Teamwork makes the dream work. Zo'n mooie oneliner die zeker in evenementen opgaat. Evenementen zijn altijd teamwork. Samenwerken is essentieel. Zeker in de uitvoering van een plenair programma of show. Waar veel dingen tegelijk gebeuren en die in één keer goed moeten gaan. Maar hoe maak je van een groep losse specialisten één team?

Elk evenement begint met een groep mensen met verschillende expertise. Die mensen kennen elkaar vaak nog nauwelijks. Toch moet het op de showdag voelen alsof iedereen al jaren samenwerkt. Dat gebeurt niet vanzelf. Sterke eventteams worden gebouwd op drie pijlers: Verantwoordelijkheid, Vertrouwen en Communicatie. Het begint al in de voorbereiding. Neem mensen mee in wat je van plan bent. Deel informatie, betrek specialisten bij de plannen en geef hen de ruimte om vanuit hun vakgebied mee te denken.

Natuurlijk ben jij als eventmanager of producent eindverantwoordelijk. Jij kent het programma, de doelstellingen en het draaiboek als geen ander. Maar een succesvol evenement kun je niet in je eentje uitvoeren. Je kunt niet tegelijkertijd het licht bedienen, het geluid mixen, de videoschermen aansturen, de regie voeren én de logistiek bewaken. Zeker bij complexe evenementen ben je afhankelijk van professionals die elk hun eigen vakgebied beheersen. Dat geldt uiteraard ook voor catering, beveiliging, parkeren en al die andere disciplines die bij events komen kijken. Daarom is delegeren essentieel.

Verantwoordelijkheid delen

Dat wil niet zeggen dat je de verantwoordelijkheid uit handen geeft. Het betekent dat je verantwoordelijkheid verdeelt. Geef mensen het vertrouwen om hun expertise in te zetten. Zorg dat ze beschikken over de juiste informatie, duidelijke verwachtingen kennen en begrijpen wat hun bijdrage betekent voor het totaalresultaat. Vertrouwen werkt bovendien twee kanten op. Wanneer mensen zich betrokken voelen, nemen ze meer eigenaarschap. Ze worden niet zomaar leveranciers of tijdelijke krachten, maar onderdeel van het eventteam. En precies dat maakt het verschil. En mensen willen doorgaans heel graag helpen.

De belichter die meedenkt en de spots op de spreker wat zachter zet, maar uitlegt dat ze wel nodig zijn. Met respect en empathie. En altijd met het optimale resultaat voor ogen. De geluidstechnicus die respectvol de microfoon omdoet, waarbij lichamelijk contact haast onvermijdelijk is. En er ook op let of deze comfortabel zit. De cameraman die het kraagje van de dagvoorzitter even gladstrijkt. De stagemanager die de spreker nog even op zijn of haar gemak stelt of waarschuwt voor kabels op de grond. Of de videotechnicus die op het laatste moment nog een kleine aanpassing in de PowerPoint doet. Met een beter plaatje als doel.

Want wat gebeurt er als iemand niet betrokken is? Als iemand afgeleid is, ongeïnteresseerd of niet gefocust? Dan heeft dat direct invloed op de kwaliteit van het evenement. Maar toch blijft de eindverantwoordelijkheid bij jou liggen.

Natuurlijk kun je als producent, eventmanager of regisseur heel autoritair vertellen wat er moet gebeuren. Maar dat is meestal niet de basis voor een fijne samenwerking. Je kunt ook de verantwoordelijkheid nemen en mensen vragen om hun expertise in te zetten om met elkaar iets moois te maken. En geef de ruimte voor feedback of tips. Misschien heeft iemand een heel goed idee wat het eindresultaat ten goede komt.

Realiseer je ook dat een technische crew heel veel verschillende klussen doet. En het is ondoenlijk om van al die opdrachten het hele draaiboek vooraf te kennen. Zij hebben dus vooral op de dag zelf behoefte aan concrete en relevante informatie.

Creëer daarom een team om je heen. Wees duidelijk in je communicatie, geef richting, neem verantwoordelijkheid en delegeer waar expertise nodig is. Zorg dat mensen goed geïnformeerd zijn, zich gewaardeerd voelen en net zoveel zin hebben in het evenement als jij. Dan verandert een groep losse specialisten in een team dat samen werkt aan hetzelfde doel: een succesvol evenement.

Tips

-Deel informatie vroeg: Neem leveranciers en specialisten mee in je plannen. Hoe beter zij het doel begrijpen, hoe beter ze kunnen bijdragen.

-Vertrouw op expertise: Je hoeft niet alles zelf te doen. Geef mensen de ruimte om hun vak uit te oefenen en mee te denken.

-Maak iedereen onderdeel van het geheel: Mensen die begrijpen waarom hun bijdrage belangrijk is, nemen meer eigenaarschap en verantwoordelijkheid.

Een succesvol evenement ontstaat niet door één goede eventmanager, producent of regisseur. Het ontstaat wanneer een groep specialisten samenwerkt als één team. En dat verschil zie je terug op het podium, achter de schermen én in de beleving van je bezoekers.

René Pouwelse is regisseur/showcaller en is dagelijks bezig met - vaak onbekende crew - een team te vormen en zo het evenement succesvol te laten verlopen.