director of Sales and Marketing Carmen Alvarez. "Voor zowel het hotel als het ECC is een protocol ontwikkeld dat voortdurend wordt aangepast aan de actuele omstandigheden. Dat protocol omvat onder andere routing, strengere hygiënemaatregelen en het verplicht gebruik van mondkapjes en handschoenen voor de housekeeping. Zowel de gasten als de overige medewerkers krijgen safety patches aangeboden. Wat betreft food & beverage kunnen we in ons restaurant nu nog slechts 50 in plaats van 700 personen laten plaatsnemen. Daarom werken we met tijdssloten waarvoor onze gasten moeten reserveren en leggen we de focus op roomservice. Ook creëren we voor het ontbijt een grab and go corner."

Wat betreft de reuring in het hotel heeft Carmen haar hoop gevestigd op de zomer. "Veel van onze zakelijke opdrachtgevers zijn helaas genoodzaakt om hun event te verplaatsen naar een andere periode en daar zijn we ook coulant in. Daarom hebben we het vizier nu gericht op de lokale markt in de hoop dat deze partijen straks voorzichtig weer kunnen gaan boeken. Samen met de andere partners van Leiden Convention Bureau werken we aan een gezamenlijke strategie om de stad goed te profileren zonder elkaar te beconcurreren. Juist in deze tijden heb je elkaar hard nodig en is het heel erg fijn om te kunnen sparren."

Stadsgehoorzaal Leiden: "Iedereen wil aan de slag en denkt mee"

Achter de schermen van de Stadsgehoorzaal in Leiden is het team de afgelopen weken druk beziggeweest met inrichten volgens het 1,5-meter scenario. "Door middel van duidelijke signing zien men-sen bij binnenkomst welke kant ze op moeten", vertelt coördinator sales en events Ellen Simons. "Er komt een duidelijke in- en uitgang voor de zalen, eenrichtingslooproutes en zitplekken met 1,5 meter tussenruimte. Ook plaatsen we extra mobiele bars. Een drankje kunnen gasten bij binnenkomst in de zaal pakken. De jas moeten ze zelf meenemen, net als hun lege glas. Lunches en snacks worden verpakt aangeboden. Daarnaast denken we aan tijdsvakken zodat gasten voor een feest of diner gefaseerd deel kunnen nemen. Wat betreft schoonmaak en hygiëne worden toiletten maar ook deurklinken extra schoongemaakt door personeelsleden die mondkap-jes en handschoenen dragen. Al onze servicemedewerkers plaatsen we achter schermen."

Stilzitten en dichtblijven is volgens Ellen geen optie. "Je moet als locatie laten zien dat je ermee bezig bent en dat je - wanneer het uiteindelijk weer mag - een event veilig en goed kunt faciliteren. Dat schept vertrouwen en dat zien we terug in het feit dat enkele opdrachtgevers van kleinschalige medische congressen heel voorzichtig bij ons informeren wat de eventuele mogelijkheden voor het najaar zijn. Met deze maatregelen kunnen we alsnog maximaal 100 personen ontvangen. Ik merk ook dat er onder het team veel saam-horigheid is. Iedereen wil aan de slag en denkt mee."

Leids Continuüm

De propositie van Leiden als kennisstad is samengevat in het Leids Continuüm. Dit start bij de overwinning op de Spaanse bezetter in 1574. Als dank voor het verzet tijdens het beleg van de hertog van Alva stichtten de Staten van Holland en Zeeland in 1575 de Universiteit Leiden. Dankzij deze universiteit heeft er in Leiden veel kennisontwikkeling plaatsgevonden. Zo bleef arts en hoogleraar Herman Boerhaave (1668-1738) in Leiden vanwege de geneeskrachtige planten in de Hortus botanicus. Boerhaave heeft in Leiden een van de eerste voorlopers van het ziekenhuis opgericht, wat tegenwoordig het Leids Universitair Medisch Centrum is. Het LUMC heeft op haar beurt gezorgd voor het Leiden Bio Science Park, waar meer dan honderd bedrijven en organisaties zich concentreren op Life Sciences voor baanbrekend medisch onderzoek.

De basis voor cultuurstad komt onder andere voort uit de vele collecties die de universiteit in de afgelopen eeuwen aanlegde. Deze vormen de basis voor veel van de huidige Leidse musea zoals Museum Volkenkunde en het Rijksmuseum van Oudheden. Ook heeft Leiden diverse culturele grootmeesters voortgebracht, van Rembrandt tot Armin van Buuren.