Het organiseren van een goed event is topsport, zeker als het niet je dagelijkse werk is. Ook het organisatieteam van het Women & Business Event zoekt naar manieren om te blijven verbeteren. Biedt het Event Canvas uitkomst?

Fotografie: Jennifer van Wissing

Het Event Canvas is een methodiek waarmee je events kunt ontwerpen die gedragsverandering bij de deelnemers bewerkstelligen. Grondleggers Ruud Janssen en Roel Frissen werden bij het ontwikkelen van de methodologie geïnspireerd door het Business Model Canvas. Event Design Collective verzorgt adviestrajecten om evenementen beter in te kunnen zetten als middel om verandering te bewerkstelligen. In Nederland is Ingrid Rip een zeer fanatieke ambassadeur van de Event Canvas methodologie. In Meeting Magazine heeft zij al vele malen geschreven over de voordelen die het canvas kan bieden.

Women & Business Event

Wat kan het Event Canvas voor het Women & Business Event betekenen? Dit event werd in 2024 en 2025 door een bevlogen team binnen Van Munster Media (de uitgeverij van onder andere Meeting Magazine) georganiseerd. Het event richt zich op vrouwelijke ondernemers en vrou-wen in een hogere managementpositie. De organisatie van de eerste twee edities vond plaats in een relatief korte periode. Deze edities bevatten sterke elementen, maar ook onderdelen en aspecten in het organisatieproces die voor verbetering vatbaar zijn. Op strategisch niveau kunnen er nog stappen worden gezet en dat is wat Ingrid met deze sessies wil bewerkstelligen. Samen met andere collega's vorm ik het designteam dat aan de sessies zal deelnemen.

In de startblokken

Uiteraard gaat er aan de eerste sessie huiswerk vooraf. Ingrid vraagt mij en mijn collega's om zelf alvast na te denken over onze wensen en mogelijke verbeterpunten voor het event vanuit het deelnemersperspectief. Terwijl ik de resultaten van de laatste deelnemersenquête doorspit, kom ik al zeer bruikbare feedback tegen. Ik merk bij mijn collega's dat zij al half in de startblokken staan en het liefst zo snel mogelijk aan de slag gaan met de organisatorische zaken. Ook is er een zekere onrust, want we weten van voorgaande jaren dat het organiseren van een event veel tijd en energie kost. Maar als je het goed wilt doen, heb je eerst een strategie en een raamwerk nodig.

Doelgroepen bepalen

Tijdens de eerste sessie kijken mijn collega's en ik naar het overkoepelende doel (dat wat alle belanghebbenden met elkaar gemeen hebben, dat voor allen geldt) en de stakeholders. Hieruit blijkt dat we ons eigenlijk primair richten op twee verschillende doelgroepen binnen de stakeholdergroep deelnemers: de ervaren en de onervaren vrouwelijke beleidsmakers die op hoger niveau in een bedrijf of organisatie opereren. Op basis van deze eerste stap bepalen we de drie belangrijkste belanghebbenden: het eventteam binnen Van Munster Media, en de ervaren en de onervaren vrouwelijke beleidsmakers. Vervolgens analyseren we onder begeleiding van Ingrid op grote A0-canvassen aan de muur de verschillende stakeholders. We brainstormen hardop en op gekleurde post-its schrijven we elementen van hun persona's, hun takenpakket, hun wensen en verlangens en hun pijnpunten. De verschillende vlakken op de A0-vellen raken steeds meer bedekt met gekleurde post-its.

Vervolgens kijken we hoe het Women & Business Event op die aspecten kan inspelen. Oftewel: wat maakt het event de moeite waard voor mijn collega's om het te organiseren, en voor de vrouwelijke deelnemers om een hele dag in het event te investeren. Terwijl we hardop onze bevindingen rondom de stakeholders samenvatten, filmt Ingrid de onderdelen zichtbaar op de Event Canvassen mee. Ook spoort Ingrid ons aan om alvast concrete ideeën in te brengen om het event te verbeteren. Deze ontstaan tijdens het proces automatisch, en als je ze niet meteen opschrijft, worden ze vergeten. Deze worden in de zogenoemde Idea Quarantine geplaatst.

Basis uit het oog

Tijdens deze sessie merk ik hoe belangrijk het is om de basis op orde te hebben en hoe voor de hand liggend die basis is. Maar ook hoe makkelijk die basis uit het oog raakt verloren wanneer je al vanaf het begin de druk van de logistieke en organisatorische planning voelt. Die logistieke en organisatorische planning is bovendien veel concreter en makkelijker uitvoerbaar dan het uiteenzetten van het strategische kader. Zeker als je - heel herkenbaar - 'het erbij moet doen' en ook nog een takenpakket met deadlines te vervullen hebt.

