In ons vorige artikel spraken wij over de vraag 'is iedereen welkom op jouw event?'. In dit artikel gaan we in op de voorbereiding van een inclusief event en dat begint, hoe kan het ook anders, bij het eventdesign. Hoe kun je al bij aanvang de juiste weg inslaan?

Tekst: Ingrid Rip en Marianne Dijkshoorn


Vanuit Ingrid's ervaring als event designer adviseert zij niet alleen te kijken naar de gewenste veranderingen die het event teweeg moet brengen. Ook het framework (de voorwaarden en begrenzingen van een event) is leidend voor het eindresultaat. Dit zijn bijvoorbeeld de beschikbare hoeveel tijd en geld en dus zeker ook het feit dat iedereen zich welkom voelt. Als je dit als criterium opneemt, kun je na het ontwikkelen van prototypes in overleg met experts bepalen hoe de vertaalslag er praktisch uitziet.

Dit lijkt vanzelfsprekend, zeker als je het vanuit de Universal Design methode bekijkt. Universal Design betekent kort gezegd: ontwerpen voor iedereen. Universal Design is het ontwerp en de samenstelling van een omgeving zodat deze voor alle mensen toegankelijk, begrepen en gebruikt kan worden, ongeacht hun leeftijd, grootte, bekwaamheid of beperking. Een omgeving (een bijeenkomst, evenement of een gebouw, product of dienst in die omgeving) moet worden ontworpen om te voldoen aan de behoeften van alle mensen die er gebruik van willen maken. Dit is geen speciale vereiste, ten voordele van slechts een minderheid van de bevolking.

Het is een fundamentele voorwaarde voor een goed ontwerp. Als een omgeving - en dus ook een event - toegankelijk, bruikbaar, praktisch en plezierig in het gebruik is, heeft iedereen daar baat bij. Door rekening te houden met de uiteenlopende behoeften en mogelijkheden van iedereen tijdens het ontwerpproces, creëert universeel ontwerp producten, diensten en omgevingen die voldoen aan de behoeften van mensen. Simpel gezegd, universeel ontwerp is een goed ontwerp. Dit betekent dat er vanaf de ontwerpfase rekening gehouden wordt met verschil tussen mensen.

Basisprincipes

Bij het Universal Design horen zeven basisprincipes die in 1997 zijn ontwikkeld door een werkgroep van architecten, productontwerpers, ingenieurs en onderzoekers op het gebied geleid door wijlen Ronald Mace van the North Carolina State University. Het doel van de principes is om een ontwerp te verbeteren. Volgens het Centre for Universal Design kunnen de principes worden toegepast om bestaande ontwerpen te evalueren, het ontwerppro-ces te begeleiden en zowel ontwerpers als consumenten voor te lichten over de kenmerken van meer bruikbare producten en omgevingen. Voor events zijn deze basisprincipes zeer toepasbaar:

1. Het moet bruikbaar voor iedereen, iedereen is immers welkom op jouw event.

2. Het moet flexibel in gebruik zijn, kun je opschalen in faciliteiten bij drukte?

3. Het moet eenvoudig en intu?tief te gebruiken zijn, snappen deelnemers de bedoeling van de aangeboden faciliteit?

4. Het moet begrijpelijke informatie bevatten, kan iedereen zonder vragen verder?

5. Het moet een marge voor vergissingen hebben (wat opgelost lijkt, is dat niet altijd: laat je mensen gewoon ergens parkeren? Of bied je rolstoelgebruikers een aangewezen plaats? Doe je het eerste, dan kan dit kan tot chaos leiden).

6. Het mag maar beperkte inspanning kosten, want zeker mensen met een beperking hebben vaak minder energie.

7. Geschikte afmetingen van gebruiksruimtes, bijvoorbeeld de grootte van rolstoeltoegankelijke toiletten. Er moet genoeg transferruimte zijn.

Deze zeven basisprincipes voor mensgericht ontwerpen zijn nog niet overal een vanzelfsprekendheid. Zo werd Ingrid laatst geconfronteerd met een locatie die niet rolstoeltoegankelijk bleek ondanks hun bewering dat dit wel zo was. De vraag is, moet je dan voor een andere locatie kiezen of zijn er oplossingen te bedenken? Bij sommigen is dat eenvoudig op te lossen door een hellingbaan te leggen. Een andere oplossing die men vaak kiest, is een alternatieve ingang (lees: niet hoofdingang) voor bijvoorbeeld rolstoelgebruikers. Zorg dan wel voor een prettige en gastvrije route, dus niet langs de stinkende afvalcontainers in de achterafsteeg.

Een ander voorbeeld uit de praktijk, toen de beide schrijvers van dit artikel afspraken om te werken aan dit artikel: Marianne constateerde dat het rolstoeltoegankelijke toilet op deze gerenommeerde evenementenlocatie niet goed toegankelijk was voor een rolstoelgebruiker. Op de website stond geen informatie over toegankelijkheid en daardoor loop je klanten mis: dit is toch laaghangend fruit? Verder merkte Marianne nog op dat een goede toegankelijkheid ook prettig is voor mensen die geen beperking hebben. Drempels, trapjes en andere obstakels creëren immers voor iedereen struikelgevaar, zeker als je afgeleid bent in een gesprek of door de eventbeleving.

Experience journey

Iedere mens die naar een event gaat, wil een positieve ervaring in de hele experience journey. Loop deze journey na vanuit ieder perspectief, zodat je waar kunt maken wat je je voorneemt. Die journey start al bij de communicatie voorafgaand aan het event. In het vorige artikel gaven we al de tip om mensen hun wensen kenbaar te laten maken bij registratie. Dit ontzorgt hen en ook jou als organisator. Je weet waar je rekening mee moet houden en geeft het je de ruimte om dit goed te regelen.

Onze vijf tips:

1. Start een event - hoe klein ook - vanuit bewust event design.

2. Bedenk, doe en controleer het event vanuit de zeven basisprincipes van het Universal Design.

3. Communiceer de aanwezigheid van bepaalde faciliteiten zoals een rolstoeltoegankelijk toilet ook op je eventwebsite, want de locatie doet dat niet altijd.

4. Zorg dat iedere ingang gastvrij is en dat deelnemers niet moeten gaan zoeken naar de achterdeur.

5. Stel jezelf open voor vragen over toegankelijkheid. Vraag een deskundige bij de komst van meerdere personen uit een bepaalde doelgroep (verschillende culturele achtergronden, beperking en/of lhbti).

Vooraf weten is immers voorafgaand aan het event oplossingen kunnen bedenken en organiseren.

Over de schrijvers

Ingrid Rip adviseert als event designer organisaties over bewust event design zodat de diverse stakeholders gewenste veranderingen kunnen realiseren met het oog op de korte termijn én de langetermijnstrategie. De methode neemt diverse wensen, benodigdheden, obstakels en pijnen in acht in de drie te doorlopen fases: Change, Frame, Prototype!

Marianne Dijkshoorn is adviseur op het gebied van toegankelijkheid voor mensen met een verschillend type beperking. Haar specialiteit ligt op het gebied van toegankelijkheid bij evenementen en evenementenlocaties. In 2008 maakte zij het eerste festival van Nederland toegankelijk en een van haar bekendste projecten is de toegankelijkheid van het Eurovisie Songfestival in Rotterdam. Ook is zij de schrijver van het zeer praktische boek 'Maak je event toegankelijk voor iedereen'. Als adviseur certificeert zij locaties, begeleidt ze organisatoren in het proces om (zakelijke) evenementen toegankelijk te maken en geeft ze lezingen en trainingen op het gebied van toegankelijkheid en/of gastvrijheid.