In 2022 schreven Ingrid Rip en Marianne Dijkshoorn een serie artikelen over toegankelijkheid en inclusie bij evenementen. Na een jaar samenwerken trekken de beide eventprofessionals de conclusie dat er maatschappij breed steeds meer aandacht voor dit onderwerp is, maar sijpelt die aandacht ook door naar de eventbranche?

Marianne Dijkshoorn merkt dat de aandacht voor toegankelijkheid en inclusie in het afgelopen jaar een enorme vlucht heeft genomen. "Gedurende de lockdown was er in de media veel aandacht voor groepen die vanwege de pandemie niet konden deelnemen aan de maatschappij. Sinds men klaar is met corona, is de aandacht voor toegankelijkheid en inclusie versterkt en dat zie je ook binnen de meeting- en eventbranche aan elementen zoals een neutrale aanhef in de uitnodiging, aangepaste congresprogramma's en een betere sprekersmix van mannen, vrouwen, mensen met een lhbti+ achtergrond, etniciteit en soms iemand met beperking. Ook locaties hebben steeds meer aandacht voor de sociale kant van duurzaamheid, waar diversiteit en toegankelijkheid onderdeel van uitmaken. Vergeet niet dat 1 op de 8 mensen een zichtbare of niet zichtbare beperking heeft en dus dagelijks tegen drempels aanloopt, laat staan tijdens een congres of event. Trek je dat nog breder en tel je mensen met een hulpmiddel zoals een bril daarbij op, dan wordt de groep steeds groter."

Ook Ingrid ziet de groeiende aandacht voor toegankelijkheid en inclusie in de media en de politiek. "Zelf heb ik pas sinds een jaar echt bezig met dit onderwerp. Wel vind ik dat er - net als bij het thema duurzaamheid dat nog lang niet door iedereen is omarmd - niet voldoende met toegankelijkheid en inclusie wordt gedaan. De vertaalslag moeten we nog maken en dan kun je terecht de vraag stellen hoe je dat het beste kunt doen. Vaak heerst ook de angst dat het extra tijd, geld, energie en mankracht kost, terwijl locaties al te maken hebben met weinig reserves en een personeelstekort. En bij partijen die aangeven dat ze er aandacht aan besteden, zie je dat het vaak toch misgaat vanwege een gebrek aan kennis." Marianne knikt: "Een rolstoeltoegankelijk toilet waarbij de beugel aan de verkeerde kant zit of dat vol staat met obstakels waardoor je vanuit de rolstoel je draai niet kunt maken, is helemaal niet rolstoeltoegankelijk."

Kleine stapjes

Hoe maak je dan in de praktijk die eerder genoemde vertaalslag? Volgens Ingrid en Marianne begint dat al bij het ontwerp van je event. Marianne: "Wanneer je je event toetst aan de zeven basisprincipes van de Universal Design methode, weet je precies of iedereen kan deelnemen aan je event. En dat hangt natuurlijk ook heel nauw samen met je event design." Ingrid: "Het is een kwestie van de juiste mindset. Begin gewoon met kleine stapjes. Wat weet je nog van de deelnemers vanuit het verleden? Waren er mensen aanwezig die passen in een inclusiever en toegankelijker beeld? Wat heb je nodig om dat te verbeteren? Dat kan een prikkelarme ruimte zijn, maar ook een programma met meer rustmomenten of een aangepaste variant van een bepaalde werkvorm."

"Toegankelijkheid begint in feite bij hospitality", geeft Marianne aan. "Van gebarentolken, audiodescriptie, digitaal toegankelijke presentaties tot en met waterbakken voor hulp- en geleidehonden en een ruimte waar je je even terug kunt trekken; bijna alles kun je bij een locatie gedurende het organisatieproces inhuren en regelen. Bovendien hebben mensen met een beperking vaak simpele hulpvragen zoals het openhouden van een deur, het uitserveren van koffie of een gemiste uitspraak van een spreker uittypen op een telefoon. Zaken die echt lastig te realiseren kunnen zijn, is de algemene toegang tot een pand en of er voldoende rolstoeltoegankelijke toiletten zijn. Wanneer je een entree met een bordes hebt, kun je soms een oprit creëren zodat rolstoelen naar boven kunnen. En ten aanzien van rolstoeltoegankelijke toiletten, daarvan moet je er eigenlijk minimaal twee hebben omdat mensen met een beperking wat meer tijd nodig hebben voor een toiletbezoek. Maar zelfs dat is vaak op te lossen door mobiele rolstoeltoiletten te huren. In de festivalwereld zijn deze allang gemeengoed."

