Eventtechniek; voor veel eventmanagers en andere opdrachtgevers is het soms een hoofdpijndossier. Hoewel techniek een belangrijk deel van het event en het budget uitmaakt, lijkt het soms of mensen zich neerleggen bij een enorme kostenpost of bedenkelijke kwaliteit. En dat is opmerkelijk anno 2024. Want kwaliteit en budget spelen altijd een grote rol in events.

Techniek is onlosmakelijk verbonden met events. Maar wat nu als je daar geen affiniteit mee hebt? Als je niet voldoende kennis van zaken hebt, waar moet je dan op vertrouwen? Of waar moet je op letten bij de keuze van je technisch leverancier?

Inschatten of inventariseren

Afhankelijk van je evenement wil je eigenlijk eerst inventariseren wat je nodig hebt. Als je voldoende weet of ervaring hebt, is dat bij de wat kleinere evenementen prima te doen. Beamer, laptop, switcher en wat microfoons en licht. Je kunt op basis van je ervaring ook best een inschatting maken van de kosten. Maar dan nog is de vraag: 'Is het voldoende en werkt het zoals het moet?' Dat blijkt namelijk niet altijd het geval. En ga dan maar eens zoeken naar de oorzaak. Of de discussie aan over budget, te weinig tijd of andere 'externe factoren'.

Communicatie en 'gut feeling'

Bij de wat grotere en complexere events moet je al snel in gesprek met je technische leverancier of partner. Gewoon omdat het ingewikkelde materie en specialistisch werk is. En in dat laatste zit eigenlijk de crux. Je bent afhankelijk van de kennis en expertise van je techniekpartij. Maar is jouw technisch leverancier ook jouw partner? Dat wil zeggen, stelt hij zich zo op? Heb je het gevoel dat je leverancier jou wil helpen om - binnen de mogelijkheden - het beste resultaat te bereiken? Dan heb je de juiste te pakken!

Of merk je dat je met ingewikkelde termen wordt bestookt die stuk voor stuk leiden tot apparaten die je niks zeggen en een offerte die hoog, maar bijna onleesbaar is? Dan is het zaak om je wensen en verwachtingen te herijken en een keuze voor een andere leverancier te overwegen. En er zijn er echt voldoende.

Maar hoe maak je de keuze? Welke afwegingen maak je daarbij? Hieronder wat aandachtspunten en tips.

-Werk je met een vaste partner, dan zit je meestal goed. Er is onderling begrip en vertrouwen. Want de relatie speelt ook een rol. Dus wordt doorgaans gekeken naar de beste mogelijkheden binnen een budget. En werk je vaker met elkaar, dan is er de ene keer wat meer ruimte dan de andere. Zolang die balans goed blijft, is iedereen blij.

-Een nieuwe leverancier kan spannend, maar ook heel interessant zijn. Er is moti-vatie om jou als klant te krijgen. Deze nog onbekende partij kan ook een hele andere invalshoek of manier van werken hebben. En heeft misschien bijzondere apparatuur of creatieve oplossin-gen die je nog niet kent.

-Bij een groot evenement is het opvragen van meerdere offertes heel legitiem. Het gaat vaak om veel geld, dus sta je daar langer bij stil. Zie het als een second opinion en kijk naar de verschillen, niet alleen budgettair. Is de omschrijving van de diensten logischer, creatiever, praktischer of wordt er meer met je meegedacht? Houd het bij maximaal drie verschillende offertes, want dat geeft genoeg variatie en inzicht.

-Vraag een externe partij om een onafhankelijke mening; iemand die niet bij een leverancier werkt, wel de materie kent en je adviseert. Dat is niet gratis, maar geeft wel meer zekerheid. Het kan ook goedkoper uitpakken als er door iemand met kennis van zaken op een andere manier naar wordt gekeken.

-Kijk of de leverancier veel opdrachten heeft die lijken op de jouwe. Dan is er veel ervaring en waarschijnlijk een kort en helder voortraject. Mogelijk nadeel kan zijn, dat je weinig (persoonlijke) aandacht krijgt door het aantal opdrachten. Dat is een kwestie van aanvoelen.

-Vraag collega's of andere mensen die je kent en vertrouwt naar hun ervaring. En gebruik dat bij de intake als referentie. Het zal de techniekpartij op scherp zetten, omdat er al een relatie is met die persoon.

Transparantie is key

In alle gevallen is open en transparante communicatie het belangrijkste. Bepaal je verwachting en breng die zo helder mogelijk over. Wees transparant over het beschikbare budget. Kijk en voel aan of en hoe men jou helpt en ondersteunt en maak dan een keuze. En vertrouw er dan op dat jouw technische partner er alles aan zal doen om de verwachting waar te maken of te overtreffen. Ook als er misschien dingen tegenzitten of anders lopen. Want ook zij zijn eventprofessionals.

René Pouwelse is eventregisseur, al meer dan vijftien jaar docent eventtechniek bij MIEM/Eventacademy en gastdocent op verschillende hoge scholen. In die hoedanigheid heeft hij honderden eventmanagers opgeleid en getraind in de basisbegrippen van eventtechniek. Zelf is hij zijn loopbaan begonnen als geluidstechnicus en is hij nu, naast eventregisseur, ook nog videoproducent.