Toegankelijkheid en inclusie: "Onze branche heeft nog flink wat stappen te zetten"

Vlnr Marije Bouwman, Zulayka Martis, Ingrid Rip, Sofie Fest, Marianne Dijkshoorn en Petra van der Perk


Hoe toegankelijk en inclusief zijn de events in Nederland? Deze vraag was leidend tijdens de paneldiscussie die Meeting Magazine in oktober organiseerde bij Het Nut42 in Beesd.

Fotografie: Raphael Drent


De panelleden:

Marianne Dijkshoorn, adviseur toegankelijkheid voor locaties en festivals bij Welkom Toegankelijkheid & Evenementen en auteur van het boek 'Maak je event toegankelijk voor iedereen'

Petra van der Perk, eigenaar van Het Nut locaties voor meetings & events (waaronder Het Nut42, Pand Betuwe en een derde nog te openen locatie in Culemborg)

Marije Bouwman, Deputy General Manager en Director of Operations, Safety & Security bij World Forum The Hague

Zulayka Martis, zelfstandig event-planner en Certified Event Designer

Ingrid Rip, coach, trainer en Certified Event Designer


Stand van zaken

Allereerst wordt aan de deelnemers gevraagd wat volgens hen de stand van zaken is op het gebied van toegankelijkheid. Eén op de acht mensen heeft namelijk een beperking. Logischerwijs zouden events dus rekening hiermee moeten houden. Petra geeft aan dat dit voor kleine tot middelgrote locaties vaak een uitdaging is vanwege de beperkte mogelijkheden. Zeker als het om een historisch gebouw gaat. "Wij ontvangen bij Het Nut42 en Pand Betuwe veel aanvragen voor teambijeenkomsten. Ik heb een aantal keer meegemaakt dat er bij een aanvraag werd aangegeven dat er een medewerker met een fysieke beperking zou deelnemen aan de bijeenkomst. Dat is bij onze huidige locaties erg lastig vanwege de vaste trap en het ontbreken van een rolstoeltoegankelijk toilet. De ene keer wordt er geboekt en redt deze persoon zich wel, maar het komt ook vaak voor dat een aanvraag niet definitief wordt."

Inmiddels is Petra bezig met een derde locatie in Culemborg. Deze wil ze rolstoeltoegankelijk maken. "Toen ik Marianne Dijkshoorn ontmoette tijdens een event, wist ik niet eens dat het een onderwerp is waar mensen zich fulltime mee bezighouden. Het was voor mij wel een extra motivatie om er bij de nieuwe locatie rekening mee te houden, al is dat nog best lastig. Het gaat om een monumentale boerderij uit 1820 waarbij het voorhuis in de dijkwand zit. Toch komt er ten minste één rolstoeltoegankelijk toilet en blijft de begane grond gelijkvloers zonder afgangen van het voorhuis naar het achterhuis."

Gaat het bij de grotere locaties en events dan beter? Helaas niet, geeft Marianne aan. "Kijk maar naar de klimaattop COP26 in Glasgow in 2021. De Israëlische minister van Energie kon de eerste dag niet van het hotel naar de locatie komen omdat de shuttledienst niet toegankelijk was voor een rolstoelgebruiker." "Ook in Nederland komt het vaker voor dan je denkt", voegt Ingrid toe. "Bij één bijeenkomst werd een deelnemer in een rolstoel door twee medewerkers van de locatie via de trap naar boven getild. Dat doet wat met de beleving van de deelnemers, en al helemaal voor die persoon zelf."



