Vlnr Marije Bouwman, Zulayka Martis, Ingrid Rip, Sofie Fest, Marianne Dijkshoorn en Petra van der Perk
Fotografie: Raphael Drent
Marianne Dijkshoorn, adviseur toegankelijkheid voor locaties en festivals bij Welkom Toegankelijkheid & Evenementen en auteur van het boek 'Maak je event toegankelijk voor iedereen' Petra van der Perk, eigenaar van Het Nut locaties voor meetings & events (waaronder Het Nut42, Pand Betuwe en een derde nog te openen locatie in Culemborg) Marije Bouwman, Deputy General Manager en Director of Operations, Safety & Security bij World Forum The Hague Zulayka Martis, zelfstandig event-planner en Certified Event Designer Ingrid Rip, coach, trainer en Certified Event Designer
Allereerst wordt aan de deelnemers gevraagd wat volgens hen de stand van zaken is op het gebied van toegankelijkheid. Eén op de acht mensen heeft namelijk een beperking. Logischerwijs zouden events dus rekening hiermee moeten houden. Petra geeft aan dat dit voor kleine tot middelgrote locaties vaak een uitdaging is vanwege de beperkte mogelijkheden. Zeker als het om een historisch gebouw gaat. "Wij ontvangen bij Het Nut42 en Pand Betuwe veel aanvragen voor teambijeenkomsten. Ik heb een aantal keer meegemaakt dat er bij een aanvraag werd aangegeven dat er een medewerker met een fysieke beperking zou deelnemen aan de bijeenkomst. Dat is bij onze huidige locaties erg lastig vanwege de vaste trap en het ontbreken van een rolstoeltoegankelijk toilet. De ene keer wordt er geboekt en redt deze persoon zich wel, maar het komt ook vaak voor dat een aanvraag niet definitief wordt." Inmiddels is Petra bezig met een derde locatie in Culemborg. Deze wil ze rolstoeltoegankelijk maken. "Toen ik Marianne Dijkshoorn ontmoette tijdens een event, wist ik niet eens dat het een onderwerp is waar mensen zich fulltime mee bezighouden. Het was voor mij wel een extra motivatie om er bij de nieuwe locatie rekening mee te houden, al is dat nog best lastig. Het gaat om een monumentale boerderij uit 1820 waarbij het voorhuis in de dijkwand zit. Toch komt er ten minste één rolstoeltoegankelijk toilet en blijft de begane grond gelijkvloers zonder afgangen van het voorhuis naar het achterhuis." Gaat het bij de grotere locaties en events dan beter? Helaas niet, geeft Marianne aan. "Kijk maar naar de klimaattop COP26 in Glasgow in 2021. De Israëlische minister van Energie kon de eerste dag niet van het hotel naar de locatie komen omdat de shuttledienst niet toegankelijk was voor een rolstoelgebruiker." "Ook in Nederland komt het vaker voor dan je denkt", voegt Ingrid toe. "Bij één bijeenkomst werd een deelnemer in een rolstoel door twee medewerkers van de locatie via de trap naar boven getild. Dat doet wat met de beleving van de deelnemers, en al helemaal voor die persoon zelf."