Stakeholders bevragen

Na de eerste sessie werkt Ingrid de drie Stakeholder Alignments uit in het online samenwerkingsplatform Mural. De link ontvangen we de volgende dag al. In Mural vinden we fases van de Event Canvas methodologie terug, onderverdeeld in verschillende vellen en tekeningen. Ingrid geeft de opdracht om de samenvattende video's over de stakeholders of de transscripties hiervan voor te leggen aan enkele stakeholders en feedback te vragen. Ook spoort ze ons aan om met meer ideeën te komen voor de Idea Quarantine.

De volgende sessie staat anderhalve week later gepland, dus we moeten aan de bak. Ik vraag een deelneemster aan de eerste editie van het event naar haar feedback. Daaruit blijkt dat de sessies qua kennisniveau niet goed aansloten bij haar verwachtingen. De uitvoering - waaronder de locatie, de modeshow en de standhouders - vond zij daarentegen wel passen bij haar verwachting van een high class event. Ook besluit ik om een collega om advies te vragen die zijdelings bij de organisatie van de eerste editie betrokken is geweest. Enerzijds bevestigt ze de vermoedens en ideeën die al uit de eerste sessie kwamen. Anderzijds komt ze ook met goede invalshoeken voor thema's en concrete uitwerkingen voor het event. Samen komen we tot de conclusie dat die thema's en uitwerkingen voor beide doelgroepen interessant zijn.

Tweede sessie

De tweede sessie vindt plaats via Zoom. De insteek van deze sessie is om nieuwe ontwerpen voor het event te ontwikkelen, die tegelijkertijd handen en voeten bieden voor het doorontwikkelen van het event op lange termijn. Eerst vat Ingrid de vorige sessie samen en lopen we de driestakeholders door die we hebben geanalyseerd.

Dan gaan we hardop brainstormen hoe het event er op de dag zelf uit zou kunnen zien, een zogenaamd prototype. Ingrid benadrukt daarbij dat aandacht voor zowel het educatieve ontwerp als de belevingskant van een event belangrijk is. Het moet dus zowel inhoudelijk als op ervaring en belevenis kloppen. Het is grappig om te horen dat iedereen binnen een team een eigen rol pakt en op verschillende punten de focus legt. Waar de één vooral op strategisch- en programmaniveau bezig is, komt de ander met de meest creatieve ideeën voor de praktische uitwerking. Ingrid geeft later ook aan dat een team-grootte van vijf tot zeven heel geschikt is, juist omdat je dan die verschillende invalshoeken bij elkaar brengt.

Uiteindelijk komen we met een basis voor een overkoepelend thema, passende sprekers en een interactievere invulling van het programma. Daarmee gaan we de komende maanden aan de slag. Opnieuw merk ik dat mijn collega's tijdsdruk ervaren en het liefst zo snel mogelijk met de organisatorische zaken aan de slag gaan.

Niet rendabel

Na de sessies komen mijn collega's en ik bij elkaar om het vervolg te bespreken. Ik vermoed dat, als we de sessies met Ingrid niet hadden gedaan, dit gesprek pas op een later moment had plaatsgevonden. Met diverse deadlines en de dagelijkse werkzaamheden, was het voorafgaand aan de eerdere edities lastig om er echt goed tijd voor vrij te maken. Ook ben ik benieuwd of de organisatorische kant nog even op de achtergrond blijft, of dat we toch net als voorgaande jaren meteen in actie komen. De sessies hebben ons doen beseffen dat het beter is om tijd in de vorm van fte's te investeren in het event in plaats van het erbij te doen. Want dan kun je de punten die uit de sessies naar voren zijn gekomen goed oppakken. Maar omdat die fte's ten koste gaan van andere taken en we met het event net quitte draaien, is dat helaas niet rendabel.

Hoewel dit een conclusie is die we liever niet hadden getrokken, is het waardevol dat de sessies met het Event Canvas ons de inzichten en handvatten heeft gegeven om tot deze eerlijke en onderbouwde conclusie te komen.

Uitkomsten als uitgangspunt

Wij laten voor nu de plannen voor een derde editie even op tafel liggen, maar deze verdwijnen zeker niet in de la. En wanneer we meer ruimte hebben om aan de slag te gaan, kunnen we de uitkomsten van het Event Canvas als uitgangspunt gebruiken. Enerzijds zijn we opgelucht, want we weten nu dat de berg werk die op ons afkwam weer wat verder aan de horizon ligt. Anderzijds hoop ik dat we volgend jaar het event weer oppakken, want eerlijk is eerlijk: bij het organiseren van een event kan de weg ernaartoe vol met hobbels liggen, maar niets is zo tof als op de dag zelf in de flow zitten en na afloop terugkijken op een tof event dat daadwerkelijk gedragsverandering tot gevolg heeft gehad, met tevreden en enthousiaste stakeholders als ambassadeur tot gevolg.