Het begon met een registratieformulier. Twintig jaar later is Invitado uitgegroeid tot een vaste waarde in de eventbranche, met een compleet ecosysteem voor eventregistratie, communicatie en online platforms. Oprichter Lodewijk Bovy blikt met Meeting Magazine terug op twee decennia ondernemerschap, innovatie en verandering.


Op 20 juli viert Invitado zijn twintigjarig bestaan. Hoewel de naam Invitado pas sinds 2015 bestaat, liggen de wortels van het bedrijf al in 2006, toen Lodewijk Bovy samen met zijn toenmalige compagnon Michiel Droog het bedrijf HVMP oprichtte. Wat begon als een combinatie van websites bouwen en eventregistratie, groeide uit tot een specialist in eventtechnologie die inmiddels voor grote merken en congressen werkt.

Dat ondernemerschap ontstond niet vanuit een strak businessplan, maar vanuit nieuwsgierigheid en een gezonde dosis opportunisme. "Wij rolden er eigenlijk per toeval in", vertelt Lodewijk. "Op de middelbare school waren Michiel en ik al bezig met ondernemen. Mijn vader nam ooit een van de eerste cd-branders mee uit de Verenigde Staten. Ik downloadde mp3's en Michiel verkocht de cd's op school."

Tijdens hun studententijd ontstond vervolgens een interesse in websites bouwen. "Ik maakte een website voor mijn voetbalvereniging en iemand vroeg: kun je dat ook voor mij doen? Zo begon het balletje te rollen." Een van de eerste echte opdrachten kwam via via vanuit evenementenbureau Dechesne & Boertje. "Hun vaste leverancier had geen tijd. Wij hadden nog nooit een eventwebsite gebouwd, maar zeiden gewoon: natuurlijk kunnen we dat."

Die mentaliteit - eerst ja zeggen en daarna uitzoeken hoe het moet - bleek bepalend voor de groei van het bedrijf. "Wij hebben onszelf altijd voorgehouden dat we nooit wilden zeggen dat iets niet kon of dat we geen tijd hadden. Natuurlijk levert dat soms stress op, maar het heeft ons ook enorm veel gebracht."

Van HVMP naar Invitado

In de beginjaren opereerde het bedrijf onder de naam HVMP. Lodewijk en Michiel bouwden niet alleen eventwebsites, maar ook websites voor het midden- en kleinbedrijf in de grootstedelijke regio Rotterdam. Naarmate de eventtak groeide, begon dat te wringen. "We maakten websites voor lokale ondernemers, maar ondertussen deden we ook projecten voor merken als Heineken, Google en Marktplaats. Dat verhaal paste niet meer goed bij elkaar. We wilden de eventkant meer ruimte geven."

Dat leidde in 2015 tot de introductie van het merk Invitado. Daarmee kreeg ook de inmiddels kenmerkende Mexi-Spaanse branding definitief vorm. De inspiratie daarvoor ontstond al jaren eerder, tijdens een reis door Mexico die Lodewijk en Michiel in 2005 samen maakten. Al backpackend ontmoetten zij in Chichén Iztá Ernesto. Deze vrolijke hotelier en hun gastvrije verblijf in zijn hotel maakten een blijvende indruk.

"Wij deden technisch gezien best een saai ding", zegt Lodewijk lachend. "Eventregistratie is een soort hygiënische voorwaarde van een evenement. Je moet weten wie er komt. Maar niemand wil echt praten over techniek. Dus dachten wij: we moeten er een verhaal van maken." Dat verhaal vonden ze in hun gezamenlijke fascinatie voor Latijns-Amerika. "We hadden iets met Cuba, Mexico, die sfeer. Toen ontstond lang-zaam dat Mexi-Spaanse karakter, met Ernesto als mascotte en Invitado (gast) als naam. Vanaf dat moment konden we die identiteit echt gaan uitventen."

Registratie als fundament

Hoewel Invitado in de loop der jaren steeds meer diensten toevoegde, bleef registratie de kern. "Eigenlijk begon ieder project met een registratieformulier", vertelt Lodewijk. "Alleen gingen klanten steeds meer vragen stellen. Eerst wilden ze een eventwebsite met registratie. Daarna wilden ze scansystemen, rapportages, apps, koppelingen. En dan gingen wij dat bouwen." Juist die continue ontwikkeling typeert Invitado volgens hem. "We worden gelukkig van nieuwe technische uitdagingen. Daarom zeg ik ook weleens: wij zijn gewoon nerds."