Toch is er volgens Petra een belangrijk verschil tussen grote en kleine locaties. "De vraagstelling richting de opdrachtgever is heel anders. Slechts 10% procent van de bijeenkomsten die bij ons plaatsvinden, wordt georganiseerd door een professionele eventorganisator die een duidelijk doel voor ogen heeft. De rest wordt geboekt door de (directie)secretaresse die vooral functioneel bezig is. Natuurlijk zitten daar veelal professionals tussen die hun taak uiterst serieus nemen en weten hoe de groep deelnemers in elkaar zit. Maar als locatie weet je hooguit welke sprekers en hoofdcontactpersoon er komen. Over de deelnemers krijg je zelden informatie mee, behalve de voorkeur voor dieetwensen." Zulayka: "Een directiesecretaresse vindt het vaak ook gewoon heel erg leuk om bijeenkomsten te organiseren en wil dat niet uit handen geven. Maar de beleving van de deelnemers, ook die met een beperking, staat helaas niet altijd centraal." "Een directiesecretaresse die een vergadering voor het eigen bedrijf organiseert, weet wel wie er slecht ter been is", veronderstelt Ingrid. Maar bij een event met open inschrijving weet je van tevoren echt niet wie er komt. En als een deelnemer niet aangeeft dat diegene een beperking heeft, kun je daar als organisator en locatie niet op anticiperen. Je kunt er natuurlijk wel actief naar vragen, zoals dat tegenwoordig bij dieetwensen heel gebruikelijk is." Volgens Petra wordt daar niet altijd op gereageerd. "Wij vragen altijd van tevoren naar dieetwensen, maar krijgen niet altijd respons. We houden er zelf wel altijd rekening mee, omdat het heel vaak voorkomt." "Vergeet niet dat men gedurende de coronaperiode veel online heeft gewerkt", merkt Marianne op. "Er zijn veel zichtbare en onzichtbare beperkingen, maar die zie je niet altijd via een beeldscherm. Mijn ervaring is dat hoe groter het team is, des te minder contact er is met de directiesecretaresse. Daardoor heeft deze niet altijd een compleet beeld van de samenstelling van het team. En de mensen met de beperking geven het zelf ook niet altijd aan omdat ze bijvoorbeeld bang zijn dat ze als last worden ervaren." Ingrid: "Andersom vindt iemand die geen beperking heeft het misschien wel lastig om hulp te vragen. Je wil iemand ook niet schofferen." "Je wil zeker niet een sticker erop plakken waardoor mensen zich anders gaan gedragen", knikt Marije, "daarom hebben we voor ons servicepersoneel posters opgehangen met tips hoe je het beste om kunt gaan met mensen die een beperking hebben. Toch zou het veel beter werken wanneer je vanuit locatieperspectief veel meer de kans krijgt om de gast te begeleiden, ook in wat de toegevoegde waarde van de locatie kan zijn."
Het toegankelijk maken van events is een gezamenlijke verantwoordelijkheid, daar zijn de panelleden het over eens. Marije: "Als locatie willen we graag weten wie er komt en waar we rekening mee moeten houden. Maar wanneer we met de eventplanner om tafel zitten, gaat het zelden over de toegankelijkheid voor de deelnemers. Tenzij er een specifieke doelgroep of een hooggeplaatste spreker aanwezig is. Zo hadden we vorig jaar een event van een internationaal softwarebedrijf. Omdat de CEO slechtziend is, kwam het eventteam de locatie van tevoren bekijken. Wij hebben op verzoek de niveauverschillen op de marmeren trap gemarkeerd met zwarte tape en extra led-verlichting in het backstage trappenhuis aangebracht. Als locatie kijk je wat er kan, maar de organisator moet van tevoren aangeven waar de behoeften liggen. En dat geldt ook voor de behoeften van de deelnemers." Ingrid knikt: "Vanuit het universal design thinking is iedereen gelijk en moet een event voor iedereen toegankelijk zijn. Als je zelf geen beperking hebt, ben je je daar echter minder bewust van. Toch ligt er bij de eventorganisator een verantwoordelijkheid om dit soort zaken van tevoren uit te vragen. Al heeft iemand die slecht ter been is zelf ook geen keuze. Die zal echt wel navraag doen." "Helaas gebeurt het dan wel vaak dat wanneer die persoon een mail stuurt naar info@ of het algemene nummer belt, de receptie daar geen antwoord op heeft", zegt Marianne. "Vervolgens blijft de vraag liggen, terwijl die persoon zich pas kan inschrijven als die een antwoord heeft. Iemand met een beperking moet voortdurend een afweging maken of deelname aan een event de moeite waard is. Dat geldt voor het regel- en uitzoekwerk, maar ook voor de energie die deelname aan een event kost." Marije: "Op de website hebben wij een apart kopje toegankelijkheid staan waar je informatie over de toegankelijkheid en de mogelijkheden vindt. Die informatie is echter vooral gericht op de theaterbezoeker. Een congresbezoeker met een beperking zal van tevoren zelf op de website kijken wat de mogelijkheden zijn, maar wij gaan daar wel stappen in zetten. Een optie is een button op de website waar mensen met een beperking zich kunnen melden."
