IMA International Management Assistants is de internationale associatie en het netwerk voor managementondersteuners. De huidige beroepsvereniging komt voort uit de voormalige Europese associatie voor directiesecretaresses (EAPS). Met achttien groepen in Europa en één in Zuid-Afrika richt IMA zich naast netwerken op de persoonlijke en professionele ontwikkeling van haar leden. Daarnaast is de vereniging aangesloten bij de wereldwijde koepelorganisatie WAA, die met de Global Skills Matrix een internationale leidraad biedt voor de voortdurende ontwikkeling van het vak.

Tekst: Monica Rijpma - Fotografie: Sandra Hassing, bestuurslid IMA Nederland

De functie van een management assistant (MA) of personal assistant (PA) is, net als die van een meetingplanner, grotendeels ondersteunend en achter de schermen. In de afgelopen decennia hebben digitale innovaties de rol van de MA ingrijpend veranderd. Met de opkomst van AI is deze transformatie in een stroomversnelling geraakt. Wat ooit een puur secretariële functie was, heeft zich ontwikkeld tot een administratieve ondersteuningsrol, waarin de MA steeds vaker een strategische spilfunctie binnen het managementteam vervult. Een effectieve MA kan het verschil maken en fungeert als de rechter-hand van leidinggevenden. Hun werk blijft vaak onzichtbaar, maar vormt de ruggengraat van elke organisatie.

Verhoogde productiviteit door AI Mastery

Het thema van deze 28ste IMA International Trainingdag was AI Mastery for Management Assistants: Unlock Your Productivity Superpowers. Het evenement in Rotterdam was al maanden van tevoren uitverkocht. Bij de deelnemers was slechts één van de Duitse leden een man. De grote delegatie uit Nederland was 100% vrouwelijk, net zoals de deelneemsters uit alle Europese groepen en Zuid-Afrika.

Fiona Young, een in Londen woonachtige Amerikaanse en oprichter van het IT-trainingsbedrijf Carve, nam de aanwezigen mee in een diepe duik in de digitale wereld. Speciaal voor deze gelegenheid ontwikkelde ze een presentatie en interactieve workshop waarin de 150 deelnemers verschillende AI-tools konden ontdekken en uitproberen.

De training werd aangekondigd als baanbrekend - en dat bleek geen loze belofte. Tijdens de sessies kwamen technieken en apps aan bod die met name de repetitieve administratieve taken aanzienlijk kunnen verlichten. Hierdoor blijft er meer tijd over voor strategische en analytische taken waarbij de expertise van de MA optimaal tot zijn recht komt.

Janine Maas en Helen Monument

Praktische AI-voorbeelden

Young illustreerde de impact van AI met concrete voorbeelden uit de praktijk. Zo demonstreerde ze hoe snel een MA met behulp van AI een last-minute oplossing kan vinden voor wijzingen die steevast voorkomen in de goeddoordachte agendaplanning. Bijvoorbeeld een geschikt restaurant vinden op loopafstand van een hotel in een onbekende stad wanneer de CEO onver-wacht een meeting heeft. Door slimme prompts zoals reservering mogelijk, rustig, vegan menu beschikbaar, discreet, maximaal vijf minuten lopen, parkeermogelijkheden aanwezig, genereerde AI binnen tien seconden een shortlist van opties. Een ander voorbeeld dat veel bijval kreeg, was het geautomatiseerd verwerken van onkostennota's. Met slechts een foto van bonnetjes werden uitgaven moeiteloos omgezet naar een overzichtelijke lijst met correct gecategoriseerde kostenposten. Young liet ook zien hoe AI kan helpen bij verslaglegging. Ze transformeerde haar eigen lezing, inclusief PowerPoint-beelden en interactieve momenten, in een mum van tijd naar een gestructureerde samenvatting in podcastformaat.

Voor de lunch werd de creativiteit van de deelnemers nog even geprikkeld. Met behulp van AI-app SUNO creëerde elke tafel een lied ter ere van het vijftigjarig jubileum van IMA Nederland. Dit resulteerde in een reeks energieke songs, die op een playlist zullen belanden. Het winnende nummer zal tijdens de jubileumviering in juni ongetwijfeld de dansvloer in Groningen laten trillen.

Vakkennis en inspirerende ontmoetingen

Tijdens de pauzes konden deelnemers de stands van zes partners bezoeken, die relevante diensten aanbieden voor IMA-leden. Natuurlijk was het Rotterdam Hilton vertegenwoordigd, met extra rondleidingen langs de zalen en faciliteiten. De grote zaal waar de training plaatsvond met zijn markante glas-in-lood raam en uitstekende akoestiek, vormde een indrukwekkend decor voor de dag.