Dat innovatieve karakter leidde onder meer tot de ontwikkeling van eventapps, gezichtsherkenning en later online eventplatformen. Al in 2015 bouwde Invitado zijn eerste eventapp. "Als je dat vergelijkt met de web-apps die we tegenwoordig maken en hoe gebruiksvriendelijk en functioneel die tegenwoordig zijn, was dat echt een drama", zegt Lodewijk lachend. "Apps moest je via de stores downloaden en ze moesten op alle apparaten werken. Dat kostte enorm veel tijd."

Toch bleef het bedrijf doorontwikkelen. Een jaar later experimenteerde Invitado al met gezichtsherkenning tijdens vakbeurs Event. "Die beurs gaf ons ineens een enorm podium. We konden laten zien wie we waren én waar we technisch mee bezig waren. Daar begon de sneeuwbal echt groter te worden."

Covid als katalysator

De grootste versnelling kwam misschien wel tijdens de coronapandemie. Terwijl de eventbranche abrupt stilviel, wist Invitado in korte tijd een online eventplatform te ontwikkelen. "Toen alles dichtging, dachten wij ook: hoe gaan we dit overleven? We hadden berekend dat we het misschien vijf maanden konden rekken. Maar binnen drie maanden hadden we een online platform gebouwd en daarna stond de telefoon weer roodgloeiend."

De pandemie veranderde bovendien de positie van Invitado binnen de markt. "Normaal zijn wij een ondersteunende partij. Maar ineens waren wij het platform waarop evenementen plaatsvonden. Organisatoren kwamen naar ons toe met vragen als: wat is er allemaal mogelijk? Dat was een compleet andere rol."

Technisch gezien bleek die periode achteraf een belangrijke katalysator. "Vóór corona waren al onze producten losse onderdelen: registratie, apps, scans. Door het online platform moesten die ineens met elkaar communiceren. Toen hebben we geleerd hoe we daar één ecosysteem van konden maken. Oftewel, hoe maak je van los zand een zandkasteel."

Ook na corona bleef die versnelling zichtbaar. "In 2022 namen we afscheid van onze app uit 2015 en sindsdien doen we alles via het web. Daarin worden we natuurlijk geholpen door de innovaties in de webbrowser, die steeds meer kan en steeds meer toelaat. We zijn continu aan het (her)ontwikkelen met als doel om dingen makkelijker te maken. Dat zijn leuke processen, al kan het soms wel een bumpy ride zijn."

Nieuwe fase

De afgelopen jaren brachten ook veranderingen binnen de organisatie zelf. In 2023 stapte medeoprichter Michiel Droog uit het bedrijf. Na zeventien jaar kwam daarmee een einde aan hun samenwerking. "Daar heb ik me vooraf best zorgen over gemaakt", zegt Lodewijk eerlijk. "Michiel was jarenlang mijn steun en toeverlaat. Maar achteraf bracht het ook rust. Soms waren we twee kapiteins op één schip. Dat leverde vaak goede discussies en sterke ideeën op, maar nu is er meer structuur."

Volgens Lodewijk was het cruciaal dat het team intact bleef. "Ik ben ontzettend blij dat iedereen is gebleven. We werken al lang met dezelfde mensen samen en dat maakt het bijzonder. In elk kerstpraatje zeg ik weer hoe belangrijk die groep voor mij is."

Blijven vernieuwen

Ook na twintig jaar blijft Invitado volop ontwikkelen. Recent vernieuwde het bedrijf opnieuw zijn scansysteem en werd abstract handling toegevoegd aan het portfolio, gericht op de congresmarkt. Toch ziet Lodewijk innovatie in de eventbranche vooral pragmatisch. "Er zijn niet ineens gigantische technologische revoluties. Veel draait om slimme koppelingen en het beter laten samenwerken van bestaande systemen."

De komende jaren ligt de focus volgens hem vooral op flexibiliteit voor klanten. "Vroeger deden wij alles volledig voor de klant. Nu willen sommige klanten juist meer zelf kunnen doen. Daarom ontwikkelen we steeds meer richting een model waarin beide mogelijk zijn."

Ondanks alle technologische ontwikkelingen blijft de kern volgens Lodewijk verrassend eenvoudig. "Wij willen vooral dingen maken waar klanten blij van worden. Dat is twintig jaar geleden zo begonnen en dat is eigenlijk nog steeds precies hetzelfde."