Janine (onderste rij, derde persoon van links) en haar team.

Een andere ruimte, een aangepast programma of een onverwachte logistieke uitdaging: wie een evenement organiseert, weet dat er altijd iets verandert. Soms komen er zelfs meerdere veranderingen tegelijk. Dat ondervond Janine Meijers-Van der Putten van eventbureau Spark Force One tijdens de organisatie van Gilde Inspireert, het jaarlijkse medewerkersevenement van ROC Gilde Opleidingen.

Fotografie: Minted Media

De samenwerking tussen Spark Force One en ROC Gilde Opleidingen begon relatief recent. Eind 2024 organiseerde Janine Meijers-Van der Putten voor het eerst Gilde Inspireert. Voorheen werd dit evenement intern georganiseerd, maar de organisatie merkte dat het steeds omvangrijker werd. "Logistiek, inrichting, catering, personeel, techniek; er komt gewoon heel veel kijken bij zo'n evenement", vertelt Janine. "Op een gegeven moment is het voor een organisatie prettig om daar een professional met de nodige expertise bij te betrekken."

Via een LinkedIn-bericht kwam het contact tot stand. Een oude bekende bij Gilde Opleidingen zag haar bericht over evenementenorganisatie en nam contact op. Die eerste editie vond uiteindelijk plaats op de eigen locatie van Gilde Opleidingen in Venray, terwijl oorspronkelijk de locatie in Roermond was gekozen. Zelfs toen bleek al hoe belangrijk snel schakelen kan zijn: vier weken voor het event werd de locatie gewijzigd.

"Je moet dan eigenlijk het hele concept opnieuw bekijken", zegt Janine. "De ruimtes in Venray zijn anders, de inrichting moet opnieuw worden bedacht. Dat is een puzzel, maar wel een leuke." Het evenement beviel zo goed dat de organisatie haar begin 2025 opnieuw benaderde voor de volgende editie van Gilde Inspireert.

Locatie in aanbouw

In januari 2025 werd alvast een datum geprikt: 4 december 2025. De tweede editie van Gilde Inspireert zou plaatsvinden op de nieuwe locatie van ROC Gilde Opleidingen in Roermond. Dat bracht een bijzonder uitgangspunt met zich mee: deze locatie was op dat moment nog in aanbouw. "De locatie zou pas in september 2025 operationeel zijn. Toen ik er in mei 2025 voor het eerst ging kijken, was het eigenlijk nog ruwbouw. Maar je ziet dan wel al de contouren van de ruimtes en dan begint het event in je hoofd al vorm te krijgen."

Op basis van die eerste indrukken werkte Janine een offerte uit voor de operationele organisatie, grotendeels geïnspireerd op de editie van het jaar daarvoor. Het idee bleef in grote lijnen hetzelfde: een inspirerende middag voor alle medewerkers van Gilde Opleidingen met workshops en een gezamenlijke afsluiting.

Toen de locatie in september 2025 gereed was, werden de plannen uitgebreid. "Tijdens het locatiebezoek kwam de vraag of we het plenaire gedeelte voor duizend deelnemers in de gymzaal konden houden. Ik begon ter plekke te meten en te rekenen door stappen te tellen, naar zichtlijnen en nooduitgangen te kijken en visualiseerde hoe de ruimte straks gevuld zou zijn met mensen, techniek en meubilair."

Onverwachte wending

Begin november kwam er opnieuw een onverwachte wending. Met nog vier weken te gaan, kreeg Janine een telefoontje van haar opdrachtgever met de mededeling dat de datum van het evenement moest worden verplaatst.

"ROC Gilde Opleidingen wilde het jaarlijkse medewerkersevent combineren met het afscheid van bestuursvoorzitter Peter Thuis. Met 5 februari 2026 als nieuwe datum moesten we eigenlijk opnieuw beginnen. Naast de workshops voor medewerkers kwam er een plenaire bijeenkomst bij met gastsprekers en het afscheid van de bestuursvoorzitter. Tijdens de workshops moest er een aparte receptie worden georganiseerd voor genodigden die specifiek voor dat afscheid kwamen. Dan moet je meteen gaan schakelen met alle leveranciers: catering, techniek, meubilair, aankleding, personeel. Iedereen heeft een planning, zeker in december. Het helpt dan om het positief te brengen: het is geen annulering, maar een verplaatsing en het evenement wordt waarschijnlijk zelfs groter."

Meer ruimte voor beleving

De combinatie met het afscheid bood ook kansen. Het budget werd iets ruimer, waardoor er meer ruimte kwam voor beleving en aankleding. "Dat gaf ons de mogelijkheid om wat meer uit te pakken. Bijvoorbeeld met entertainment bij de ontvangst."

Bij binnenkomst werden de medewerkers ontvangen over een 'levende rode loper', een interactieve ijsbreker die meteen voor de juiste sfeer zorgde. Drie baristastations serveerden verse koffie met een zoete lekkernij. "Docenten drinken veel koffie, maar meestal uit een automaat", lacht Janine. "Dan is zo'n goede barista meteen een mooie start."

