Fabian van Beek en Hylke Thiry tijdens de jaarlijkse bomenplantdag

Van een onderzoek naar duurzaamheid voor je stage naar een snelgroeiende stichting die een duurzame impact maakt in de meeting- en eventsector; Fabian van Beek kreeg het samen met zijn voormalige stagebegeleider en mededirecteur Hylke Thiry voor elkaar. "Het is geweldig om te zien wat voor impact we samen met de branche maken."

De aanzet tot Stichting Greenbookings is een bekend dilemma: hoe maak je een locatie duurzamer zonder groot budget. "In 2022 deed ik voor mijn stage bij Beeld & Geluid onderzoek naar de mogelijkheden om het pand waarin het museum is gevestigd te verduurzamen", vertelt Fabian van Beek. "Omdat het een monumentaal pand betreft, waren de mogelijkheden beperkt. Ik besloot met tachtig locaties in de omgeving in gesprek te gaan om te vra-gen hoe zij dat aanpakten. De antwoorden bleven veelal beperkt tot led-verlichting en afvalscheiding, wat bij veel partijen de basis is. De locaties gaven ook aan dat zij ermee worstelden. Verduurzamen kost geld en dat was er sinds de coronapandemie niet."

Doorslaggevende factor

Uit gesprekken met opdrachtgevers van zakelijke bijeenkomsten bij Beeld & Geluid bleek dat duurzaamheid voor hen juist een doorslaggevende factor kan zijn bij het kiezen van een locatie. "Vanwege de beperkte budgetten voor verduurzaming bij locaties, bedacht ik dat het investeren in duurzaamheid voor locaties zoals Beeld & Geluid interessanter zou kunnen worden wanneer je verduurzaamt én dit inzet als marketingtool. Uit eerder onderzoek bleek dat het sparen voor een goed doel effectief is. Daarom heb ik gekozen voor het doel van bomen planten, omdat dit het concept tastbaar maakt voor de opdrachtgever. Bovendien is het voor iedereen duidelijk wat bomen met duurzaamheid hebben te maken. Om voor dit idee budget te realiseren, ging ik op aanraden van directeur Beeld & Geluid Eppo van Nispen op zoek naar acht partners in de eventbranche en vond ik bebossingsbedrijf Life Terra bereid zich aan te sluiten. Beeld & Geluid vond het initiatief echter te groot voor zichzelf, omdat zaalverhuur voor zakelijke bijeenkomsten slechts één onderdeel is van de activiteiten. Daarop besloot ik met mijn stagebegeleider Hylke Thiry Stichting Greenbookings op te richten en werkten we het idee uit tot een platform met een marketingpakket."

Boeken = planten

Het principe achter Stichting Greenbookings is simpel. Op de website staan alle aangesloten locaties en toele-veranciers vermeld. Als opdrachtgever kun je zoeken op diverse selectiecriteria, zoals zonnepanelen, afvalscheiding en duurzame catering. Hoe meer een partij met deze criteria doet, des te hoger deze partij in de resultatenlijst komt te staan. Het boeken doe je op de website van de betreffende partij zelf. "Een opdrachtgever die via een bij ons aangesloten locatie en/of toeleverancier een event boekt, ziet op de offerte een bedrag van 6 euro gereserveerd voor het planten van een boom. Ook de locatie investeert dit bedrag in een boom. We hebben in Nederland een tekort aan bomen en dat heeft een negatieve impact op de biodiversiteit. We krijgen van aangesloten locaties terug dat wanneer zij dit toelichten, opdrachtgevers heel positief reageren en graag budget vrijmaken om bijvoorbeeld tien bomen te planten. Locaties gaan hierin mee en vermeerderen hun aandeel. Op de dag waarop het event plaatsvindt, ontvangt de opdrachtgever van ons een digitaal certificaat waarop staat hoeveel bomen er met dit event zijn gespaard en namens hen worden geplant tijdens de jaarlijkse bomenplantdag in het eerste kwartaal." Zelf plant Greenbookings ook bomen. "Locaties betalen naast de bijdrage voor de bomen een maandelijkse fee voor het gebruik van het platform. Alle opbrengsten die na aftrek van de overheadkosten overblijven, worden gebruikt om bomen te planten."

