De feestelijke opening van een spoorwegonderdoorgang lijkt eenvoudig om te organiseren. Maar met slechts vijf weken voorbereiding, een bouwplaats die op de ochtend zelf nog in oplevermodus stond én een risicowedstrijd de avond ervoor, blijkt dat een event nooit zomaar een event is.

Fotografie: Laurens Eggen

De constant gesloten slagbomen van spoorwegovergang Vierpaardjes vlakbij het treinstation van Venlo zorgden jarenlang voor grote ergernissen, ook bij eventorganisator Boy Haenen. "Er kwamen gemiddeld acht treinen per uur langs. Ik heb daar zelf ook heel vaak stilgestaan. Gemeente Venlo besloot deze spoorwegovergang te renoveren tot een spoorwegonderdoorgang. Deze onderdoorgang moest op 1 november 2025 officieel worden geopend. Op aanraden van de evenementencoördinator van de gemeente Venlo, benaderde de projectgroep van de spoorwegonderdoorgang mij met de vraag of ik de organisatie van de feestelijke opening op me wilde nemen. Eigenlijk had ik vanwege een geplande vakantie en de voorbereidingen voor mijn eigen evenementen geen tijd. Maar je wil ook niet op basis van één telefoontje een event laten gaan. Bovendien zijn er in de regio wel professionele partijen, maar niet veel mensen die de gehele organisatie van een event kunnen verzorgen."

Concreet idee

Tijdens het eerste gesprek op 1 september werd ook nog eens duidelijk hoe krap de planning was. "Na mijn vakantie zou ik effectief nog vijf weken hebben. Gelukkig lag er al een concreet idee: een stoet van vijftig bijzondere voertuigen als openingshandeling. Daarmee win je tijd omdat je al meer richting de organisatorische fase zit. Wel heb ik enkele accenten toegevoegd, waaronder twee slagbomen die door de burgemeester, een gedeputeerde en de wethouder symbolisch voor altijd geopend zouden worden."

Breed netwerk

Nog vóór zijn vertrek zette Boy de belangrijkste lijnen uit zoals het verkeersplan, de verkeersregelaars, de vergunningen en het reserveren van de tent, meubilair en catering. "Als ik dat had laten liggen, had ik het niet gered. Gelukkig heb ik een breed netwerk in de regio en kon ik goed inschatten welke leveranciers ik het beste kon benaderen. Ook het aanvragen van een evenementenvergunning is voor mij relatief eenvoudig. Ik doe dit al jaren voor mijn eigen b2c-evenementen in de stad en weet precies welke informatie je moet aandragen. Hetzelfde geldt voor de KLIC-melding, waarbij je checkt of en waar er in de grond leidingen liggen. Gelukkig bleek dat we de tent voor de feestelijke opening op het beoogde terrein gewoon met lange haringen konden verankeren. Anders hadden we met betonblokken moeten werken, en die had je dan moeten bedekken vanwege de uitstraling."

Communicatiebureau

De communicatie rondom de voortgang van het bouwproject lag bij een communicatiebureau. Dit bureau deed via de lokale media ook de oproep voor de deelnemers aan de stoet met de bijzondere voertuigen. "Er kwamen bijna honderd aanmeldingen. De selectie deed ik samen met de projectgroep. Daarbij hebben we gekeken hoeveel ruimte we konden gebruiken om die stoet op te stellen. Want daarvoor moesten we ook weer verschillende straten in de wijk afsluiten, terwijl de aanleg van de spoorwegonderdoorgang de afgelopen jaren al een flinke impact had gehad. Het communicatiebureau verzorgde ook de plattegronden om bezoekers te informeren waar ze konden staan en waar ze de fiets konden parkeren, en voor de deelnemers aan de verkeersstoet waar ze zich mochten opstellen. Dat heeft mij heel veel tijd gescheeld. Overigens heb ik op diverse momenten in het organisatieproces - waaronder tijdens de selectie van de voertuigen - bewust de vrijheid genomen om snel knopen door te hakken, om te voorkomen dat we te veel tijd zouden kwijtraken. Verder kon ik gelukkig makkelijk schuiven in mijn agenda en waren ook de leden van de projectgroep flexibel in hun planning om tussentijds digitaal de voortgang te bespreken."

Planning

In de laatste twee weken voor de opening gaf de voortgang van de bouw nog meer tijdsdruk. "Door de regenval liepen de asfalteringswerkzaamheden uit, waardoor er de nacht voor de opening nog hard werd doorgewerkt. We wilden op de dag voor de opening 's ochtends de tent opbouwen, maar de bouwlocatie waar de tent kwam te staan was nog niet helemaal vrij. Dus liep onze planning voor de opbouw ook uit. Gelukkig waren de leveranciers heel flexibel en was er koffie en vlaai. Op de dag van de opening zelf werden pas om 06.00 uur de laatste strepen op het wegdek gezet. Toen moesten we in drieënhalf uur de laatste details oppakken zoals het bouwen van de fietsenstallingen, het plaatsen van de dranghekken voor het publiek en het opstellen van de slagbomen."

Naast uitlopende werkzaamheden, was er de avond vóór de opening een risicowedstrijd van VVV-Venlo tegen Vitesse in het nabijgelegen Seacon Stadion - De Koel -. "De politie wilde de rotonde die toegang geeft tot de spoorwegonderdoorgang, tijdelijk openstellen om de supporters van het voetbalstadion richting het treinsta-tion te leiden. Onder begeleiding van de politie ging er gelukkig niemand richting Vierpaardjes."

Symbolische opening

Uiteindelijk kon de feestelijke opening zonder problemen plaatsvinden. Eerst werden ruim honderd genodigden - waaronder bestuurders, projectpartners, aannemers, buurtvertegenwoordigers - ontvangen in een feesttent met koffie en petit fours met het logo van Vierpaardjes. Na de symbolische opening van de slagbomen volgde het publieke moment: de stoet van vijftig bijzondere voertuigen - van Dafjes tot oude brandweerwagens, ambulances en politiewagens - die langs de route trok en een aantal maal via de spoorwegonderdoorgang reed. Twee mensen gekleed als bouwvakker met oranje hesje en helm reden met kruiwagens met frisdrank rond en deelden dit uit aan het publiek. "Het regende flink, dus we waren benieuwd hoe druk het zou worden. In plaats van enkel geïnteresseerden uit de wijk, kwamen er duizend mensen uit de stad naar de stoet kijken. Vanwege de regen had ik bewust een tent met zijwanden en een houten vloer geregeld, zeker omdat je op een bouwplaats met modder en zand staat. De hoogwaardigheidsbekleders hebben we allemaal met paraplu's ontvangen vanuit de auto."

Externe factoren

Boy kijkt tevreden terug. "Als eventorganisator heb je ook bij de feestelijke opening van een spoorwegonderdoorgang met diverse externe factoren te maken die je niet altijd in de hand hebt. Maar uiteinde-lijk was de opeening geslaagd en kunnen de inwoners van de wijk nu veel sneller bij hun bestemming komen."