Het event begon met de plenaire opening met gastsprekers en het afscheid van de bestuursvoorzitter. Daarna verspreidden de medewerkers van Gilde Opleidingen zich over dertig lokalen voor workshops. Ondertussen vond elders in het gebouw de aparte afscheidsreceptie plaats voor genodigden. Voor deze receptie ontwikkelde Janine een apart programma met culi-tainment in de vorm van live bereide gerechten, van oesters tot gevulde macarons.

Tussen de workshopsessies door zorgde het team voor hapjes, drankjes en logistieke begeleiding. In de centrale hal stond na de workshops een dj klaar voor de gezamenlijke borrel. Ook was er een foodtruck met verse friet. "Dat is een onmisbaar onderdeel van dit event", lacht Janine.

Logistiek puzzelen in een schoolgebouw

De grootste uitdaging zat in de logistiek. "Het evenement vond plaats in een schoolgebouw dat tot vlak vóór het event gewoon in gebruik was. Studenten hadden les tot de dag ervoor, waardoor de meeste ruimtes pas op de dag zelf konden worden opgebouwd. Alleen de gymzaal kon twee dagen eerder worden ingericht. Voor het plenaire gedeelte moesten we daar een vloer leggen en een complete technische installatie bouwen met trussen voor licht, geluid en beeld. Daar hadden we eigenlijk twee opbouwdagen voor nodig. Maar de school wilde de gymzaal tot het laatste moment blijven gebruiken, onder andere voor sporttesten. Op zo'n moment moet je duidelijk advies geven. Ik heb toen gezegd dat ik dat niet zou redden. Uiteindelijk hebben ze dat gelukkig overgenomen. Nadat een dag eerder de vloer al in de zaal was gelegd en de trussen waren gemonteerd, konden de sprekers 's ochtends nog repeteren en soundchecks doen."

Eén ingang voor duizend gasten

De indeling van het gebouw zorgde voor nog een logistieke uitdaging: vrijwel alle materialen en gasten moesten via één ingang naar binnen. Dat betekende dat leveringen, opbouw en ontvangst nauwkeurig moesten worden getimed. "Neem bijvoorbeeld de levende rode loper. Die kost drie uur om op te bouwen. Als je hem te vroeg neerlegt, lopen mensen er al overheen voordat het event begint." Ook alle meubels, barren, glaswerk en decoratie moesten precies op het juiste moment worden binnengebracht. "Ik visualiseer dat soort processen altijd in mijn hoofd. Wie komt wanneer binnen, waar kruisen routes elkaar, waar kan het vastlopen? Als je dat vooraf goed uitwerkt, voorkom je stress op de dag zelf."

Janine regelde een live painter als afscheidscadeau voor de bestuursvoorzitter van ROC Gilde Opleidingen.

Gedetailleerd draaiboek

Alle processen werden vastgelegd in een uitgebreid draaiboek, opgesteld in het softwaresysteem Smart Event Manager. Daarin stond elk detail: van levertijden van leveranciers tot de planning van het horecapersoneel. "Alle teamleiders hadden van tevoren dit draaiboek ontvangen. De techniek wist precies wanneer ze moesten leveren, de chefs wisten wanneer welke hapjes klaar moesten staan. Iedereen werkte vanuit hetzelfde document. Ook de facilitair manager en -medewerkers van Gilde Opleidingen waren goed op de hoogte. Het werkt op de dag zelf heel fijn."

Omdat het team gedurende de dag steeds groter werd en er personen waren met veel verschillende taken gedurende de dag, organiseerde Janine meerdere briefings. Niet één grote uitleg vlak voor het event, maar steeds een korte instructie voor een nieuwe verdeling en de medewerkers die op dat moment begonnen. "Als je iedereen in één keer alles vertelt, onthouden ze het niet. Door per fase te briefen, blijft het overzichtelijk."

Visualiseren en voorbereiden

Terugkijkend ziet Janine het event als een mooi voorbeeld van wat haar vak zo interessant maakt. "Je kunt nog zo'n goed plan maken, maar er kan altijd iets onverwachts gebeuren. Het gaat erom dat je daarop voorbereid bent. Ik loop in gedachten het hele evenement door: wat ziet een gast als hij binnenkomt, waar loopt hij naartoe, waar kan iets misgaan? Als je dat kunt visualiseren, kun je het ook goed organiseren."

Soms moet je opnieuw beginnen. "Je kunt een jaar van tevoren starten, maar als het event vier weken voor de geplande datum verandert, moet je weer flexibel zijn. Dat hoort erbij. Wat dit vak zo leuk maakt, is dat een opdrachtgever voor jouw bedrijf kiest omdat ze vertrouwen in je expertise hebben en je adviezen graag aannemen. Je werkt samen als onderdeel van het eventteam aan een mooi eindresultaat."