Stagiair Daan tijdens de bomenplantdag

Online community

Partijen die niet verbonden zijn aan de eventsector, kunnen eveneens een bijdrage leveren door sponsor te worden. "Een accountantsbedrijf dat zich aan ons heeft verbonden, laat een boom planten voor elke factuur die zij versturen. Ook hebben zij op kantoor banners op de bureaus staan. Via de QR-code op de banners kunnen hun klanten en zakenrelaties zelf een boom laten planten. Voor alle aangesloten partijen geldt dat zij lid worden van de online community. Daarmee krijgen ze toegang tot kennis zoals verduurzamingstips van experts. Want naast bomen planten is er op het gebied van duurzaamheid nog heel veel te behalen in Nederland."

Groei

Inmiddels heeft Stichting Greenbookings 51 locaties, 13 leveranciers en 8 sponsoren op de website staan. Fabian wil in 2025 doorgroeien naar minimaal honderd aangesloten locaties. "Locaties zijn blij met de tips waarmee zij stappen op het gebied van duurzaamheid kunnen zetten en de manier waarop zij dit kun-nen communiceren met hun (potentiële) opdrachtgevers. Ik vind het zelf heel tof dat de Grote Kerk in Den Haag waar onze stichting kantoor houdt, is aangesloten. Zij zijn een goed voorbeeld van een locatie waarbij duurzaamheid al mogelijk is door die eerste stappen te zetten. De opdrachtgevers delen op hun beurt trots het certificaat dat zij voor hun event ontvangen. Ook de bomenplantdag waarop de gespaarde bomen van alle locaties, toeleveranciers, sponsoren en opdrachtgevers worden geplant, is dit jaar met veel belangstelling bijgewoond. Rabobank, die ook aanwezig was bij De Polderij in Maassluis, gaf zelfs in een bericht op LinkedIn aan dat Greenbookings hét initiatief is waar de eventsector op zat te wachten. Daar ben ik trots op. Natuurlijk is Stichting Greenbookings niet het enige duurzaamheidsinitiatief in de branche. Er zijn diverse goede organisaties zoals Green Key en Hotels for Trees voor de hotelsector. Die zijn wij niet als concurrent. Wij richten ons specifiek op locaties en toeleveranciers."

Sneeuwbaleffect

Om de naamsbekendheid verder te vergroten, gaan Fabian, Hylke en stagiair Daan de komende tijd volop inzetten op persberichten, online campagnes, het versturen van nieuwsbrieven met uitgelichte locaties en tips en social media posts. "Ik zie een duidelijk sneeuwbaleffect. Van de partijen die ik spreek, doet 90% procent mee. Ook worden onze persberichten volop gedeeld. Daarnaast ben ik er natuurlijk heel trots dat een vakblad zoals Meeting Magazine sponsor is geworden van Stichting Greenbookings en dat we onze boodschap via dit artikel mogen delen."

Meer weten over Stichting Greenbookings en wat jij kunt bijdragen aan een duurzame meeting- en event-branche? Ga voor meer informatie naar greenbookings.nl.

Positieve reacties op EventSummit

Eén van de aangesloten sponsoren van Stichting Greenbookings is de eendaagse vakbeurs EventSummit, die dit jaar op donderdag 13 februari in Jaarbeurs plaatsvond. Bezoekers konden bij het registreren van hun ticket een boom kopen en laten planten. Bij de andere bijeenkomsten van beursorganisator Arjen Lemstra en zijn team worden de kosten die voor no-show in rekening worden gebracht, gebruikt om bomen te planten.

Fabian van Beek is blij met de samenwerking met EventSummit: "In 2023 stond ik tijdens mijn stage op EventSummit om onderzoek te doen. Deze deelname heeft bijgedragen aan het uitwerken van het idee voor Stichting Greenbookings. Dit jaar stonden we opnieuw met een gesponsorde stand op het Impactplein, samen met bebossingspartner Life Terra. Ik merkte uit de gesprekken met bezoekers dat zij gericht het plein bezochten en dat opdrachtgevers, leveranciers en locaties echt met duurzaamheid bezig zijn. Ook op onze stichting heb ik veel positieve reacties gehad. Diverse partijen die een jaar geleden besloten niet mee te doen, overwegen zich nu alsnog aan te sluiten bij ons online platform."