De aanstelling van Joyce Wittelaar als directeur van het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) zorgde begin 2024 voor de nodige media-aandacht voor het fonds. Meeting Magazine blikt samen met haar terug op een succesvol jaar. "Aanvragen zijn niet alleen maar voor congressen in de Randstad", aldus Joyce.

Joyce Wittelaar was onder andere jaren-lang zelf PCO en heeft nog altijd een uitgebreid netwerk in de MICE-branche. "Mijn aanstelling bij het VGF zorgde ervoor dat associaties en PCO's als het ware een reminder kregen dat zij nog altijd gebruik kunnen maken van het VGF", vertelt Joyce. "Maar het aantal aanvragen zit natuurlijk vooral in de lift dankzij de inspanningen van projectmanager Paul Gruijthuijsen in de afgelopen jaren. Zo organiseerde hij in 2023 en 2024 door het hele land diverse lunchsessies voor PCO's en presentaties voor professoren die lid zijn van een associatie, om hen te informeren over het organiseren van congressen en hoe VGF kan ondersteunen. We organiseren ook deep dive sessies waarbij we PCO's meenemen in het gehele aanvraagproces en vertellen waar zij op moeten letten om het proces zo snel mogelijk te laten verlopen. Ik denk dat het effect van deze bijeenkomsten zeker terug te zien is in het aantal aanvragen dat we binnenkrijgen. Deze aanvragen zijn overigens niet alleen maar voor congressen in de Randstad, maar voor heel Nederland."

Aanvragen beoordelen

Het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) biedt congresorganisatoren die een congres in Nederland organiseren, ondersteuning van de voorfinanciering door middel van een kosteloze, rentevrije lening en een financiële garantstelling zonder premie. Congressen moeten echter wel aan een aantal voorwaarden voldoen om voor deze ondersteuning in aanmerking te komen. "Als bestuur kijken we of de aanvraag aan de eisen voldoet. Zo is de deadline een belangrijke voorwaarde: een aanvraag moet minimaal acht maanden voor aanvang van het congres bij ons zijn ingediend. Een verzekering sluit je immers ook niet pas af als je al schade hebt. Daarnaast moet de documentatie volledig zijn. Bij de beoordeling kijken we onder andere of het budget realistisch is opgebouwd. Soms krijgen we bijvoorbeeld aanvragen waarbij de sponsorbedragen heel hoog zijn ingeschat. Dan willen we weten waarop dit is gebaseerd; op voorgaande congressen of op basis van verwachtingen? Ook worden deelnemersaantallen soms ineens een stuk hoger ingeschat zonder duidelijke onderbouwing. Wij gaan er dan niet zonder meer mee akkoord om bijvoorbeeld die honderd deelnemers extra te verzekeren door middel van onze garantstelling. Maar we geven ook praktische tips om bij de catering rekening te houden met de deelnemersaantallen en het sponsorbudget wat lager of realistischer in te schatten zodat je meevallers hebt. Daarin neem ik mijn eigen ervaring als PCO mee. Of ik help de aanvrager op weg door hem of haar met partijen in contact te brengen. Ik merk nog steeds dat men binnen de congresbranche voor elkaar klaarstaat."

Kortere aanlooptijd

Op basis van de aanvragen die Joyce voorbij ziet komen en de congressen die in 2024 met een goedgekeurde aanvraag van het VGF plaatsvonden, trekt ze de conclusie dat de congresmarkt weer op het niveau zit van vóór de coronapandemie. "Wel merk ik dat de periode waarin congressen worden bevestigd en op gang komen steeds korter wordt. Het aantal aanvragen voor 2025 loopt erg goed, maar voor 2026 en 2027 hebben we er pas enkele binnen." Daarnaast valt het Joyce op dat bij sommige congressen de registratie steeds later op gang komt. "Wanneer deelnemers minder tijd hebben om te registeren, kunnen zij dit niet tijdig meenemen in hun budgetten en drukke agenda's. Als gevolg hiervan lopen de deelnemersaantallen achter. Het is me opgevallen dat bij de congressen die aanspraak hebben moeten maken op de garantstelling, de registratie later opende dan gebruikelijk: namelijk minder dan zes maanden voor aanvang. Ik heb nog niet kunnen achterhalen waarom registraties later openen. Het zou wellicht kunnen liggen aan de drukke agenda's, de werkdruk, of het feit dat het aanleveren van de benodigde gegevens door alle betrokken partijen voor vertraging zorgt. Ondanks dit gegeven kan ik wel conclu-deren dat de Nederlandse congresmarkt zeer volwassen is en PCO's en associaties de juiste kennis en ondersteuning in huis hebben. Van de 25 congressen die in 2024 plaatsvonden, waren er slechts twee congressen die minimaal aanspraak hebben gemaakt op de garantstelling vanwege een tegenvallend deelnemersaantal."

Internationale partijen

Op dit moment is zo'n 90% van de jaarlijkse aanvragen afkomstig van Nederlandse PCO's en associaties die een congres organiseren of de kar trekken. In 2025 wil het VGF meer gaan inzetten op internationale partijen. "We gaan ons richten op Europese PCO's en associaties waarbij een in-house PCO verantwoordelijk is voor de congressen en bijeenkomsten. We beginnen met Duitsland en België. In een aantal grote Duitse steden en in onder andere Brussel zijn veel internationale associaties gevestigd die onder andere samenkomen tijdens associatiebijeenkomsten. Naast het deelnemen aan de bekende vakbeurzen zal Paul deze bijeenkomsten gaan bezoeken om het netwerk van VGF uit te breiden. We hopen van harte dat we de komende jaren ook meer buitenlandse congresorganisatoren kunnen ondersteunen met het VGF. De bestuursleden, die elkaar vanuit hun eigen invalshoeken en ervaringen goed aanvullen, blijven ontzettend gedreven om PCO's en associaties te helpen met de voor-zieningen en van advies te voorzien."

Meer weten? Op de nieuwe website vgfholland.nl vind je alle informatie over de voorzieningen van het VGF en een stappenplan voor het aanvragen van de voorfinanciering en/of de garantstelling.