De Europese Meeting & Events Conference (EMEC) is het jaarlijkse trefpunt voor leden van Meeting Professionals International (MPI). De associatie verenigt wereldwijd ruim 12.000 mensen, die achter de schermen verantwoordelijk zijn voor de vormgeving van congressen en zakelijke evenementen. MPI heeft de sprekende slogan 'Als we elkaar ontmoeten, veranderen we de wereld'. Sinds de pandemie is dit besef alleen maar gegroeid. Meer dan ooit is uitwisseling van ideeën en cross-culturele samenwerking van belang als we de grote vraagstukken van onze tijd willen oplossen. Geen online communicatie kan het opnemen tegen live events.

Tekst: Monica Rijpma, Fotografie: Butino

EMEC heeft van oudsher de extra dimensie dat die samenwerking over de culturele- en taalgrenzen reikt, noem het 'Old School Diversiteit'. In 2023 heeft MPI een European Board opgericht, waarbij alle Europese afdelingen zijn vertegenwoordigd. Dit geeft het belang aan van de rol die de Europese MPI chapters spelen in de associatie, die ruim vijftig jaar geleden in de VS is opgericht en daar nog steeds de grootste aanhang heeft.

Elk jaar verwelkomt een andere Europese stad het congres. Dat was in 2019 Den Haag. Toen had het organisatieteam de opzet om van het congres een belevenis te maken die de deelnemers meenam in onvergetelijke leerervaringen met prakti-sche toepassingen. Dat is zo goed gelukt dat het congres er een gouden giraffe mee heeft gewonnen. Er wordt nu nog over gepraat. Impact!

Luxemburg

Vorig jaar was Brighton de gaststad en dit jaar speelde het congres zich van 3 tot en met 5 maart in Luxemburg af. De ligging in het hart van Europa was terug te vinden in het thema; vul je hart. Vul je hart met inspiratie, kennis en nieuwe contacten. De deelnemers van EMEC kwamen uit vijftien landen, waarbij Japanse en Amerikaanse collega's en planners het internationale bereik nog versterkten. Elk deel van de keten was vertegenwoordigd binnen de vereniging, van toeleverancier tot eindgebruiker.

Het European Convention Center Luxembourg (ECCL) aan het Kirchberg Plateau vormde de thuisbasis voor de plenaire meetings en workshops. Destinatie Luxemburg heeft een paar troeven voor de congresmarkt. Er zijn voldoende hotelkamers op loopafstand van het ECCL en in de directe omgeving kan je met gratis openbaar vervoer van het moderne stadsdeel naar het historische stadscentrum met een totaal andere charme.

Op zondag 3 maart trapte Eric Thill, minister voor toerisme en cultuur, het officiële deel van het congres af. Zowel de minister als de CEO van het ECCL vestigden de aandacht op de verscheidenheid van de faciliteiten die in de stad maar ook daarbuiten goed bereikbaar zijn.

Diversiteit

Bij de openingssessie kwam meteen aan bod hoe actueel het thema diversiteit is. De spreekster Özlem Cekic sprak over de noodzaak verschillen te overbruggen. Ze ging op een persoonlijke en integere manier in op haar werk als founder van Brobyggerne (Deens voor de bruggenbouwers) en haar 'uitvinding' dialogue coffee.

Özlem Cekic was de eerste vrouw met een migratie-achtergrond die een belangrijke functie kreeg in het bestuur van de Deense Associatie voor Verpleegkundigen. Daarnaast was ze lid van het Deense Parlement. Bij het uitvoeren van beide functies kreeg ze voor het eerst in haar leven te maken met 'haatpost'. Haar unieke antwoord hierop was om de tegenstanders uit te nodigen voor een kop koffie om te bespreken waar de gevoelens vandaan kwamen en dit werd het begin van 'dialogue coffee'. Tot haar verbazing bleek de ander even nerveus als zij voor het gesprek, maar de behoefte om gehoord te worden was aan beide zijden groot. Door haar aanpak werd de dialoog bevorderd en de vooroordelen blootgelegd, die zo vaak de achterliggende oorzaak zijn van polemiek.

