In 2013 werd Paul Gruijthuijsen door het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) aangesteld als projectmanager. Sindsdien hanteert het VGF ook een meer proactieve aanpak voor het promoten van diens activiteiten, dat heeft geleid tot mooie resultaten. "Leuk om te zien hoe we als kleine stichting een grote indirecte bijdrage kunnen leveren aan de Nederlandse congresmarkt."

Na de oprichting in 1986 kreeg het VGF in 2013 de opzet zoals we die nu nog steeds kennen; ondersteuning van internationale meerdaagse congressen in Nederland door middel van een kosteloze, rentevrije lening en een financiële garantstelling zonder premie. "In de beginjaren was het aantal aanvragen relatief laag", blikt Paul terug. "In 2007 zat het VGF tussen de vijf en acht aanvragen per jaar. Met twee miljoen euro op de bankrekening besloot het bestuur op een meer proactieve manier de Nederlandse congresmarkt te gaan benaderen. In samenwerking met NBTC werd een marketing- en communicatieplan geschreven. Ik kreeg de opdracht als projectmanager om de stichting één dag in de week actief onder de aandacht te brengen bij onze stakeholders."

Deze stakeholders zijn de regionale congresbureaus, de Nederlandse pco's en de vertegenwoordigers van de congrescentra en congreshotels. "Onze uiteindelijke doelgroep is de wetenschapper die met de gedachte speelt om een Europees of internationaal congres van de vakvereniging waar hij of zij lid van is, naar Nederland te halen. Die wetenschapper is voor ons lastig te achterhalen, maar komt vaak al eerder in contact met onze stakeholders."

Resultaten

In de afgelopen tien jaar heeft het VGF een flinke groei doorgemaakt. "We hebben congressen met de meest uiteenlopende onderwerpen mogen ondersteunen; van warmtepompen, beton en veengrond tot rundvee, hypertentie tijdens zwangerschappen en gps-navigatiesystemen in satellieten. Kijken we naar de resultaten van de afgelopen tien jaar, dan hebben we rond de tweehonderd aanvragen gehad. Die aanvragen waren samen goed voor 115.740 congresdeelnemers, die gezamenlijk meer dan 656 congresdagen vertegenwoordig-den. We zijn gegroeid van vijf tot acht aanvragen per jaar naar gemiddeld twintig aanvragen op jaarbasis. 2015 en 2019 waren topjaren met respectievelijk 25 en 29 aanvragen. In 2020 en 2021 was het om begrijpelijke redenen relatief rustig, maar sinds 2022 (22 aanvragen) zien we weer een opwaartse spiraal, met 24 aanvragen in 2023. Wanneer je dan kijkt naar de laatste cijfers in het bestedingsonderzoek van NBTC, is gebleken dat de gemiddelde besteding per congresdeelnemer 1131 euro is. De Nederlandse congresmarkt heeft daarmee in de afgelopen tien jaar 130.901.940 euro bijgedragen aan de Nederlandse economie." En dat zijn alleen nog maar de congressen waar het VGF bij betrokken is geweest.

Indirecte bijdrage

Paul benadrukt dat de inspanningen van het VGF slechts een indirecte bijdrage hebben geleverd. "Maar op het moment dat je met alle spelers in de congresmarkt vanuit Nederland je maximale gezamenlijke inspanning doet en de partijen goed samenwerken, dan zet je een krachtig congresproduct neer en zorgen alle elementen en inspanningen tezamen ervoor dat een vereniging kiest voor Nederland als congresbestemming."

Promoten

De inspanningen en resultaten van het VGF zijn bewonderingswaardig te noemen, zeker gezien het feit dat de stichting bestaat uit vier bestuursleden, directeur Joyce Wittelaar en Paul zelf. "We beschikken daarnaast over een relatief klein marketingbudget, maar weten met slimme keuzes de stichting goed te promoten. Zo nemen we elk jaar deel aan de Europese beurzen IBTM en IMEX. Verder hebben we de afgelopen maanden samen met de regionale congresbureaus van Groningen, Friesland, Leiden, Utrecht, Eindhoven en Maastricht een regionale lunch georganiseerd voor diverse mensen die verbonden zijn aan universiteiten of academische ziekenhuizen. Op een locatie in de buurt van hun werkplek hebben we in een uur tijd ver-teld wat de rol van het congresbureau en het VGF kan zijn. Wat betreft het programma zijn de organisatoren en/of initiatiefnemers natuurlijk zelf aan zet, maar het is goed om te weten dat een PCO en een congresbureau kunnen helpen bij de logistiek en dat het VGF financiële ondersteuning kan bieden."

Focus op Europa

In 2025 wil het VGF zich meer gaan richten op Europese congresorganisatoren. "De Nederlandse PCO's weten ons inmiddels goed te vinden. Daarom gaan we ons richten op Europese pco's die bijvoorbeeld een kantoor in Duitsland of België hebben. Een andere doelgroep die we voor ogen hebben, zijn de verenigingen die een eigen congresbureau hebben waarbij een in-house PCO verantwoordelijk is voor de congressen en bijeenkomsten. Daarbij richten we ons op de aanvragen voor congressen tussen de 100 en 1000 deelnemers. In de praktijk komt dat neer op een gemiddelde congresgrootte van tussen de 300 en 500 deelne-mers. Die worden georganiseerd door verenigingen die meestal geen grote financiële reserves hebben voor hun congres en dus graag een financieel steuntje in de rug willen, uiteraard met Nederland als bestemming!"

Kijk op vgfholland.nl voor meer informatie.