Communiceren

Betekent dit dan dat je voor elk event standaard alle eerder genoemde voorzieningen moet treffen, voor het geval een deelnemer dit nodig heeft? Marianne: "Je begint met communiceren welke voorzieningen op het gebied van toegankelijkheid er bij de locatie standaard aanwezig zijn. Zijn bepaalde voorzieningen er niet, wees daar dan gewoon eerlijk in. Dan kunnen mensen met een beperking zelf een eerste afweging maken. Vervolgens vraag je bij je aanmeldformulier specifieke wensen en behoeften uit. Dit is al standaard bij dieetwensen. Je hoeft het alleen maar uit te breiden met de vraag of je toegankelijkheidswensen hebt en een veld om dit in te vullen. Iemand met een beperking zal dit dan echt wel melden en dan kun je stappen ondernemen. Maar stel je de vraag niet, dan heb je kans dat je bij aanvang van een event wordt geconfronteerd met bijvoorbeeld iemand met een fysieke, auditieve, mentale of visuele beperking en dan ben je te laat."

Is je event eenmaal aan de gang en zie je iemand met een beperking, schroom je dan niet om erop af te stappen. Marianne: "Net als de verkoopmedewerker in een kledingwinkel aan jou vraagt of deze je ergens mee kan helpen, kun je die vraag gewoon stellen. Die persoon geeft zelf wel aan nee of ja en hoe."

Inclusie

Ook wat betreft inclusie is het volgens de dames een kwestie van beginnen met kleine stappen en je communicatie aanpassen. "Let bijvoorbeeld op de aanhef in je uitnodiging en gebruik alleen de voornaam. En vraag wederom bij het aanmeldformulier de behoeften uit. Dat kan bijvoorbeeld een meditatieruimte zijn. Weet je niet goed wat je met de wens voor halal-gerechten moet doen? Bel dan gewoon de cateraar op en vraag om advies." Inclusie tijdens je event gaat ook om een gevarieerde mix van sprekers op het podium én bij het personeel van de locatie. Marianne: "Heb je bijvoorbeeld achter de koffiebar iemand met het syndroom van Down staan, dan maak je al een enorm verschil." Ingrid knikt: "Elke stap die je zet, levert je deelnemers op en geeft bovendien een duidelijke boodschap af aan de maatschappij; iedereen is welkom en iedereen hoort erbij. En houd vooral je ogen open als je zelf ergens te gast bent. Hoe pakken zij het aan?"

Stel je vraag!

Dit interview is het laatste artikel in de reeks van Ingrid Rip en Marianne Dijkshoorn over diversiteit, inclusie en toegankelijkheid bij events. Maar dat betekent niet dat de aandacht voor dit onderwerp in Meeting Magazine stopt. Dit jaar start Marianne met een nieuwe rubriek waarbij een locatie, eventplanner of een andere speler in de branche een praktische of strategische vraag aan haar mag voorleggen. Heb je als locatie een praktische vraag over het toegankelijk maken van je pand? Of wil je als eventplanner graag weten waar je bij het selecteren van een locatie op moet letten? Ben je (onterecht) bang dat je bepaalde concessies moet doen zoals het schrappen van een favoriete werkvorm omdat er iemand met een beperking deelneemt? In elke editie wordt steeds één vraag besproken en behandeld. Heb jij een vraag die je aan Marianne wil voorleggen? Stuur deze dan in via info@meetingmagazine.nl onder vermelding van 'vraag aan Marianne'.