Hoewel er op dit moment minder zakelijke bijeenkomsten worden georganiseerd, is het volgens Robert Spakman van MeetingReview voor locaties nog steeds heel erg waardevol om tijd en energie in reviews te steken. "Het is de perfecte manier om te laten zien wat er bij jou mogelijk is."

Robert Spakman en Marco Kole hebben met MeetingReview een duidelijk doel voor ogen: het realiseren van een platform waarbij reviews de managementassistent en eventplanner helpen om de ideale locatie te vinden en de perfecte bijeenkomst te organiseren. Sinds de oprichting van het platform zes jaar geleden hebben steeds meer locaties zich aangesloten. Zij benaderen hun opdrachtgevers met de vraag of deze op het platform een beoordeling willen plaatsen met betrekking tot het boekingsproces, de locatie, de zaal en eten & drinken. De geplaatste beoordelingen en de reacties op MeetingReview zijn voor iedereen zichtbaar. Robert en Marco letten daarbij actief op fake reviews. "Meerdere reviews die vanuit hetzelfde IP-adres worden verstuurd controleren we, net als hele negatieve reviews zonder motivatie en meerdere beoordelingen die vanuit een hotmail- of gmailadres worden ingezonden."

Publieksprijs

De tijd en moeite die locaties steken in het verzamelen van reviews, wordt niet alleen beloond met positieve beoordelingen van derden en een hoge gemiddelde ranking-score. Locaties die op basis van minimaal tien reviews de hoogste gemiddelde score behalen, dingen automatisch mee naar verschillende awards. Robert: "Een daarvan is onze Publieksprijs. Hier kunnen alle locaties in Nederland aan meedoen. Wel hanteren we een minimumeis van tien geregistreerde reviews in de laatste vier jaar. De prijs heeft vijf verschillende categorieën, ingedeeld naar capaciteit. Binnen elke categorie wint de locatie met het hoogst aantal punten de gouden plaquette. Nummer 2 en 3 ontvangen respectievelijk een zilveren en bronzen plaquette. De top 10 per categorie van de Publieksprijs zijn ook automatisch door naar de eerste ronde van de Nationale Meeting Award. Dit is de enige onafhankelijke prijs voor de beste meeting- en eventlocaties van Nederland."

Meerwaarde van reviews

Hoewel de aangesloten locaties de afgelopen periode bij een gebrek aan bijeenkomsten veel minder reviews konden verzamelen, zijn de beoordelingen die binnenkomen volgens Robert juist extra waardevol. "Negen van de tien beoordelingen die in de afgelopen vier maanden zijn geplaatst, vermelden specifiek de tevredenheid over de genomen maatregelen op basis van de RIVM-richtlijnen en de gastvrijheid van de locaties. Ook hebben de reviews een hogere, gemiddelde score. Dat geeft aan dat de boekers, die het zelf ook spannend vinden, de extra maatregelen waarderen. Wel mogen de meeste locaties wat actiever de maatregelen op hun MeetingReview-pagina en op hun eigen website vermelden." Robert raadt alle locaties ook aan om juist nu hun reviews in te zetten voor extra publiciteit zodat ze opvallen tussen het enorme aanbod voor de huidige, beperkte vraag. "Laat op social media zien wat je doet, wees creatief in het toepassen van de quotes en testimonials die de boekers hebben geplaatst. Draag actief uit wat er bij jou mogelijk is, of je nu een kleine vergaderlocatie hebt of een groot hotel."

Provincie Award

Om de bij MeetingReview aangesloten locaties wat extra exposure te kunnen geven, hebben Robert en Marco dit jaar voor de tweede keer de Provincie Awards uitgereikt. "Op basis van de reviews die de locaties tussen 1 januari 2019 en 31 augustus 2020 ver-zamelden, hebben we met behulp van een transpa-rant scoremodel punten toegekend. De rangschikking vindt plaats per provincie, onderverdeeld in de vijf capaciteitscategorieën. Op basis hiervan hebben we dit jaar 95 winnaars met een nummer 1, 2 of 3-positie een mooie plaquette toegestuurd."

Mark Haagen, Buitenplaats Kameryck (Provincie Award Utrecht, eerste plaats categorie tot 500 personen)

Buitenplaats Kameryck is al enkele jaren actief op MeetingReview. "Reviews zijn relatief onafhankelijk. De beoordeling komt van de klanten zelf en wanneer zij dit ook binnen hun eigen netwerk delen, kan dat voor een sneeuwbaleffect zorgen. Op dit moment organiseren we weliswaar minder en kleinschalige bijeenkomsten, maar we blijven onze gasten een evaluatieformulier toesturen. Uit de recente reviews blijkt dat de bijeenkomsten die doorgaan nog meer worden gewaardeerd. Onze gasten zijn heel tevreden over de maatregelen die we hebben getroffen om de 1,5 meter afstand te handhaven. Dat betekent dat we daar de juiste invulling aan geven. Als locatie is dat het minste wat je kunt doen."

Danny Keppels, Kasteelhoeve De Grote Hegge en Rebelle (Provincie Award Limburg, eerste plaats categorie tot 250 personen en derde plaats categorie vanaf 500 personen).

Volgens Danny is het winnen van twee Provincie Awards een mooie motivatie, zeker in deze tijden. "Waar we normaalgesproken 25 events per week organiseren, zijn dat er gemiddeld nu nog maar twee. Toch leveren de verzamelde reviews ook nu hele waardevolle adviezen op en je kunt achterhalen of er bijvoorbeeld knelpunten in je organisatieproces zitten. De waardering die uit de reviews naar voren komt, is bovendien heel motiverend en geeft de bevestiging dat we heel goed hebben nagedacht over de veiligheid van onze gasten en medewerkers. Boekers die deze reviews lezen krijgen zo een goed beeld van wat de locaties te bieden hebben."

Pauline de Maar, De Fruitproeverij Zandberg (Provincie Award Gelderland, eerste plaats categorie tot 25 personen)

"Wanneer opdrachtgevers informeren naar de mogelijkheden, verwijs ik altijd naar naar onze reviews. Zij kunnen dan zelf bepalen of onze locatie past bij hun doelen en verwachtingen. Ik vind het prettig dat de beoordelingen op een apart platform staan, dat geeft toch een betrouwbaarder beeld dat wanneer je deze zelf op je website plaatst." Nu er vanwege de coronacrisis verschillende maatregelen zijn genomen om de 1,5 meter regel te handhaven, komen de gasten nog steeds graag naar De Fruitproeverij toe. "Onze maatregelen zijn zichtbaar, maar vanwege de beschikbare ruimte gaan onze gasten daar heel makkelijk in mee. Je kunt hier nog steeds alles loslaten en focussen op je doel. Ook dat komt terug in de reviews."