Verschil

Toch is er volgens Petra een belangrijk verschil tussen grote en kleine locaties. "De vraagstelling richting de opdrachtgever is heel anders. Slechts 10% procent van de bijeenkomsten die bij ons plaatsvinden, wordt georganiseerd door een professionele eventorganisator die een duidelijk doel voor ogen heeft. De rest wordt geboekt door de (directie)secretaresse die vooral functioneel bezig is. Natuurlijk zitten daar veelal professionals tussen die hun taak uiterst serieus nemen en weten hoe de groep deelnemers in elkaar zit. Maar als locatie weet je hooguit welke sprekers en hoofdcontactpersoon er komen. Over de deelnemers krijg je zelden informatie mee, behalve de voorkeur voor dieetwensen." Zulayka: "Een directiesecretaresse vindt het vaak ook gewoon heel erg leuk om bijeenkomsten te organiseren en wil dat niet uit handen geven. Maar de beleving van de deelnemers, ook die met een beperking, staat helaas niet altijd centraal."

"Een directiesecretaresse die een vergadering voor het eigen bedrijf organiseert, weet wel wie er slecht ter been is", veronderstelt Ingrid. Maar bij een event met open inschrijving weet je van tevoren echt niet wie er komt. En als een deelnemer niet aangeeft dat diegene een beperking heeft, kun je daar als organisator en locatie niet op anticiperen. Je kunt er natuurlijk wel actief naar vragen, zoals dat tegenwoordig bij dieetwensen heel gebruikelijk is." Volgens Petra wordt daar niet altijd op gereageerd. "Wij vragen altijd van tevoren naar dieetwensen, maar krijgen niet altijd respons. We houden er zelf wel altijd rekening mee, omdat het heel vaak voorkomt."

"Vergeet niet dat men gedurende de coronaperiode veel online heeft gewerkt", merkt Marianne op. "Er zijn veel zichtbare en onzichtbare beperkingen, maar die zie je niet altijd via een beeldscherm. Mijn ervaring is dat hoe groter het team is, des te minder contact er is met de directiesecretaresse. Daardoor heeft deze niet altijd een compleet beeld van de samenstelling van het team. En de mensen met de beperking geven het zelf ook niet altijd aan omdat ze bijvoorbeeld bang zijn dat ze als last worden ervaren."

Ingrid: "Andersom vindt iemand die geen beperking heeft het misschien wel lastig om hulp te vragen. Je wil iemand ook niet schofferen." "Je wil zeker niet een sticker erop plakken waardoor mensen zich anders gaan gedragen", knikt Marije, "daarom hebben we voor ons servicepersoneel posters opgehangen met tips hoe je het beste om kunt gaan met mensen die een beperking hebben. Toch zou het veel beter werken wanneer je vanuit locatieperspectief veel meer de kans krijgt om de gast te begeleiden, ook in wat de toegevoegde waarde van de locatie kan zijn."



Verantwoordelijkheid

Het toegankelijk maken van events is een gezamenlijke verantwoordelijkheid, daar zijn de panelleden het over eens. Marije: "Als locatie willen we graag weten wie er komt en waar we rekening mee moeten houden. Maar wanneer we met de eventplanner om tafel zitten, gaat het zelden over de toegankelijkheid voor de deelnemers. Tenzij er een specifieke doelgroep of een hooggeplaatste spreker aanwezig is. Zo hadden we vorig jaar een event van een internationaal softwarebedrijf. Omdat de CEO slechtziend is, kwam het eventteam de locatie van tevoren bekijken. Wij hebben op verzoek de niveauverschillen op de marmeren trap gemarkeerd met zwarte tape en extra led-verlichting in het backstage trappenhuis aangebracht. Als locatie kijk je wat er kan, maar de organisator moet van tevoren aangeven waar de behoeften liggen. En dat geldt ook voor de behoeften van de deelnemers." Ingrid knikt: "Vanuit het universal design thinking is iedereen gelijk en moet een event voor iedereen toegankelijk zijn. Als je zelf geen beperking hebt, ben je je daar echter minder bewust van. Toch ligt er bij de eventorganisator een verantwoordelijkheid om dit soort zaken van tevoren uit te vragen. Al heeft iemand die slecht ter been is zelf ook geen keuze. Die zal echt wel navraag doen."

