Streamtheater als concept voor hybride events: nieuwe mogelijkheden voor de branche



In tijden van corona is het hebben van een hecht netwerk en een flinke dosis creativiteit zeer waardevol. Want dan kun je snel schakelen en inspelen op de mogelijkheden die er nog wel zijn. Zo vormde de kennissessie 'Participatie aanpak anno nu' van Smarticipatie op 4 juni een mooie testcase voor het Streamtheater. 

Fotografie: BLANKSMABLANKSMA

Het Streamtheater is een afgeleide van het Ideeëntheater, een concept van Sense Events. Dit mobiele theater bestaat uit houten, demontabele tribunes die samen een amfitheater vormen en waarbij de sprekers en presentatoren te midden van het publiek staan. Het concept wordt onder andere tijdens congressen en festivals ingezet voor workshops, presentaties en optredens. Het voorjaar was volgeboekt, totdat de coronacrisis losbarstte. Herman ter Veen van Sense Events kwam toen op het idee om het Ideeëntheater om te vormen tot Streamtheater om zo hybride events te kunnen organiseren. Daarvoor schakelde hij de hulp in van IFS Audiovisueel, een partij die veel ervaring heeft met streaming. "Je maakt in feite van het Ideeëntheater een studioruimte en van je live event maak je een talkshow. Dat vergt een hele andere aanpak dan wanneer je een live congres organiseert. Natuurlijk moet de techniek goed werken, maar ook de organisatiekant is heel belangrijk. Je moet het visueel aantrekkelijk maken met de juiste beelden, setting en sfeer en zorgen dat de vragen en opmerkingen door de producer worden gemonitord en geselecteerd. Dat vergt weer inhoudelijke kennis."

Triggeren
Met hulp van IFS Audiovisueel kwam na enkele testen en 3d schetsen het Streamtheater tot stand. "Daarbij hebben we extra aandacht aan het creëren van interactie in de zaal en bij de deelnemers thuis", vertelt Erwin van den Bergh van IFS. "In de zaal zie je de mensen thuis op hun scherm deelnemen. De mensen thuis volgen de streaming. Polls, chats en de inzet van Mentimeter verhogen de interactie tussen de deelnemers en de sprekers. Juist omdat mensen die online deelnemen een kortere spanningsboog hebben, is het heel belangrijk dat de deelnemers goed geëntertaind worden. Je moet ze continu triggeren en dan helpt het als je snel kunt schakelen tussen presentaties en video's."



Enthousiaste locatie

Na het ontwikkelen van het concept ontbraken er nog een locatie en een proefkonijn. Erwin werkte inmiddels al jaren samen met COPRUS Congress Centre en wist Petra Romeijn, Manager congressen en evenementen, te enthousiasmeren. "Het Ideeëntheater hebben we een keer hier gehad. Ik vind het een topconcept: het is heel bijzonder om het publiek om het podium op de houten tribunes te zien zitten. De interactie met de deelnemers is geweldig. Toen ik het verschil in deelnemers zag, moest ik wel even slikken. In plaats van het Ideeëntheater in de grote zaal met 200 mensen zag ik nu het Streamtheater met 30 mensen. Maar de omstandigheden zijn nu eenmaal anders." 

Indrukwekkend
Kort daarvoor was Douwe Blanksma al gestrikt om als eerste het Streamtheater uit te proberen. Hij had de primeur met de kennissessie 'Participatie anno nu' van Smarticipatie, een organisatie die gemeenten en andere organisaties helpt met participatietrajecten door gebruik te maken van slimme tools. "Live streams, live producties, het was allemaal nieuw voor mij en erg indrukwekkend", zegt Douwe. "Ik bied en geef al acht jaar kennis- en inspiratiesessies, waaronder met behulp van het Ideeëntheater. Na de uitbraak van de coronacrisis ben ik via Zoom webinars gaan aanbieden en heb ik ruime ervaring opgedaan met de interactie tussen sprekers en co-hosts. Maar voor een hybride event met streaming moet je ook feeling hebben voor techniek en beeldwisseling. Dat is heel belangrijk voor de beleving. Uiteindelijk heb ik als presentator de sessie begeleid. Aan tafel zaten diverse sprekers. Een spreker deed online mee via een apart kanaal. Dankzij de goede regie had ik geen notie van camera's en de techniek. De sprekers waren zeer onder de indruk van deze high-end productie." 



Locatie in beeld 

Dat betekent natuurlijk niet dat er geen verbeterpunten zijn. Douwe: "De belichting had beter gekund. Daarnaast vind ik het jammer dat de mooie locatie tijdens het event niet goed is overgekomen. Qua beleving biedt CORPUS veel mogelijkheden, daar moeten we ook in de video iets mee doen." 
Petra beaamt dit: "Daarom host ik het liefste live events. Er is altijd een link tussen de locatie en doelgroep. Zeven van de tien opdrachtgevers maken gebruik van het museum ter ondersteuning van hun event." Erwin: "Eigenlijk zou je voorafgaand aan het event buiten opnames moeten maken en uitleg geven over de reis door de mens. Ook tijdens de pauzes kan de locatie aan bod komen. En natuurlijk is het leuk om alle deelnemers een toegangskaartje aan te bieden."



Meer exposure

Met de promo, aftermovie en fotografie van BLANKSMABLANKSMA hopen de betrokken partijen meer mensen te kunnen enthousiameren voor het concept. Herman is van mening dat streaming blijft, ook als de zalen straks weer vol zitten. "Je kunt met streaming niet alleen extra online deelnemers aantrekken, het biedt ook perspectief voor exposanten. Zij hebben via het Streamtheater een groter bereik en dus meer exposure. Ook presentatoren bereiken een groter publiek als je de deelnemers de mogelijkheid biedt om naast de sessie waar ze zelf aan deelnemen later online alles terug kunnen kijken. Het bereik van het verhaal van beide stakeholders wordt groter en dus zijn zij eerdere bereid om aan te haken." 

Erwin knikt: "Tien jaar geleden van de inzet van streaming is het zeker nog geen gemeengoed, nu wordt het meer geaccepteerd als alternatief voor fysieke deelname. Men is veel meer bewust van de mogelijkheden. Het biedt ook een prima oplossing voor deelnemers die interesse hebben in een specifieke sessie. Bovendien is het een heel praktisch concept. Je start 's ochtends met opbouwen, loopt het event door met de gasten, sprekers en dagvoorzitter en na afloop breek je de setting weer af. Je kunt het overal neerzetten."  

Voor Douwe is het Streamtheater in ieder geval voor herhaling vatbaar. "De locatie was top, de productie en regie door IFS waren geweldig en het concept en de inrichting van Sense Events waren super. Ik ben erg dankbaar voor de geboden kans." 

Met deze positieve ervaring hoopt Petra ook haar opdrachtgevers ervan te overtuigen om vaker van deze setting gebruik te maken. "In moeilijke tijden is het geweldig om samen iets neer te zetten. Bovendien biedt het concept, net als andere hybride events, nieuwe mogelijkheden voor de branche. Met het Streamtheater kunnen we, als het straks weer mag, events organiseren met een maximale fysieke capaciteit plus extra online deelnemers."   

Auteur: Sofie Fest

Tags: Streamtheater Hybride events Sense Events IFS Audiovisueel Smarticipatie CORPUS Congress Centre Leiden 1,5 meter Corona-crisis
Algemene voorwaarden | privacy statement