Een evenement is niet alleen geslaagd als uit de evaluatieformulieren blijkt dat de bezoeker een fijne dag heeft gehad. Een evenement moet echt waarde opleveren, zowel voor de bezoeker als voor jou als organisator. Daarom is het belangrijk om de sweet-spot te vinden, oftwel: win-win!
 

Bij veel evenementen zijn we te veel gefocust op de mening van de bezoeker. We hopen maar dat ze tevreden zijn en dat het evaluatieformulier over het algemeen positief is ingevuld. Vaak gaan die evaluatieformulieren over de locatie, de sprekers en het eten. Natuurlijk zijn deze punten ontzettend belangrijk, maar dat is niet waarom je het event organiseert. Dit zijn de randvoorwaarden.

Wat wil je precies bereiken?

We weten allemaal hoeveel geld en tijd het kost om een event te organiseren. Dat doe je niet zomaar, je wil er iets mee bereiken. Dat je 500 aanwezigen op je event wil hebben is niet concreet genoeg. Welke mensen moeten er zijn? En zelfs als je dat helder benoemt, is je doelstelling niet compleet. Want waarom wil je dat die mensen er zijn? Wat hoop je dat er vervolgens gebeurt of ontstaat?

Een voorbeeld van een goede doelstelling is: "We willen dat binnen drie maanden na ons event minstens 50 HR-managers zich aanmelden voor opleiding x."

Je subdoelstelling kan zijn dat je daarom 500 HR-managers aanwezig wil hebben op je evenement, als je verwacht dat het haalbaar is dat vervolgens 10% daarvan zich aanmeldt.

Wat bereikt je bezoeker op jouw evenement?

We blijven nog even bij de bezoeker en het voorbeeld van de HR-managers. Nodig je ze uit omdat je graag wil dat ze de locatie mooi en goed bereikbaar vinden? Of omdat de sprekers interessant zijn en ze het eten lekker vinden? Waarschijnlijk niet. Waarom gaat een HR-manager een dag vrij plannen van z'n werk en eventueel geld betalen om naar jouw event te komen? Wat is hun belang?

Om hierachter te komen, moet je precies weten wat er bij de doelgroep speelt, zonder te veel aannames te doen. Je kunt op verschillende manieren een beter beeld krijgen van de doelgroep, bijvoorbeeld door interviews af te nemen. Met circa 10 à 15 interviews van zo'n 45 minuten krijg je al een goed beeld. Tip: lees het boek De Mom Test om te zorgen dat je goede vragen stelt.

Een andere manier die goed werkt, is brainstormen met een team. Het liefst met mensen die de doelgroep kennen. Zoek bijvoorbeeld eens naar de Empathy Map. Dit is een handige tool om inzicht te krijgen in je doelgroep. Toets eventueel de uitkomsten bij een aantal mensen uit de doelgroep. Je hebt dan ook meteen een mooie basis voor een persona.

De sweet-spot

Als je de doelgroep beter begrijpt en weet wat hun uitdagingen en doelen zijn, weet je ook beter hoe je je event moet invullen. Maar je hoeft natuurlijk niet al hun problemen op te lossen. Wat je wilt bereiken, is het vinden van de sweet-spot: de overlap tussen jouw belangen als organisator en die van de doelgroep.

Bijvoorbeeld: uit het onderzoek blijkt dat HR-managers het lastig vinden om te polsen hoe het met medewerkers gaat. Ze werken veel thuis en ze stoeien met het updaten van het HR-beleid vanwege corona. Jij geeft trainingen over juridische zaken. Dan hoef je dus geen programma samen te stellen dat HR-managers iets leert over mensen managen op afstand. Logischerwijs focus je op vooral op kennisdelen over het juridische gedeelte.

We hopen dat dit artikel je inspireert om voortaan te zoeken naar de sweet-spot. Zodat je een geslaagd event hebt voor de bezoeker en jezelf!

Samira Salman en Melanie Westdijk zijn de oprichters van de Event Planner Academy. Via dit platform blijven organisatoren van zakelijke evenementen up-to-date van alle ontwikkelingen in de branche, kunnen zij werken aan hun skills en hun netwerk en innovatiekracht vergroten voor die succesvolle offline, online of hybride events. Kijk voor meer informatie op eventplanneracademy.nl.