Het ene draaiboek is het andere niet. Doorgaans is er een algemeen draaiboek dat wordt gemaakt door de eventmanager. Daarin staat eigenlijk alle informatie van het hele evenement: alle tijden, contactpersonen, op- en afbouw, repetities, indeling van kleedkamers, plattegronden, doelstellingen en richtlijnen en nog veel meer. Soms met globale tijdsblokken en soms zeer gedetailleerd, tot en met de gerechten van de catering. Maar voor wie wordt het draaiboek eigenlijk gemaakt?

De professionele eventbranche bestaat in Nederland pakweg zo'n vijftig jaar. In het begin waren het meer 'feesten en partijen' en bestond het 'draaiboek' uit één A4'tje met het programma. Daarin is veel veranderd. Zowel de professionaliteit als de verwachtingen van opdrachtgever en gast zijn gegroeid. Er is geen enkel evenement meer dat zonder een gedegen draaiboek werkt.

Handleiding

Voor de opdrachtgever is het draaiboek een soort handleiding voor het evenement. Naast een creatief plan en de begroting is het een feitelijke weergave van hetgeen hij heeft besteld. Niet als controledocument, maar meer als gebruiksaanwijzing. En dat is niet zo vreemd, het gaat vaak om aanzienlijke bedragen. Het draaiboek is daarmee een praktische vertaling van het totale concept.

Reddende naslagwerk

Voor de eventmanager, die het doorgaans heeft geschreven, is het de bijbel. De planning, agenda, checklist, kortom het belangrijkste document waar je je gedurende het hele evenement aan vasthoudt. Alles wat relevant is, staat daarin beschreven. De meeste eventmanagers weten vrijwel alles uit hun hoofd, maar het draaiboek is het reddende naslagwerk.

Kortom, zo'n draaiboek wordt al snel een lijvig document, maar niet alle informatie is voor iedereen even relevant. Zo hebben de locatie en de cateraar vaak zelf ook een intern draaiboek waarmee ze hun medewerkers aansturen.

Regiedraaiboek

Voor de technische crew is er het regiedraaiboek. Dat is veel gedetailleerder en gaat eigenlijk alleen over het plenaire programma. Daarin staat dus ook veel informatie niet: niets over parkeren, niets over bussen, niets over catering (behalve crewcatering, ahum). En dat moet ook vooral zo blijven.

Een regiedraaiboek is ook concreter en beknopter. Het bevat korte zinnen en vaak afkortingen, om zo snel mogelijk tot de kern te komen. Zaken als licht, geluid, podium, visuals en andere technische elementen worden hierin opgenomen, omdat dit de handleiding is voor de crew om het evenement goed te laten verlopen.

In dit draaiboek staat bijvoorbeeld zeer relevante informatie voor repetities. Denk aan het zenderen van sprekers, specifieke repetities die tijdgebonden zijn of bijzondere technische checks. Decorstukken, rekwisieten, special effects of belangrijke changementen staan hierin vermeld.

Minuten en seconden

Het regiedraaiboek werkt vaak op minuten en seconden. Elke overgang in het programma kost tijd. Het oplopen van iemand vanuit de zaal of van backstage naar het podium kost al snel zo'n tien tot vijftien seconden. Dat lijkt weinig, maar bij veel sprekers en wisselingen kan dat de totale tijd wel degelijk beïnvloeden. Zeker als een spreker een minuutje extra pakt of een dagvoorzitter wat meer tijd nodig heeft om algemene informatie te delen.

Dat zijn belangrijke elementen die in een regiedraaiboek naar voren komen, en daarbij is de voorbereiding essentieel. Zoveel mogelijk wordt vooraf uitgewerkt. Daarmee creëer je rust en ruimte om te improviseren wanneer iets anders loopt dan gepland.

Het draaiboek wordt altijd met de betrokkenen doorgesproken, nog voordat de repetities starten. Het is essentieel dat iedereen over dezelfde informatie beschikt en de details kent.

Geprinte versies

Het algemene draaiboek is prettig om een globaal gevoel bij de dag te krijgen. Maar in de praktijk zie je vaak geprinte versies overal liggen, soms met één of twee uitgescheurde pagina's. Die bevatten dan kennelijk de enige relevante informatie voor de gebruiker. Zonde van het papier en de tijd.

Ook worden op de dag zelf vaak vragen gesteld aan de eventmanager waarvan de antwoorden helder in het draaiboek staan. Dat kan frustrerend zijn, want je gaat ervan uit dat men het draaiboek leest. De praktijk is weerbarstiger.

Enkele tips

-Maak een beknopt draaiboek per discipline, met uitsluitend de informatie die voor hen relevant is. Dat kost misschien wat meer tijd vooraf, maar scheelt veel printwerk. En AI kan je daar uitste-kend bij helpen.

-Houd het kort en overzichtelijk. Professionals houden niet van lange teksten op locatie. Misschien komen er dan ook minder obligate vragen.

-Hang een programmaoverzicht op backstage en/of in kleedkamers. Dat scheelt veel vragen.

-Print alleen wat echt belangrijk is. Het scheelt werk én is duurzamer, want uiteindelijk verdwijnt het toch vaak in de prullenbak.

Zo maak je van een draaiboek geen dik document, maar een krachtig hulpmiddel dat echt bijdraagt aan een soepel en professioneel verloop van je evenement.

René Pouwelse is naast regisseur/showcaller ook docent eventtechniek bij Event Academy. En daar wordt vooral geleerd hoe je events effectief kunt organiseren. Onder meer door een professioneel team samen te stellen en te sturen op hoofdlijnen. En door minder bezig te zijn met inefficiënte processen, foutgevoelige taken en stressvolle planningen.