Özlem Cekic wees de deelnemers op hun eigen leven en op de bubbel waarin bijna iedereen zich ongemerkt nestelt, door zich te omringen met gelijkgestemden of oude bekenden. De toeschouwers werden uitgedaagd in de spiegel te kijken en na te denken over eigen vooroordelen. In 2018 werd ze uitgenodigd om een TED-talk te geven in New York en sindsdien brengt haar 'template' voor koffiedialogen mensen bij elkaar om de communicatie te bevorderen tussen groepen die het niet met elkaar eens zijn. In de maatschappij is de behoefte aan deze dialoog groot, als gevolg van de groeiende diversiteit in een mobile wereld waarbij inclusie en toleran-tie het enige antwoord zijn om tot oplossingen te komen.

Europese MPI Board

Ook in het Nederlandse bedrijfsleven is diversiteit en inclusie een actueel thema. Tim Rosman, Director Sales & Events van Fokker Terminal en voorzitter van MPI Nederland, was aanwezig en was enthousiast over het initiatief om een Europese MPI Board op te richten. Voorafgaand aan de opening werd in Luxemburg door de Europese Chapters een verdrag getekend met afspraken voor samenwerking tot over de grenzen. Zo zullen de Europese chapters al dit jaar tegelijkertijd aan een overbruggende activiteit samenwerken. Dit zal ten goede komen aan de MPI Foundation, die onder andere beurzen verzorgt voor scholing en voor congresdeelname.

Zoals bij de veel verenigingen zijn vrijwilligers onmisbaar bij MPI. Het mooie van een vakvereniging is dat er mensen zijn die graag iets teruggeven aan de branche waarin ze zelf hebben kunnen groeien. Daarin geven ze het voorbeeld aan de volgende generatie.

Nieuwe generatie en rolmodellen

Na de pandemie is een nieuwe generatie van meetingplanners ingetreden en zijn relatief veel babyboomers juist uitgetreden. Voor de nieuwkomers is de uitwisseling met ervaren collega's heel waardevol. Helaas is er onder druk van de inhaalslag die er aan de vraagzijde ligt, niet altijd genoeg tijd en aandacht voor het leerproces op de werkvloer. Daarom is een congres een goede manier om van de ervaringen van anderen te kunnen leren. EMEC dook met de trainingssessies in de diepte om trends en ontwikkelingen te belichten.

Speciaal voor het congres in Luxemburg had de MPI Foundation - vanwege het veertigjarig jubileum - veertig beurzen beschikbaar gesteld voor Europese studenten. Er waren studenten uit Engeland, Luxemburg en Italië. Chiara, Emanuele, Chiusi, Laura en Salvatore van BeAcademy uit Sicilië beleefden hierdoor voor het eerst een international congres. Ze waren behoorlijk onder de indruk. De openingssessie was al meteen aanzet tot intense gesprekken. Hoe zat het met hun eigen bubbel? Hun reflectie op de laatste congresdag ging over wat ze hadden geleerd over AI toepassen, samenwerkende teams en het inzetten van social media voor impact. Maar zeker ook over alle nieuwe contacten die ze in Luxemburg hebben gemaakt.

Ze noemden Antonio Duchessi CMM, CHBA als een rolmodel. Duchessi is vice-voorzitter van de MPI Foundation Global Board of trustees, een vrijwillige functie waarin hij het voorbeeld geeft van een ervaren professional die iets terug doet voor de MICE-community.

Thijs Peters van Conventus Consultant en MICE Daily heeft ook al heel wat vrijwilligersuren teruggegeven aan MPI. Hij was tot vorig jaar voorzitter van MPI Nederland en nu van de nieuwe Regional Council for EMEA & Japan. Bij de sluitingssessie sprak hij over het Europese verdrag dat tijdens het congres werd getekend door het European Chapter Leaders Forum en de afspraken over hoe de Europese Chapters zullen samenwerken.

Springplank

Scholing en bijscholing blijven pijlers voor de toekomst. MPI affiliatie en de toevoeging CMM (Certified Meeting Manager) op je visitekaartje zal in de toekomst meer dan ooit onderscheidend zijn als kwaliteitscertificaat. Dat maakt het congres en lidmaatschap van een vakvereniging zoals MPI ook juist voor nieuwkomers interessant. En dit congres is een fantastische springplank. Waar anders kun je spontaan in gesprek raken met iemand als Carina Bauer, CEO van de IMEX Group of op de dansvloer met de CEO van ICCA een eigen gemaakt lied van SongDivision meezingen.