Wat doe je waarom met welke gedragsverandering tot gevolg: Het design van een event

Over mijn inzichten, mijn zoektocht en ervaringen met evenementen als middel om strategische doelen te bereiken, schrijf ik dit jaar. Waarom? Omdat ik met meer dan dertig jaar ervaring in diverse rollen in onze prachtige branche, een enorm arsenaal aan bijeenkomsten voorbij heb zien komen. Sommigen waren geslaagd, andere minder en weer andere ronduit slecht. Regelmatig terugkijken naar deze ervaringen, brachten mij tot nieuwe inzichten en dat inkijkje deel ik met liefde voor het vak. Vanzelfsprekend leidt ook de jaarlijkse 'bijscholing' die ik mijzelf gun, tot verdieping van inzichten. Als kleine zelfstandige maak ik er al twintig jaar tijd en budget voor vrij omdat ik echt geloof in een leven lang leren.

Tekst: Ingrid Rip

Stakeholders

Het team waarmee je start met het onderzoeken van missie en visie en de stakeholders die je hierbij zou willen betrekken, is zoals in mijn vorige artikel geconstateerd de basis van waardevol ontwerp van jouw bijeenkomst of serie van bijeenkomsten. Binnen de event designmethode aan de hand van het Event Canvas werk je op basis van design thinking toegepast op evenementen. Het is niet alleen een manier om problemen op te lossen en innovaties te realiseren, je kunt er ook events mee ontwikkelen die waarde voor stakeholders opleveren. Door je designteam in de schoenen te laten stappen van de belangrijkste stakeholders van dat specifieke event ontstaat er veel begrip en meer inzicht, waardoor inhoud (het instructief ontwerp in combinatie met de ervaring die het geleerde ver-ankert) beter kan worden afgestemd en stakeholders tevre-den terugkijken op het event. Iedereen heeft (een deel van) de doelstellingen kunnen realiseren en dit vormt de basis voor meer vertrouwen voor toekomstige edities.

Er is nooit een one size fits all. Je heb met ieder event andere (sub)doelen voor ogen, net als de deelnemer, sponsor of an-dere stakeholder. Een event heeft daarom geen doel, maar de stakeholders hebben dat wel. Die doelen kunnen overlappen, al is dat geen must. Daar kom je achter door vanuit hun perspectief te kijken.

Nadat de stakeholders voor een specifiek evenement zijn geïdentificeerd, is het tijd om je in hen te verplaatsen. Het maken van empathy maps en een event canvas per stakeholder is een eenvoudige en waardevolle methode. Dit kost tijd maar levert informatie op die cruciale inzichten geeft voor het vervolgproces. Het is belangrijk om te begrijpen wat de ambities en de dromen van de belangrijkste stakeholders zijn, waar ze zich zorgen over maken en welke obstakels ze ervaren.

Ik vind het enorm nuttig om enkele stakeholders bij het designteam te betrekken. Zij verstrekken essentiële informatie die het valideren van informatie versnelt. Het gebruik van gevalideerde informatie is onmisbaar en het werken op basis van aannames is niet aan de orde nooit! Daarnaast zijn stakeholders heel betrokken met een wens om actief bij te dragen in de aanloop naar het event, tijdens het evenement en daarna. Ze voelen een gedeelde verantwoordelijkheid en een gezamenlijk doel.

Conclusies trekken

Alle informatie analyseer je en verifieer je om er samen conclusies uit te trekken met betrekking tot de gewenste gedragsveranderingen. Deze stap is cruciaal aangezien dit bepaalt hoe het event vorm zal krijgen. Belangrijke vragen zijn onder andere: Hoe kun je een bepaalde verandering aanjagen? Wat moeten mensen leren? Hoe kunnen ervaringen ertoe bijdragen dat mensen het geleerde onthouden en gaan toepassen? Deze vragen stel je omdat je wilt dat er daadwerkelijk resultaten behaald worden. Daarnaast kijk je in deze fase hoe je de verandering zou kunnen meten.

Prototypes

Pas als je weet wat er moet veranderen, kun je prototypes maken. Het werken in duo's tijdens korte sessies, gevolgd door tussentijdse presentaties om elkaar te inspireren, werkt goed en snel. Een rapid prototype maak je in ongeveer 15 minuten. In eerste instantie zijn dat nog ideeënballonnetjes die leuk zijn. Na een paar sessies ontstaat er meer structuur en worden prototypes krachtiger en realistischer. Tot je op een punt komt dat er enkele goede ontwerpen zijn die daadwerkelijk verandering kunnen bewerkstelligen en waar iedereen achter staat.

Deze prototypes leg je voor aan de opdrachtgever, met een indicatie van budget zodat de opdrachtgever kan beslissen. Deze is gedurende het hele proces regelmatig op de hoogte gehouden van de gekozen richting en de tussentijdse resultaten zodat de betrokkenheid hoog is. Vervolgens werk je het event narratief in detail uit zodat alle betrokkenen hetzelfde verhaal gebruiken voor het selecteren van bestemmingen, opvragen van offertes, briefen van sprekers en aantrekken van deelnemers enzovoorts. Het narratief fungeert als kompas voor de rest van het traject.

Effectief evenement

Je kunt dus concluderen dat je met deze gestructureerde event designmethode ervoor zorgt dat de inhoud beter is afgestemd op stakeholderverwachtingen en doelstellingen worden gerealiseerd. Door de stakeholders al vroeg actief te betrekken, werk je sneller, op maat en bovendien zijn mensen vaak meer betrokken omdat ze het gevoel hebben dat ze een gezamenlijk doel hebben. Het resultaat is een effectief evenement dat impact heeft en bijdraagt aan gewenste gedragsveranderingen.