"Helaas gebeurt het dan wel vaak dat wanneer die persoon een mail stuurt naar info@ of het algemene nummer belt, de receptie daar geen antwoord op heeft", zegt Marianne. "Vervolgens blijft de vraag liggen, terwijl die persoon zich pas kan inschrijven als die een antwoord heeft. Iemand met een beperking moet voortdurend een afweging maken of deelname aan een event de moeite waard is. Dat geldt voor het regel- en uitzoekwerk, maar ook voor de energie die deelname aan een event kost."

Marije: "Op de website hebben wij een apart kopje toegankelijkheid staan waar je informatie over de toegankelijkheid en de mogelijkheden vindt. Die informatie is echter vooral gericht op de theaterbezoeker. Een congresbezoeker met een beperking zal van tevoren zelf op de website kijken wat de mogelijkheden zijn, maar wij gaan daar wel stappen in zetten. Een optie is een button op de website waar mensen met een beperking zich kunnen melden."


Hoe ga je om met dieetwensen?

Hoewel mensen hun dieetwensen niet altijd kenbaar maken, is het wel degelijk belangrijk om hiermee rekening te houden. Petra: "Deelnemers hebben soms een heel uitgebreid dieet, maar willen vanwege die dieetwensen ook niet anders zijn dan de rest. Dan is het aan ons als locatie om er een succes van te maken, zonder er onnodig de aandacht op te vestigen." Zulayka: "Ik bespreek dit met de locatie, die vervolgens het bedienend personeel inlicht. Deze betreffende deelnemers vraag ik om zich bij aankomst even te melden, zodat de locatie kan aangeven dat zij alles in goede banen zullen leiden en voor deze deelnemers zullen zorgen. Deze extra aandacht vinden de deelnemers juist fantastisch. Zij voelen zich bijzonder in plaats van bezwaard en krijgen het gevoel dat ze gewoon bij de groep horen. Door je registratieformulier aan te passen, kun je dit prima regelen." Ingrid: "Soms werkt het ook gewoon beter om te vragen welke producten en combinaties wel mogelijk zijn. Wij vragen bij elke event of training of er dieetwensen zijn. Eén keer kreeg ik een lijst met hele uitgebreide, specifieke eisen. Ik heb toen contact opgenomen met deze deelnemer. Toen bleken er best wel wat opties te zijn."




Overprikkeling

Zulayka is benieuwd of de aanwezigen ook rekening houden met mensen die snel overprikkeld zijn. "Binnen de IT-sector is daar behoefte aan. Daarom zorg ik bij de evenementen die ik organiseer altijd voor een ruimte zonder luide muziek zodat deelnemers zich kunnen terugtrekken." "Wij gaan opnieuw een prayer room inrichten die als multifunctionele ruimte kan worden ingezet", vertelt Marije. "Nu is dat voor een grote locatie wat makkelijker, maar ook kleine locaties kunnen hun ruimtes multi-inzetbaar maken. Je kunt bijvoorbeeld met behulp van kamerschermen een tijdelijke aparte kolfruimte of meditatiezaal maken."

"Het is dan wel belangrijk alle locaties, groot of klein, zoveel mogelijk informatie op hun website zetten over wat er aanwezig is en wat er kan", zegt Zulayka. "En ook eerlijk zijn over wat er wel of niet mogelijk is", voegt Marianne toe. "Heb je een monumentaal pand en kun je de zaal op de eerste verdieping alleen per trap bereiken, dan zal een organisator van een event met deelnemers die een beperking hebben zelf een afweging maken en jouw locatie wellicht niet boeken. Is je locatie juist wel toegankelijk en communiceer je daar duidelijk over, dan wordt je zaal juist door die doelgroep geboekt."

