De capaciteit, veelzijdigheid en centrale ligging van Koninklijke Jaarbeurs in Utrecht behoeven nauwelijks nog introductie. Er valt echter genoeg te vertellen over hoe Nederlands bekendste locatie op het gebied van congressen, beurzen en evenementen inspeelt op de ontwikkelingen in de markt, met slimme combinaties en aandacht voor duurzaamheid en internationalisering. Gemotiveerde accountmanagers met passie voor hun vak staan klaar om organisatoren te begeleiden en inspireren.

Tekst: Aart van der Haagen

"De congresmarkt groeit nog steeds en ook na de coronatijd stellen we vast dat fysiek samenkomen binnen de maatschappij heel belangrijk blijft, ondanks het succes van online vergaderen", aldus Jeroen van Hooff, CEO van Jaarbeurs. "Met name voor gezelschappen van circa vijftig tot vele duizenden personen, die zich vakinhoudelijk willen verdiepen en de verbinding met elkaar zoeken op een locatie die dat kan faciliteren. Daarbij doet de factor tijd, beter gezegd de schaarste daaraan, zich in toenemende mate gelden. Wij zien dat steeds meer organisatoren de mogelijkheden van onze multifunctionele locatie met meer dan vijftig zalen - inclusief het aansprekende Beatrix Theater - en tien hallen optimaal benutten door te kiezen voor een meeting met break-outsessies of een combinatie van een congres of andere bijeenkomst met een beurselement. Bijvoorbeeld een ledenvergadering van een vakvereniging in de ene zaal en daaraan gekoppeld een aantal standjes in een aangrenzende ruimte. Zo integreer je veel content in een evenement en hoeven mensen maar één keer ruimte in hun agenda te reserveren om deelgenoot van dit alles te zijn."

Gevoel van welkom

Tijdwinst wordt automatisch geboekt door de gunstige ligging van Jaarbeurs midden in Nederland en de bereik-baarheid, op steenworp afstand van NS-station Utrecht Centraal. "Van oudsher een sterke pijler, die zijn waarde des te meer bewijst binnen de internationalisering van de markt”, meent Jeroen. “Denk aan gezelschappen die reizen via het spoor vanuit het buitenland en vanaf de Nederlandse vliegvelden.” Dat stukje gemak geeft een gevoel van welkom, net als de inspanningen die het team van Jaarbeurs samen met organisatoren verricht om het de gasten comfortabel te maken. “Bijvoorbeeld het weergeven van een QR-code aan het begin van een presentatie, die leidt naar een app om de boodschap van de spreker realtime te vertalen. De markt kijkt steeds kritischer naar faciliteiten om het gebruik laagdrempelig te maken. Plug-and-play is een doorslaggevende factor. Om die reden verzorgen wij steeds meer zaken in eigen beheer, zoals audiovisuele technologie met een professionele aansturing en schaalbaarheid, decoratie en catering.”



Verdienste van accountmanagers

Niet voor niets is Jaarbeurs in Utrecht door het publiek tweemaal uitgeroepen tot Beste Congreslocatie van het Jaar en scoort de gebruikerstevredenheid volgens Feedback Company gemiddeld een 8,3. Jeroen beschouwt dat in grote mate als een verdienste van de accountmanagers. “De opdrachtgever weet zich verzekerd van één aanspreekpunt. Een professional die op alle vlakken begeleiding en ondersteuning biedt, wat extra prettig is voor organisatoren die minder ervaring hebben. Onze collega’s kennen de do’s en don’ts, inspireren en delen tips uit de congreswereld, bijvoorbeeld op het gebied van belichting en kleurgebruik. Zo leent geel zich goed om mensen bij de les te houden en werkt groen ontspannend, wat helpt bij een bijeenkomst waar iedereen gehoord moet worden. Kwaliteit is kleur bekennen. We komen proactief met ideeën, zoals hoe je tijdens een pauze de interactie stimuleert. De kracht van onze accountmanagers ligt in de combinatie commerciële expertise en organisatie van evenementen, waarbij zij actief met de klanten meedenken. Goed doorvragen staat centraal in het eerste contact met de organisator. Binnen ons team hebben we zelfs branchespecifieke experts, die exact weten wat er in de markt speelt en zich verdiepen in wat de sector verlangt. Zo vertegenwoordigt accountmanager Corry Neggers Jaarbeurs als gecertificeerde HealthCare Venue, met daaromheen een netwerk van 40.000 zorgprofessionals.”



Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Het thema duurzaamheid staat hoog op de agenda bij Jaarbeurs. “We vinden dit zo belangrijk, dat we 6 en 7 oktober samen met Carbon Data Europe en MVO Nederland zelf de ESG Days organiseren, waar alles draait om maatschappelijk verantwoord ondernemen”, vertelt Jeroen. “Wat MVO betreft doen we zelf ons best om op vele fronten het goede voorbeeld te geven. We werken samen met de Spelderholt Academie, die jongeren met een beperking kansen geeft om te leren en zich in het arbeidsproces te ontwikkelen. Onze klanten kunnen ervoor kiezen om deze mensen te laten inzetten in de horeca. Qua catering nemen we sowieso onze verantwoordelijkheid door bewuste keuzes te maken in de ingrediënten en niet alleen naar vegetarische alternatieven te kijken, maar ook een speerpunt te maken van het terugdringen van voedselvoorziening. Mede dankzij AI-technologie kunnen we consumentengedrag voorspellen en zodanig inkopen dat we zo min mogelijk hoeven weg te gooien.” Het is duidelijk dat Jaarbeurs als internationaal bekende en gewaardeerde locatie op het gebied van congressen, beurzen en evenementen niet op zijn lauweren rust, maar juist voortdurend met de markt meebeweegt. 

www.jaarbeurs.nl