Zulayka is benieuwd of de aanwezigen ook rekening houden met mensen die snel overprikkeld zijn. "Binnen de IT-sector is daar behoefte aan. Daarom zorg ik bij de evenementen die ik organiseer altijd voor een ruimte zonder luide muziek zodat deelnemers zich kunnen terugtrekken." "Wij gaan opnieuw een prayer room inrichten die als multifunctionele ruimte kan worden ingezet", vertelt Marije. "Nu is dat voor een grote locatie wat makkelijker, maar ook kleine locaties kunnen hun ruimtes multi-inzetbaar maken. Je kunt bijvoorbeeld met behulp van kamerschermen een tijdelijke aparte kolfruimte of meditatiezaal maken." "Het is dan wel belangrijk alle locaties, groot of klein, zoveel mogelijk informatie op hun website zetten over wat er aanwezig is en wat er kan", zegt Zulayka. "En ook eerlijk zijn over wat er wel of niet mogelijk is", voegt Marianne toe. "Heb je een monumentaal pand en kun je de zaal op de eerste verdieping alleen per trap bereiken, dan zal een organisator van een event met deelnemers die een beperking hebben zelf een afweging maken en jouw locatie wellicht niet boeken. Is je locatie juist wel toegankelijk en communiceer je daar duidelijk over, dan wordt je zaal juist door die doelgroep geboekt." Witte wereld Naast de verbeterpunten op het gebied van toegankelijkheid is er in Nederland ook te weinig aandacht voor inclusie. "Mijn ervaring is dat men er op internationaal niveau veel verder mee is", geeft Ingrid aan. "Tijdens het wereldcongres van MPI in de VS was er een sessie over inclusie waarbij alle doelgroepen voorbijkwamen, van veteranen tot mensen met verschillende culturele achtergronden." "Aan het begin van mijn carrière werkte ik bij Nederlandse bedrijven en daar zag je nog weinig diversiteit", vertelt Zulayka, "en daarom voelde ik me ook altijd veel meer aangetrokken tot Amerikaanse bedrijven. Ik heb 24 jaar lang voor Amerikaanse softwarebedrijven gewerkt met minder validen, vrouwen, mensen van kleur, mensen uit andere culturen en transgenders als collega's. Het is zo'n verrijking om vanuit verschillende perspectieven samen te werken. In tegenstelling tot de VS en het VK merk ik dat de eventbranche in Nederland nog steeds een witte wereld is. Hoe fijn zou het zijn als er meer diversiteit in sprekers zou komen, bijvoorbeeld een persoon met een migrantenachtergrond. Je ziet gelukkig al steeds vaker vrouwen op het podium, maar er zijn nog heel wat stappen te zetten. Ik denk dat dat te maken heeft met het feit dat mensen kiezen voor mensen die op henzelf lijken." "Vaak doe je dat onbewust", beaamt Petra. "Zelf zit ik ook in mijn eigen bubbel als ik kijk naar de diversiteit van mijn personeelsbestand. Maar ik moet daar echt moeite voor doen; mensen van kleur of met een andere achtergrond reageren niet op mijn vacatures. Waarschijnlijk moet ik ook mijn communicatie hierop aanpassen zodat ik aansprekender ben voor een diverse doelgroep.” Zulayka: “Mensen vinden verandering lastig. In de meeste gevallen is het een geval van copy paste op basis van het vorige draaiboek. Een organisator kijkt naar de groep, kiest een spreker die erop lijkt en gaat ervan uit dat het dan goed is. Wil je meer bereiken, dan moet je juist uit die comfortzone komen. Maar helaas kunnen organisaties door tijdgebrek vaak niet snel genoeg handelen om een verschil te maken.”
| Inschrijven nieuwsbriefBlijf op de hoogte van alle nieuwtjes uit de branche
|