Witte wereld

Naast de verbeterpunten op het gebied van toegankelijkheid is er in Nederland ook te weinig aandacht voor inclusie. "Mijn ervaring is dat men er op internationaal niveau veel verder mee is", geeft Ingrid aan. "Tijdens het wereldcongres van MPI in de VS was er een sessie over inclusie waarbij alle doelgroepen voorbijkwamen, van veteranen tot mensen met verschillende culturele achtergronden." "Aan het begin van mijn carrière werkte ik bij Nederlandse bedrijven en daar zag je nog weinig diversiteit", vertelt Zulayka, "en daarom voelde ik me ook altijd veel meer aangetrokken tot Amerikaanse bedrijven. Ik heb 24 jaar lang voor Amerikaanse softwarebedrijven gewerkt met minder validen, vrouwen, mensen van kleur, mensen uit andere culturen en transgenders als collega's. Het is zo'n verrijking om vanuit verschillende perspectieven samen te werken. In tegenstelling tot de VS en het VK merk ik dat de eventbranche in Nederland nog steeds een witte wereld is. Hoe fijn zou het zijn als er meer diversiteit in sprekers zou komen, bijvoorbeeld een persoon met een migrantenachtergrond. Je ziet gelukkig al steeds vaker vrouwen op het podium, maar er zijn nog heel wat stappen te zetten. Ik denk dat dat te maken heeft met het feit dat mensen kiezen voor mensen die op henzelf lijken." "Vaak doe je dat onbewust", beaamt Petra. "Zelf zit ik ook in mijn eigen bubbel als ik kijk naar de diversiteit van mijn personeelsbestand. Maar ik moet daar echt moeite voor doen; mensen van kleur of met een andere achtergrond reageren niet op mijn vacatures. Waarschijnlijk moet ik ook mijn communicatie hierop aanpassen zodat ik aansprekender ben voor een diverse doelgroep.” Zulayka: “Mensen vinden verandering lastig. In de meeste gevallen is het een geval van copy paste op basis van het vorige draaiboek. Een organisator kijkt naar de groep, kiest een spreker die erop lijkt en gaat ervan uit dat het dan goed is. Wil je meer bereiken, dan moet je juist uit die comfortzone komen. Maar helaas kunnen organisaties door tijdgebrek vaak niet snel genoeg handelen om een verschil te maken.” 

“Veel mensen zitten vast in een patroon en zijn moeilijk uit hun comfortzone te halen”, zegt Ingrid. “Dat heeft onder andere te maken met ons brein, dat het liefst meteen een oplossing voor een probleem wil vinden. Zeker in Nederland hebben we de neiging om alles snel te doen en mag het organisatieproces vooral geen extra tijd en extra mensen kosten. Vanuit de gedachte van design thinking moet je juist vanuit verschillende perspectieven naar het probleem kijken en er samen ‘verliefd op worden’, voordat je tot een oplossing komt. Ook voor empathisch denken moet je de tijd nemen.”
Zulayka knikt: “Ik kijk samen met de organisator welke sprekers en dagvoorzitter bij het event passen. Natuurlijk kijk ik daarbij naar de invalshoek van het event, want het moet wel inhoudelijk passen. Het argument dat sprekers uit de migrantenhoek of vrouwen niet te vinden zijn, gaat wat mij betreft echt niet op. Op LinkedIn of via gespecialiseerde sprekersbureaus zoals A Cup Of Ambition en ZijSpreekt kun je ze echt wel vinden!” 
“Helaas ontbreekt het soms aan de juiste motivatie en doet men het alleen voor het plaatje”, geeft Marianne aan. “En dat geldt ook voor het sprekersprogramma van een congres. Dan wil men ‘iemand van kleur of met een hoofddoek’.” “Toch is dat een eerste stap en zien de deelnemers die mensen op het podium”, stelt Zulayka, “en dan is de kans groter dat ze bij een volgend congres weer een spreker vragen die het event diverser maakt.”



