Het Voorfinancierings- en Garantiefonds speelt al jaren een belangrijke rol in het aantrekken van internationale, meerdaagse wetenschappelijke congressen. Toch is het voor veel opdrachtgevers nog altijd een relatief onbekend instrument. PCO Congress Care, gespecialiseerd in de organisatie van medische en wetenschappelijke congressen, weet het fonds juist optimaal te benutten.

"Het is een mooi initiatief en uniek in de wereld", zegt directeur Pepijn Klerkx van Congress Care. "En het mooie is: wij hebben het gelukkig nog nooit écht hoeven inzetten." Daarmee doelt hij op de garantstelling van het Voorfinancierings- en Garantiefonds (VGF), bedoeld als vangnet bij tegenvallende deelnemersaantallen. "Maar het feit dat het er is, maakt een enorm verschil."

Vertrouwen als doorslaggevende factor

Het VGF biedt financiële ondersteuning aan wetenschappelijke verenigingen bij het organiseren van internationale, meerdaagse congressen in Nederland. Alleen verenigingen zonder winstoogmerk kun-nen van de diensten van het VGF gebruik-maken. Dat gebeurt in de vorm van een voorfinanciering en/of een garantstelling. Congress Care speelt daarin een sleutelrol als intermediair tussen fonds en opdrachtgever.

"Als PCO attenderen we onze opdrachtgevers altijd op het bestaan van het VGF", legt Pepijn uit. "Bijvoorbeeld wanneer we via een convention bureau meedoen aan een bidfase, maar ook wanneer een klant direct bij ons terechtkomt en we meteen een offerte kunnen maken. In het begin zijn opdrachtgevers vaak verrast. Ze vragen zich af: hoe kan dit gratis zijn? Waar zit het addertje onder het gras? Dan leggen wij uit dat het een initiatief is van Het Nederlandse Bureau voor Toerisme, het Ministerie van Economische Zaken en diverse partijen uit de branche. Als je dan ook vertelt dat een internationaal congres gemiddeld duizend euro per congresdeelnemer aan indirecte bestedingen voor de bestemming opbrengt, valt het kwartje. Dan snappen ze ineens waarom Nederland hierin investeert."

Van onbekend naar onmisbaar

De samenwerking tussen Congress Care en het VGF gaat al jaren terug. "Rob Zikkenheimer, de voormalig directeur van Congres Care, heeft destijds de eerste contacten gelegd. In die tijd waren er minder congresbureaus actief in Nederland. De bureaus die internationaal opereerden, kenden het fonds."

De drempel om gebruik te maken van het VGF is de afgelopen jaren flink verlaagd. "Vroeger zat er op de garantstelling een premie (gebaseerd op het te verzekeren bedrag). Dan gingen opdrachtgevers nog wel eens rekenen: nemen we het risico zelf of niet? Sinds vijf jaar is het kosteloos. Dan is de keuze snel gemaakt." Sterker nog, volgens Pepijn is het tegenwoordig bijna vanzelfsprekend. "Als je uitlegt wat het is en dat het niets kost, zeggen opdrachtgevers eigenlijk altijd: waarom zouden we dit niet doen?"

Kennis maakt het verschil

Omdat Congress Care al zo lang samenwerkt met het VGF, weet het team precies hoe je een aanvraag moet indienen. Die expertise is geen overbodige luxe, want het fonds toetst elke aanvraag kritisch. "Je hebt een realistische, sluitende congresbegroting nodig. Het VGF checkt het voorspelde aantal deelnemers ook aan de hand van de ICCA-database. Daarnaast moet je het congresprogramma aanleveren en bijvoorbeeld de link naar de congreswebsite."

Voor voorfinanciering komt daar nog een cashflowbegroting bij. "En je moet realistisch blijven", benadrukt Pepijn. "Je kunt bijvoorbeeld niet ineens het dubbele aantal deelnemers begroten zonder goede onderbouwing. Wij helpen opdrachtgevers om daarin scherp te blijven."

Strakke deadline, strakke regie

Eén van de belangrijkste aandachtspunten is de deadline. "Daarin zijn ze onverbiddelijk: acht maanden voor aanvang van het congres. Te laat is te laat. Wij zetten die datum dan ook standaard met een rood uitroepteken in onze agenda."

Het aanvraagproces zelf valt volgens Pepijn mee. "Het kost ons als PCO ongeveer twee keer een uur werk. De vertraging zit vaak bij de opdrachtgever, bijvoorbeeld als de inschrijving bij de KVK verouderd is."

Na indiening duurt het doorgaans zes tot acht weken voordat duidelijk is of en hoeveel garantstelling wordt toegekend. "Er wordt heel goed en kritisch naar de aanvragen gekeken. Zeker sinds Joyce Wittelaar als directeur is aangesteld, komen er soms vragen terug, zoals: waarom verwacht je zoveel deelnemers? Waarom zit deze post in de begroting? Dat kost wat extra tijd, maar het zorgt er ook voor dat de aanvraag echt stevig staat."

De bedragen waar het om gaat, zijn allesbehalve symbolisch. "De maximale garantstelling is 90.000 euro. Dat is serieus geld. Onze opdrachtgevers zitten meestal tussen de 15.000 en 30.000 euro per congres."

Toch wordt het fonds in de praktijk vooral als zekerheid gebruikt. "Wij zetten de garantstelling bijvoorbeeld in bij tegenvallende inschrijvingen. Voorfinanciering is voor veel van onze projecten niet nodig. Dat regelen we zelf, of de inkomsten uit sponsoring en registratie lopen qua tijdspanne synchroon met de kosten tijdens het organisatieproces."

Nederland als congresbestemming

Wat betekent het VGF voor de internationale positie van Nederland als congresland? Pepijn: "De keuze voor Nederland als bestemming is altijd een combinatie van factoren. Wat voor ons positief uitpakt, is dat ons land internationaal hoog scoort binnen verschillende medische disciplines. Neem bijvoorbeeld de bijzondere tandheelkunde, daarin lopen we voorop. Dat maakt Nederland aantrekkelijk."

Toch draagt het VGF wel degelijk bij aan het totaalplaatje. "Het laat zien dat er betrokkenheid is vanuit de centrale overheid. Dat je als land wetenschappelijke congressen belangrijk vindt en een warm hart toedraagt. Dat straalt vertrouwen uit."

Voor Congress Care is het VGF inmiddels een vast onderdeel van de werkwijze. "Het is een kleine moeite en een mooie verkooptool om mee te nemen in pitches. Ik raad dan ook zeker aan om er gebruik van te maken. Het kost niets, het risico wordt kleiner en het versterkt je verhaal richting opdrachtgevers."

www.vgfholland.nl