Elk jaar brengt de vakpers in binnen- en buitenland nieuwe trends in kaart. Veel ontwikkelingen zijn met elkaar verweven, bieden in samenhang meer inzicht en maken versnelling mogelijk. Daarom kijk ik breed naar trends; van digitalisering, tech en AI tot impact maken, belevingen, personalisatie, community building, welzijn en authenticiteit. Mijn analyse is gebaseerd op artikelen, trendrapporten (zoals Skift en Eventex), extra research, eigen ervaringen en inspirerende gesprekken met experts zoals Desirée Hoving, dagvoorzitter met een achtergrond in de wetenschapsjournalistiek, Niels Oostenrijk, gepassioneerd event-tech expert van DKB Audiovisual, de bevlogen Sonja Schaefers van Beau & XR Events en Mariëlle den Hertog, trouble shootende interim-manager. Samen schetsen we een beeld van wat de toekomst kan brengen.

Technologie, Digitalisering en Meetbaarheid

Technologische innovaties ontwikke-len zich razendsnel en bieden talloze mogelijkheden voor events. Denk aan AI-toepassingen, geavanceerde eventapps, AR/VR en verbeterde hologrammen. Deze technieken helpen bij het verzamelen van waardevolle data, waardoor je vooraf al meer weet over je deelnemers, eenvoudig kunt evalueren en zelfs duurzamer te werk gaat. Programmaboekjes worden overbodig en online sessies leveren inzichten op; hoeveel mensen waren aanwezig, hoe lang bleven ze en waren ze actief? Deze data helpt bij het aanscherpen van eventstrategieën en het formuleren van de juiste boodschap om de juiste doelgroep te bereiken.

AR en VR kunnen bijvoorbeeld helpen bij locatiekeuze door virtuele bezichtigingen in de voorbereidingsfase mogelijk te maken. Hoewel het niet hetzelfde is als een fysieke tour, is het een efficiënte en duurzame oplossing. Op locatie zelf kan 360-graden projectietechnologie de omgeving volledig transformeren, afgestemd op de gewenste look & feel.

Daarnaast maakt technologie hypergepersonaliseerde ervaringen mogelijk. Denk aan eventapps die suggesties doen op basis van voorkeuren, zoals sociale activiteiten, ontspanning, restaurants in de omgeving of relevante sessies. Hoe beter een event aansluit bij de wensen van stakeholders, hoe meer betrokken ze zich voelen, wat een positieve emotie en uiteindelijk een betekenisvolle ervaring oplevert. Dit draagt direct bij aan de Return on Investment (ROI) en Return on Experience (ROE), cruciaal voor iedere eventorganisator die investeringen goed wil benutten.

De vraag is: hoe kan technologie helpen om meeslepende verhalen te vertellen en betekenisvolle ervaringen te creëren? Niels Oostenrijk zegt hierover: "De mogelijkheden zijn tegenwoordig eindeloos, maar het start bij de reden. Je wilt iets laten zien. Wat voor impact is nodig? Wat moet er veranderd zijn na het event? Dat is het uitgangspunt voor wat gebouwd moet worden met technologie; ook tech is een middel om iets te bereiken."

Audiovisuele innovaties dragen bij aan de beleving, mits goed uitgevoerd. Hoge kwaliteit audio- en videosystemen zorgen voor indrukwekkende ervaringen. Video's verspreid over verschillende schermen, projecties op doeken of andere achtergronden. Wat Niels nu veel ziet, zijn transparante schermen waardoor je veel meer diepte creëert. Niels noemt als voorbeeld de vernieuwde openingsshow van de TOP 2000 eind vorig jaar. Kijk even op de NPO2 website voor de video die dit zo mooi laat zien!

Nog innovatiever zijn presentaties in glasplaten, waarbij de techniek bijna onzichtbaar is en zorgt voor een nog intensere ervaring. Dit geeft het publiek de overtuiging dat het 'echt' is. Voor wie niet over grote budgetten beschikt: geen zorgen. Technologie is één manier om impact te maken, maar zeker niet de enige. Met creativiteit kun je ook meeslepende verhalen vertellen en een sterke beleving neerzetten.

Meetbaarheid: hoe weet je of je event impact had?

De stijgende kosten en marketingbudgetten maken het steeds belangrijker om te weten of een event zijn investering waard is en welke meerwaarde het heeft. Toch blijkt uit navraag dat events lang niet altijd diepgaand worden geëvalueerd, wat een gemiste kans is. Door vooraf vast te stellen wat je voor wie wilt bereiken, kun je in een vroeg stadium ook gericht nadenken over hoe je de impact meet.

Een veelgehoorde opmerking is dat deelnemers niet gemotiveerd zijn om evaluaties in te vullen. Ik vermoed dat dit ligt aan:

-Vragen die te oppervlakkig zijn.

-Een gebrek aan actie op de feedback: als er niets met de resultaten wordt gedaan, voelen mensen zich niet serieus genomen.

-Er zijn meerdere manieren om impact te meten: via een event-app, direct na een sessie of achteraf met een evaluatie onder alle deelnemers. De waarde zit vooral in kwalitatieve feedback wat samenhangt met goede vragen: wat vonden mensen goed of minder goed? Wat blijft hen bij en waarom? Welke inzichten nemen ze mee en gaan ze toepassen?

Wat ik bijzonder waardevol vind, is het meten van impact op langere termijn. Dit kan door dezelfde groep deelnemers na een periode opnieuw te bevragen. Ja, dit kost tijd en geld, maar de inzichten zijn van onschatbare waarde. Een goede leidraad hierbij is de ROI Piramide, een helder model dat helpt bij het bepalen van de impact van je event, wat mij betreft een echte aanrader.

Meten hoeft niet altijd achteraf; je kunt ook tijdens het event al starten. Mensen zitten dan nog in de ervaring, wat een goed moment is om eerste indrukken op te halen. Dit kan via een eventapp, maar ook op creatieve, analoge manieren. Bijvoorbeeld:

-Laat deelnemers een rode of groene bal in een vaas gooien als snelle indicatie van hun ervaring.

-Hang een waslijn op met knijpers en blanco kaartjes waarop deelnemers hun feedback kunnen schrijven. Gebruik de feedbackkaarten eventueel later in het event, bijvoorbeeld tijdens een afsluitende sessie.

Mensen die de moeite nemen om feedback te geven, voelen zich gehoord. Wil je dit stimuleren? Leg vooraf een feedbackkaartje onder de stoel van deelnemers, zodat ze door de dagvoorzitter kunnen worden aangemoedigd om hun ervaring te delen. Door technologie slim te combineren met creativiteit en strategische meetmethodes, kun je events niet alleen effectiever maken, maar ook aantoonbaar waardevoller.

Ik ben Ingrid Rip en al 33 jaar gedreven door de kracht van events en menselijke ontwikkeling. Als zelfstandig professional help ik organisaties om events effectief in te zetten als hefboom voor langdurige verandering. Mijn focus ligt op het ontwikkelen van een doordachte aanpak waarmee events niet alleen impact maken op het moment zelf, maar ook op de lange termijn bijdragen aan groei en transformatie.