Inclusie bij brancheorganisaties

Tijdens de paneldiscussie kwamen niet alleen de events maar ook de brancheorganisaties aan bod. Deze kampen met een dalend ledenaantal. Volgens de panelleden ligt ook hier een gebrek aan inclusie aan ten grondslag. Marianne: "Kijk je naar de gemiddelde Nederlandse brancheorganisatie, dan zie je daar toch overwegend blanke mannen van 50+, zeker in het bestuur. Veel mensen in de branche voelen zich niet vertegenwoordigd." Ingrid ziet hetzelfde gebeuren bij associaties. "Ook zij verliezen leden en deelnemers. Wil je het tij keren, dan zul je je moeten verdiepen in je doelgroep. Ook hier kan design thinking uitkomst bieden. Heb je een team met diverse type mensen en van verschillende niveaus, dan kun je allerlei input meenemen en met elkaar naar het probleem kijken."


Gender

Inclusie gaat ook over gender. Marianne: “Mensen die zich bijvoorbeeld identificeren als non-binair, kunnen vaak niet zoveel met de standaard inschrijfformulieren. Ook de meeste uitnodigingen hebben de aanhef geachte heer of mevrouw. Als gevolg hiervan voelen zij zich niet welkom.” Petra steekt de hand in eigen boezem: “Ik vind dat daar voor ons als locatie een verantwoordelijkheid ligt om bij de opdrachtgever te inventariseren hoe het met de diversiteit van de deelnemers zit. Door dat op een andere manier na te vragen, kunnen we de opdrachtgever triggeren om dit te checken bij de deelnemers. Nu doen we dat alleen op basis van man of vrouw, omdat vrouwen minder en anders eten. Maar eigenlijk zouden we naar alle behoeften moeten vragen die te maken hebben met toegankelijkheid en inclusie.”

Iedereen heeft een rol

De wil in de branche is er dus zeker, maar er zijn nog flink wat stappen te zetten. Daarin hebben alle betrokken partijen een rol, concluderen de panelleden. Marije: “Locaties moeten zorgen dat ze de juiste faciliteiten bieden en het gesprek aangaan over de behoeften van de deelnemers.” Ook ligt er een taak voor de eventmanager, want die zal moeten uitvragen wat de deelnemers nodig hebben. “En die deelnemers moeten dit zelf ook vooral aangeven”, benadrukt Marianne. “Doe je dat niet, dan wordt er in de praktijk niks geregeld. Mensen met een beperking denken daar soms toch te makkelijk over. Zij verwachten – eisen bijna - dat zij met een rolstoel of een geleidehond naar binnen moeten kunnen.” Petra: “Het komt erop neer dat je in onze branche liefde voor mensen moet hebben. Door vragen te stellen en je in te leven, kom je vanzelf achter de behoeften van de deelnemers.”


Winactie

Wil jij ook aan de slag met toegankelijkheid en inclusie? Meeting Magazine mag vijf gesigneerde exemplaren weggeven van het boek ‘Maak je event toegankelijk voor iedereen’, van Marianne Dijkshoorn, adviseur toegankelijkheid voor locaties en festivals bij Welkom Toegankelijkheid & Evenementen. Stuur uiterlijk vrijdag 16 december een e-mail naar hoofdredacteur Sofie Fest via sofie@vanmunstermedia.nl.



 

Inschrijven nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van alle nieuwtjes uit de branche


Inschrijven nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van alle nieuwtjes uit de branche

