Als congresorganisator heb je te maken met drie grote uitdagingen; het inhoudelijke programma, de logistieke organisatie en de financiën van een congres. Wat betreft het laatste aspect kan het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) de financi?le drempel verlagen. Zonder addertjes onder het gras, benadrukt projectleider Paul Gruijthuijsen.

Het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) biedt binnen- én buitenlandse congresorganisatoren die een congres in Nederland organiseren, ondersteuning van de voorfinanciering door middel van een kosteloze, rentevrije lening en een financiële garantstelling zonder premie. "Als congresorganisator zijn je inkomsten afhankelijk van sponsorgelden en het aantal betalende deelnemers. Het VGF is opgericht om met name een stuk onzekerheid weg te halen bij dat laatste aspect."

Ook voor buitenlandse organisatoren

Ondanks het feit dat het fonds alleen al in de afgelopen elf jaar meer dan twee-honderd aanvragen ontving, zijn er toch nog wat onbekendheden rondom het VGF. "Wat veel congresorganisatoren en verenigingen met een in-house congresorganisatiebureau in het buitenland bijvoorbeeld niet weten, is dat ook zij een beroep kunnen doen op het VGF wanneer zij een congres in Nederland gaan organiseren. Daarom zijn we dit jaar met een LinkedIn-campagne begonnen die zich richt op deze buitenlandse doelgroepen. Deze boodschap verkondigen we natuurlijk ook tijdens onze jaarlijkse deelname aan de internationale vakbeurzen IMEX en IBTM. Verder bezoek ik internationale bijeenkomsten zoals het Associations World Congress in Hamburg, dat eind juni plaatsvond. Ten slotte ga ik namens het VGF de banden aanhalen met internationale PCO's zoals een MCI, AIM Group, International Conference Services, Interplan, Kenes, CPO Hanser en vakvereniging IAPCO."

Geen addertjes

PCO's die het VGF wél kennen, zien in dat de lening en de garantstelling zeer aantrekkelijke regelingen zijn. Wellicht te aantrekkelijk? "Congresorganisatoren denken soms dat er een addertje onder het gras zit wanneer zij gebruik willen maken van het VGF. We zijn echter een non-profit organisatie zonder commerciële belan-gen. Ons doel is om de BV Nederland te ondersteunen, want indirect levert elke internationale congresdeelnemer een economische impuls op van rond de 1000 euro. Dat doen we met vermogen dat aan ons ter beschikking is gesteld en door ons gecontroleerd wordt belegd, beheerd en toegewezen. Om gebruik te kunnen maken van onze ondersteuning, moet je aanvraag wel aan bepaalde eisen voldoen.

Welk bedrag je voor de lening en/of de garantstelling van ons ter beschikking krijgt gesteld, hangt onder andere af van je begroting. Het toekennen van bedragen is dus altijd maatwerk. Ook verwachten we dat op het moment dat er inkomsten binnenkomen vanuit de deelnemersgelden en/of sponsorgelden, je de lening terugbetaalt vóórdat het congres gaat plaatsvinden."

In dat laatste zit een groot verschil met de stimuleringsfondsen die sommige grote steden in Nederland ter beschikking stellen. "Als congresorganisator kun je daar ook gebruik van maken, mits het onderwerp van jouw congres bijvoorbeeld aansluit bij de politieke agenda van de stad, regio of provincie. In tegenstelling tot de lening en garantstelling van het VGF, mag je het geld van deze fondsen houden en min of meer naar eigen wens en inzicht besteden. Het VGF staat compleet los van dergelijke fondsen. Het bijzondere is dat Nederland het enige land is dat een regeling zoals het VGF biedt. Daarin hebben we echt een streepje voor op andere landen."

www.vgfholland.nl