In een tijd waarin vergaderzalen steeds vaker worden geboekt als een product en efficiëntie de boventoon voert, vaart evenementenlocatie Mariënhof in Amersfoort een eigen koers. Hier worden de fte's die vrijkomen door efficiënter te werken in de backoffice, ingezet voor meer persoonlijke aandacht op de vloer. Deze ontwikkeling leidt ook tot een uitbreiding van het team, dat zich ontwikkelt tot trotse ambassadeurs van het monumentale pand. Pandbewaarder Pieter Aalbers vertelt over de bewuste keuzes achter deze strategie.

"Vergaderruimtes worden steeds meer een gebruiksproduct", geeft Pieter Aalbers aan. "Mensen vergelijken online prijzen, reviews en vierkante meters om te kijken waar een zaal het goedkoopst is. Als je alleen stuurt op prijs en beschikbaarheid, dan verdwijnt het verhaal, de beleving en de persoonlijke aandacht. En laat dat nu net de kracht van Mariënhof zijn. Dat zien we ook terug in onze reviews: bijna elke reactie gaat niet over de zaal, maar over het bijzondere pand en vooral: de persoonlijke aandacht die onze mensen aan de gasten geven."

Om die persoonlijke aandacht uit te breiden, investeert Mariënhof gericht in technologie en automatisering aan de achterkant. "Vanaf begin 2026 kun je de kleinere vergaderruimten online boeken. Tegelijkertijd worden AI-toepassingen in de backoffice ingezet om processen slimmer te maken. We werken met AI-agents die op basis van onze data helpen voor-spellen: welke boekingen hadden we vorig jaar op deze datum? Kunnen we al ver vooruit beschikbaarheid afgeven voor bepaalde data? Dat scheelt dagen aan uitzoekwerk."

Meer technologie, meer medewerkers

Terwijl automatisering en digitalisering bij veel organisaties vaak leiden tot krimp van het personeelsbestand, groeit het team bij Mariënhof juist in fte's en parttimers. Pieter: "Veel collega's zijn hier begonnen als stagiair en werken nu vast in de keuken, front office of binnen de operationele afdeling. Dat zorgt voor ervaring, continuïteit, een hogere productiviteit én betrokkenheid. Tijdens de drukke maanden keren zelfs oud-medewerkers terug om te helpen. In deze maanden hoeven we nooit uitzendkrachten in te schakelen.

Nog altijd is de gemiddelde leeftijd jong. De mensen op de werkvloer zijn begin twintig. De gemiddelde leeftijd van de leidinggeven ligt onder de dertig en die van het management onder de veertig. Dit alles bereik je alleen als je bewust investeert in mensen en meegaat in bijvoorbeeld de manier waarop zij communiceren, zoals via WhatsApp, Instagram en SnapChat. Door die persoonlijke aandacht aan je medewerkers te geven, creëer je ambassadeurs. De aandacht die zij zelf ontvangen, geven zij door aan de opdrachtgevers. En dat leidt tot klinkende reviews."

Mensen in de hoofdrol

Vanaf 2026 gaat Mariënhof Amersfoort nog een stap verder: dagelijks wordt er iemand uitgeroosterd die zich als gastheer of gastvrouw volledig richt op ontvangst en beleving. "Iemand die ruimte heeft om mensen te verwelkomen, gedag te zeggen, om verhalen te vertellen en rondleidingen te geven. Het pand is immers bijna 550 jaar oud en heeft een rijke geschiedenis, maar die komt niet altijd goed over via de displays met informatie die we in de verschillende ruimtes hebben. Terwijl gasten heel nieuwsgierig zijn naar de locatie en bijvoorbeeld in de pauze graag meer willen horen. Een leuk verhaal over een bepaald soort metselwerk of wat wij doen om te verduurzamen, geeft veel meer context. Om alle verhalen nog meer door te geven, gaan we samen met de studenten van de Kunstacademie een tekenfilm over de geschiedenis van het pand ontwikkelen."

Van luisteraar naar adviseur

Ook binnen het verkoopteam ziet Pieter hoe de medewerkers zich ontwikkelen. "Waar ze in het begin van hun carrière vooral luisteren naar de opdrachtgever en hun wensen wat meer een-op-een uitvoeren, vragen ze gaandeweg juist door. Bijvoorbeeld naar de reden waarom er tot een bepaalde tijd wordt nageborreld of waarom er per se een podium moet komen. We nodigen opdrachtgevers dan ook juist van harte uit om langs te komen zodat ze de sfeer kunnen proeven en wij goed kunnen adviseren, met als doel om samen het event kunnen creëren. We willen bijvoorbeeld graag weten welke sessies en activiteiten er worden georganiseerd, zodat we daar met de juiste subruimte(n) op kunnen aansluiten. Onze medewerkers denken dus mee, ook als dat betekent dat we hier onder aan de streep minder aan verdienen. Je staat naast de opdrachtgever, niet ertegenover. En dat voelt men."

Eerlijkheid over de beschikbaarheid hoort daar ook bij. "Als we nog geen beschikbaarheid voor een bepaalde datum kunnen afgeven, dan zeggen we dat eerlijk. We kijken dan samen welke andere datum of maand mogelijk is, of vragen of we over twee maanden contact kunnen opnemen wanneer er meer duidelijkheid is. We kunnen ook meedenken over een andere geschikte locatie. Die transparante houding wordt gewaardeerd."

Bewuste keuze

Investeren in fte's, persoonlijke aandacht voor medewerkers en eerlijke en transparante communicatie leiden bij Mariënhof dus tot tevreden opdrachtgevers. "Persoonlijke aandacht is bij ons een bewuste keuze, een strategie. Wij geloven echt: als je goed voor je mensen zorgt, zorgen zij goed voor je gasten. En dat voelt iedereen. Automatisering en de inzet van AI maken ons niet afstandelijk, het geeft ons juist de kans om nog persoonlijker te worden."

www.marienhof.nl