Meeting Magazine nr5 2022

» Mood Concepts: Klaar voor 2023, na een keiharde reset in de eventbusiness!
» Toegankelijkheid en inclusie: "Onze branche heeft nog flink wat stappen te zetten"
» Homebase RE:CONNECT Festival voor Deloitte: Een thuishaven voor 3.000 collegas
» Evenementenopleiding in beeld: Behoefte aan associate degrees
» Voorfinancierings- & Garantiefonds: We kijken graag mee naar de mogelijkheden
» Travel Management: BT4Europe means business
» Column Marianne Kuiper: No More Drama
» Today is Amazing: Waarom je sociale interactie op je event wil hebben
» Event Planner Academy: De veranderende rol van eventplanners
» Column Daniel Seesink - Bewust Zoo: Wie luistert, weet meer
» MPI Event | Crossing Borders 7 februari 2023: In Groningen is de Toekomst al begonnen!
» Column Wouter Olland: Nieuwe taal leren met je TEAM
» Golden Tulip Ampt van Nijkerk: Hotels kunnen blijven groeien, ook buiten de grote stad
» Koetshuis de Haar verrassende evenementenlocatie: Het geheim van Haarzuilens
» Jaarbeurs Utrecht: "Net dat stapje extra voor onze opdrachtgevers"
» Club Tucan, Van der Valk Hotel Amersfoort-A1: Het adres in het midden van het land voor je volgende evenement
» Next Venue: Vijf verrassende locaties voor jouw volgende bijeenkomst in Midden-Nederland
» One-stop-ship ss Rotterdam by WestCord Hotels: "Zelfs voor een meerdaags event hoef je niet van het schip af"
» YOIN excellent meeting places: "Sterke sales- en marketingtool richting je boekers"
» Trends en ontwikkelingen: Videoschermen voor rental en staging
» Auvicom en CHAUVET Professional: Flexibel licht in Toyota Motor Europe Experience Center
Lees volledige uitgave online
Abonneren op Meeting Magazine
Meeting Magazine nr1 2024
 
Meeting Magazine nr6 2023
 
Meeting Magazine nr5 2023
 
Meeting Magazine nr4 2023
Meeting Magazine nr3 2023
 
Meeting Magazine nr2 2023
 
Meeting Magazine nr1 2023
 
Meeting Magazine nr6 2022
Meeting Magazine nr5 2022
 
Meeting Magazine nr4 2022
 
Meeting Magazine nr3 2022
 
Meeting Magazine nr2 2022
Meeting Magazine nr1 2022
 
Meeting Magazine nr4 2021
 
Meeting Magazine nr3 2021
 
Meeting Magazine nr2 2021
Meeting Magazine nr1 2021
 
Meeting Magazine nr4 2020
 
Meeting Magazine nr3 2020
 
Meeting Magazine nr2 2020
Meeting Magazine nr1 2020
 
Meeting Magazine nr6 2019
 
Meeting Magazine nr5 2019
 
Meeting Magazine nr4 2019
Meeting Magazine nr3 2019
 
MeetingReview Provincie Special
 
Meeting Magazine nr2 2019
 
Meeting Magazine nr1 2019
Meeting Magazine nr6 2018
 
Meeting Magazine nr5 2018
 
Meeting International nr2 2018
 
Meeting Magazine nr4 2018
Meeting Magazine nr3 2018
 
Meeting Magazine nr2 2018
 
Meeting Magazine nr1 2018
 
Meeting International nr1 2018
Meeting Magazine nr6 2017
 
Meeting International nr2 2017
 
Meeting Magazine nr5 2017
 
Meeting Magazine nr4 2017
Meeting Magazine nr3 2017
 
Meeting Magazine nr2 2017
 
Meeting International nr1 2017
 
Meeting Magazine nr1 2017
Meeting Magazine nr6 2016
 
Meeting Magazine nr5 2016
 
Meeting International nr2 2016
 
Meeting Magazine nr4 2016
Meeting Magazine nr3 2016
 
Meeting Magazine nr2 2016
 
Meeting Magazine nr1 2016
 
Meeting International nr1 2016
Meeting Magazine nr6 2015
 
Meeting Magazine nr5 2015
 
Meeting International nr2 2015
 
Meeting Magazine nr4 2015
Meeting Magazine nr3 2015
 
Meeting Magazine nr2 2015
 
Meeting International nr1 2015
 
Meeting Magazine nr1 2015
Meeting Magazine nr6 2014
 
Meeting Magazine nr5 2014
 
Meeting Magazine nr4 2014
 
Meeting Magazine nr3 2014
Meeting Magazine nr2 2014
 
Meeting Magazine nr1 2014
 
Meeting Magazine nr6 2013
 
Meeting Magazine nr5 2013
Meeting Magazine nr4 2013
 
Meeting Magazine nr3 2013
 
Meeting Magazine nr2 2013
 
Meeting Magazine nr1 2013
Algemene voorwaarden | privacy statement