Bij de stand van Pipescribe gaf Managing Director Alexander Stöger uitleg over hun tool, waarmee zowel online als offline notities kunnen worden omgezet in rapportages en geluidsopnames. Arno Noteboom vertelde een stand verder hoe iBabs een soortgelijke AI-oplossing biedt voor het verwerken van notulen, agenda's en planningen. Ook Lucy Brazier, schrijfster van The Modern Day Assistant en IMA-partner was aanwezig om ruchtbaarheid te geven aan haar boek. Haar bijdrage aan het vak werd in haar thuisland erkend met de Orde van het Britse Rijk, waardoor ze nu OBE achter haar naam mag dragen. Jan Budel van Egencia en Barbara Susan van Leonardo Hotels vertegenwoordigde hun diensten.

Alle deelnemers droegen Delftsblauwe lanyards van sponsor Royal Delft, waar deelnemers van de buitenlandse delegaties op vrijdag hadden genoten van een bezoek om te ontdekken hoe de beroemde keramiek wordt gemaakt.

Duurzaamheid is, net als bij meetingplanning, een belangrijk thema binnen IMA. Simon Speelman, medeoprichter van Blooms out of the Box, presenteerde bij zijn stand alternatieven voor het traditionele bloemen geven. Bloemen als geschenk - zoals voor een spreker - blijken niet altijd praktisch. Daarom biedt Blooms out of the Box duurzame alternatieven, zoals dozen met plantjes die gemakkelijk meegenomen kunnen worden of kleine doosjes met viltbloemen als symbolisch tuintje.

Stilstaan is achteruitgaan

De rest van de middag stond in het teken van AI-tools, promptsheets en concrete casestudies. Claude, iBabs en Pipescribe zijn slechts enkele van de programma's en apps die voor de moderne MA snel onmisbaar zullen worden. Het motto is duidelijk: stilstand betekent achterstand. Deelnemers testten de tools zelf en ontdekten hoe gebruiksvriendelijk en efficiënt ze zijn.

Voorafgaand aan de trainingdag vond de jaarlijkse IMA Global Council Meeting plaats, waarbij alle groepen vertegenwoordigd waren. Julia Schmidt, Executive Vice Chair van IMA Global, benadrukte het belang van het werven van nieuwe leden. Daarom is er de afdeling Young Professionals, gericht op vakkennis en professionalisme, niet op leeftijd. In Nederland leidt Nicole Breunissen deze divisie, die met webinars en meetings nieuwkomers helpt hun weg te vinden.

Helen Monument, ervaren coach en bestuurslid van IMA Nederland, onder-streept de kracht van het IMA-netwerk: de steun, het begrip en de verbondenheid tussen leden zijn onmisbaar. Zij zet zich vrijwillig in voor de community, net zoals de andere bestuursleden en teamleden. Zij benadrukt dat de return on investment groot is: "Onze rol evolueert mee. Administratieve taken worden door AI overgenomen, waardoor onze strategische en analytische vaardigheden belangrijker worden dan ooit."

Janine Maas, voorzitter van IMA Nederland, beaamde dit. "Deze dag weerspiegelt de missie van IMA mooi. Die missie is verbinding en betrokkenheid scheppen voor collega's binnen de groepen en over de grenzen heen, en onze leden in staat stellen om uit te blinken. Het draait bij IMA om ontwikkeling op persoonlijk en vaktechnisch gebied en de mogelijkheid om je (inter)nationale netwerk snel uit te breiden. Bij trainingen en congressen is Engels de voertaal vandaar het motto 'We connect and engage peers and empower our members to excel'. Behalve de Global Young Professional en WA-Alliance Ambassadeur, heeft IMA Nederland onlangs een Entrepreneurs groep opgericht. Met dit platform krijgt de freelance managementassistent de gelegenheid om zich in het specifieke netwerk van freelancers aan te sluiten, over actuele zaken mee te praten en op de hoogte te blijven van diverse ontwikkelingen." Tot slot meldde Janine dat het een bijzonder jaar is voor IMA Nederland, dat dit jaar haar vijftigjarig jubileum viert. Iets om trots op te zijn!

Een onvergetelijke dag

De 28ste IMA Internationale Trainingdag vormde een inspirerend voorbeeld van de impact van dit netwerk. Vanaf de hartelijke begroetingen bij aankomst tot de waardevolle ontmoetingen en workshopsessies, steeds straalde de oprechte interesse, open-heid en aandacht voor elkaar van de deelnemers en het evenement af. Dit is vrouwenpower in actie.