In een tijd waarin duurzaamheid steeds meer centraal staat, wordt ook de evenementenbranche aangemoedigd haar verantwoordelijkheid te nemen. Steeds meer opdrachtgevers en bezoekers van zakelijke evenementen vinden het belangrijk dat een event duurzaam wordt georganiseerd. Maar hoe pak je dat als organisator aan? We vroegen het aan The Groundbreakers, een brand experience agency dat unieke evenementen en activaties ontwikkelt voor merken die willen opvallen en tegelijkertijd positieve impact willen maken. De conceptontwikkeling en productie van de events doen ze zo duurzaam mogelijk.

Positieve impact maken

Het ontwikkelen van duurzame evenementen begint vooral in de creatiefase. Creatieve oplossingen bedenken om zowel de doelstellingen te bereiken als een positieve impact te maken. Het is een zoektocht naar de juiste balans tussen de doelen en middelen. Denk daarbij aan de bredere impact die het evenement kan maken en onderzoek manieren om lokaal of maatschappelijk positieve impact te realiseren. Betrek lokale partijen bij het evenement en zoek binnen de invulling naar manieren om maatschappelijke thema's aan te kaarten.

Voor en door de buurt

Een voorbeeld is het evenement dat The Groundbreakers in de kerstvakantie organiseerde voor winkelgebied de Amsterdamse Poort. Een lege unit werd omgetoverd tot een pop-up speelcafé voor families uit de buurt. Het interieur werd ingekocht bij lokale kringloopwinkels en tijdens het evenement werden de meubels vervolgens verkocht, waarbij de opbrengst naar een goed doel ging dat gezonde ontbijtjes regelt voor basisschoolkinderen uit de wijk.

Herkomst en bestemming van materialen

Bij de inkoop van materialen, zoals meubilair, decors, aankleding, techniek, outfits en signing, is het belangrijk na te denken over zowel de herkomst als de bestemming van deze materialen na afloop. Maak zoveel mogelijk gebruik van bestaande producten door ze in te huren. Als inhuur niet mogelijk is, gebruik dan gerecyclede of duurzaam verkregen materialen. Zorg ervoor dat het materiaal hergebruikt kan worden voor volgende events of een andere mooie bestemming krijgt.

Winnaar Gouden Giraffe

Afgelopen jaar won The Groundbreakers de eerste Gouden Giraffe Event Award voor het meest duurzame evenement van Nederland. Dit was met de 'Bring Your Own' activatie voor de Nederlandse Spoorwegen. Dit event viel in de prijzen doordat het enerzijds duizenden mensen geactiveerd heeft om een duurzame keuze te maken, en anderzijds op een heel duurzame manier geproduceerd is. De container, pionnen en tonnen in het decor zijn lokaal gehuurd. Voor het in beweging brengen van de paspoparmen gebruikten ze tweedehands ruitenwissersmotoren van auto's. De paspoparmen kwamen uit de retailbranche en kregen hier een tweede leven. De single-use bekers in de container waren daadwerkelijk gebruikte bekers uit de afvalstroom van het station. De signing was van karton, een materiaal dat in Nederland voor 89% recyclebaar is. En ze hebben elektrisch transport gebruikt voor het decor en personeel.

Het merkactivatiebureau benadrukt dat innovaties en ontwikkelingen op het gebied van duurzame materialen en aanbieders in volle gang zijn. Houd deze ontwikkelingen in de gaten en werk samen met de meest duurzame leveranciers om de vergroening van de eventbranche aan te jagen. De keuze van leveranciers als organisator bepaalt welke ondernemingen en ontwikkelingen gestimuleerd wor-den. Als je de keuze hebt, laat het dan een groene keuze zijn.

Lokaal, seizoensgebonden en vega(n) catering

Op het gebied van eten en drinken kan veel verschil gemaakt worden. Door bewuste keuzes te maken bij de selectie van een cateraar, de samenstelling van het menu en aandacht te hebben voor voedspelverspilling. Belangrijke keuzes om de catering zo duurzaam mogelijk in te vullen, zijn het aanbieden van een vega(n) menu, het tegengaan van voedselverspilling door een op=op principe te hanteren voor het aanbod en het gebruiken van lokale en seizoensgebonden producten. Het organiseren van een evenement biedt een mooie kans om de doelgroep kennis te laten maken met ander eten en drinken dan ze wellicht zelf thuis maken, en hen zo te inspireren om duurzamere keuzes te maken.

Duurzaam vervoer

Rondom een evenement vinden veel transportbewegingen plaats door het vervoer van alle leveranciers en bezoekers. The Groundbreakers moedigt organisatoren aan om transport te minimaliseren en duurzaam vervoer de norm te maken om de CO2-uitstoot zo laag mogelijk te houden. Kies een evenementenlocatie die centraal gelegen is voor de doelgroep en goed bereikbaar met het openbaar vervoer. Stimuleer bezoekers in het uitnodigingstraject om per fiets of met het openbaar vervoer te komen. Werk samen met lokale leveranciers en maak zoveel mogelijk gebruik van elektrisch transport. En bovenal: meet je CO2-uitstoot om in kaart te brengen waar je als organisator verschil kunt maken en continu kunt blijven verbeteren.

Met deze inzichten en praktische tips wordt het organiseren van duurzame evenementen niet alleen een creatieve uitdaging, maar ook een kans om positieve impact te maken op mens en milieu.