Het is nog maar krap vijf jaar geleden dat we in de meeting- en eventbusiness werden geconfronteerd met Covid. Voor veel mensen stond de wereld plotseling stil. De evenementenbusiness kwam in elk geval tijdelijk tot stilstand. Maar - zoals deze branche in elkaar zit - er werden oplossingen bedacht en nieuwe initiatieven gestart om tóch te kunnen ontmoeten. Om kennis te delen, te verbinden en te entertainen. Ineens was daar het online event en al snel erna de 'hybride' variant. En nu, anno 2025 lijkt alles weer gericht op 100% fysieke aanwezigheid. Is die digitale vorm dan niet waardevol meer?

Fotografie: iBestuur Congres in Fokker Terminal Den Haag. Fotocredits: De Beeldredactie

Online en hybride evenementen kwamen niet uit de lucht vallen. Online events konden al heel lang. Maar de meeste opdrachtgevers vonden er niks aan. En dat is begrijpelijk als elkaar fysiek ontmoeten gewoon kan. Dat blijft de meest krachtige vorm van netwerken en relatiemarketing. Ook hybride events werden al een jaar of tien georganiseerd. Niet veel, maar al wel op een hoog niveau. Door de pandemie en de daaruit voortvloeiende lockdowns was er ineens een urgentie om online bij elkaar te kruipen. In het begin waren veel sessies van bedenkelijke kwaliteit. Zowel inhoudelijk als technisch werd er weinig doorgedacht. Een bestaand evenement waarop drie camera's werden gezet en werd gestreamd, heette ineens 'hybride'.

De term hybride

Het woordenboek vermeldt 'nauwe vermenging van ongelijksoortigen'. De bekendste vorm is wellicht de auto. Zowel een verbrandingsmotor als een elektrische aandrijving zorgen dat je op de plaats van bestemming komt. Dat is het doel. De beleving is vergelijkbaar. Bij evenementen zijn de twee verschillen;

1: fysieke aanwezigheid op locatie en 2: online deelname via computer, laptop, tablet of telefoon.

Past de term wel bij evenementen?

Het doel van zo'n event kan eenduidig zijn. Maar de reis, de beleving, is fysiek of online echt heel anders. Fysiek worden alle zintuigen geprikkeld. Bij online eigenlijk alleen horen en zien. Dat is niet erg, maar het vergt wel iets van de productie.

Het is belangrijk dat de inhoud aanspreekt en relevant is. Natuurlijk moet het visueel aantrekkelijk zijn. Als we een online of hybride event aanpakken zoals een televisieprogramma wordt het al iets makkelijker. Daar wordt al decennia nagedacht over triggers om de kijker geboeid te houden. En daar kunnen we van leren.

In Coronatijd is ook gebleken dat keynotes niet altijd heel lang hoeven te zijn om impact te maken. Ook werd de drempel om vragen te stellen verlaagd door de digitale mogelijkheden. Echt een voordeel ten opzichte van de tijdrovende en ongemakkelijke manieren bij fysieke bijeenkomsten.

Zijn hybride events waardevol?

Mits goed doordacht is een hybride event absoluut waardevol. Als er maar heel goed wordt gekeken (en geluisterd) naar de doelgroep. Wat is hun prioriteit? Is dat fysiek ontmoeten en beleven met alle zintuigen? Of is kennis vergaren en online netwerken voldoende? Als het puur gaat om informatievoorziening of kennisdelen is een halve dag reizen niet zinvol en allesbehalve duurzaam.

De grootste uitdaging ligt in het combineren van fysieke aanwezigheid en online deelname. Wat wil mijn deelnemer? Waarom zou die aanhaken? Is het de moeite waard om in de auto of trein te stappen en waarom dan? Of is achter de laptop kruipen voldoende? En wat is er nodig om iedereen te betrekken zodat het bij benadering hetzelfde gevoel teweegbrengt? Er zijn zeker goede voorbeelden van hybride events. Zoals het iBestuur Congres waar kennis werd gedeeld. Zowel ter plaatse als online. Allemaal tegelijk. De deelnemer heeft de keuze waar en hoe hij of zij deelneemt. En door het digitale domein van online platforms ook nog de keuze wanneer.

De uitdagingen zijn duidelijk bij online en hybride

-Er is extra techniek nodig om de bood-schap over te brengen

-Een solide internetverbinding is cruciaal

-Het moet visueel aantrekkelijk zijn

-De inhoud moet relevant zijn voor de deelnemers

-De beleving is wezenlijk anders

Maar ook de voordelen zijn helder

-Het is duurzamer doordat er niet of minder gereisd hoeft te worden

-Interactie is eenvoudiger in te passen

-Doordat het digitaal is, kan het de levensduur van het event verlengen, zowel voor- als achteraf

-Het netto bereik is groter dus kan het kosteneffici?nter zijn

Events in de breedte, de mooiste tools

Zoals veel onderzoeken aantonen, zijn evenementen de meest waardevolle manier om mensen te verbinden en om informatie te verstrekken die beklijft. En de vorm is afhankelijk van veel factoren. Het is dus niet of/of maar veel vaker en/en. Zodat de waarde van een evenement er voor zoveel mogelijk deelnemers is. In welke vorm dan ook.

Over René

René Pouwelse heeft als regisseur in Coronatijd heel veel online en hybride events geregisseerd. Deze ervaring heeft waardevolle inzichten gebracht. Zijn advies is dan ook: combineer het fysieke evenement met het digitale als dat kan en waardevol is. Maar denk goed na over de vorm die voor alle deelnemers een vergelijkbare beleving verzorgt.