De neiging is groot om direct en alleen maar inhoudelijk te discussi?ren. De een brengt wat in, en daarop reageert iemand anders. Dat roept bij de derde allerlei associaties op, die echter niets met het doel van de bespreking van doen hebben. Voor je het weet is de bespreking weggekaapt door allerlei goed bedoelde, maar tamelijk onzinnige uitweidingen.

Tekst Rob de Haas, Ongewoon Goed Vergaderen

Onze inhoudelijke betrokkenheid verleidt ons te veel
We zijn van nature gewend om vanuit de inhoud deel te nemen aan vergaderingen. Logisch, want we worden immers voor onze opleiding en inhoudelijke kennis betaald. Het is ook belangrijk dat je per vergaderthema de juiste inhoudelijke mensen aan tafel hebt die kennis van zaken hebben. Juist de verscheidenheid aan inzichten is zo belangrijk voor de beste oplossingen. 

Met de juiste mensen aan tafel ben je er nog niet
Je kunt dan wel de juiste club bij elkaar hebben, dat garandeert nog niet dat alle invalshoeken ook aan bod komen. Wanneer je dan gewoon met de bespreking begint, loop je als vergaderteam een flink risico dat de gemakkelijke sprekers en de notoire hardschreeuwers alle spreektijd opeisen. Dan blijft er van al die diversiteit weinig over

Een goede voorzitter: focus op het proces, niet de inhoud
Goede besprekingen vragen daarom om regie: je hebt een plan van aanpak nodig voor een goede bespreking, zodat alle deelnemers weten en voelen dat jij de touwtjes in handen hebt. Want zodra een groep mensen dit voelt, volgt men de persoon met het plan. In tegenstelling tot de rest, ligt bij degene die de bespreking voorzit de focus op het proces, niet de inhoud.

Focus op de vorm - creëer ruimte voor de collectieve wijsheid
Vergaderingen worden snel beter als je alle aanwezige kennis mobiliseert. Wanneer steeds weer dezelfde mensen alle spreek-tijd opeisen, haakt de rest op den duur af. Alsof die niet interessante en verrassende inzichten zouden hebben! In meetings met de beste inzichten en slimste oplossingen kom je vaak de volgende elementen tegen:

-Een uitdagend doel van de bespreking
-Betrokken deelnemers die zich goed hebben voorbereid
-Alle ruimte en respect voor ieders mening
-Oog voor vreemde, gekke invalshoeken
-Een doelgericht plan voor de bespreking (wat is de gewenste opbrengst), zodat je weet dat er hele verschillende invalshoeken aan bod komen
-Tijd toekennen aan de bespreking
-Als het vergaderteam groter is dan zes, wordt er in kleine groepjes gewerkt en worden plenair de belangrijkste inzichten opgehaald.

Kritieke succesfactor: een onafhankelijke voorzitter

Een voorzitter die te veel zijn mening ventileert, kan snel een te bepalende rol spelen in het gesprek. Wanneer hij/zij dan ook nog eens leidinggevende is, ligt bedoelde of onbedoelde manipulatie op de loer. Dat is fnuikend voor zowel de inhoud als de sfeer in een vergaderteam. Als een voorzitter sterk zelf betrokken is bij de inhoud, dan is het goed om iemand anders dat agendapunt te laten voorzitten.

Om de onafhankelijkheid van de voorzit-ter te stimuleren zou je de volgende aanpak kunnen hanteren:

Stap 1: de inhoudelijk verantwoordelijke een korte inleiding laten geven
Stap 2: de voorzitter nodigt iedereen uit om haar/zijn standpunt expliciet te delen, bij voorkeur vooraf aan de meeting al op papier voorbereid in steekwoorden (op die manier beperk je de invloed op elkaar).
Stap 3: de voorzitter geeft na iedereen gehoord hebbend, zijn mening of visie.
Stap 4: de inhoudelijk verantwoordelijke reageert op alle input, trekt eventueel inhoudelijke conclusies
Stap 5: de voorzitter rondt samen met het team de bespreking van het thema af met BATEC:

-Besluit: wat is het inhoudelijke besluit? En hoe verder (proces-besluit)?
-Acties
-Tijdlijn
-Eigenaar
-Communicatie intern/extern

Een goede voorzitter:

-leidt het proces doelgericht en vanuit een vooropgesteld plan
-heeft oog voor ieders inbreng
-staat open voor vreemde invalshoeken en kritische noten
-is alert op mogelijke onderstromen

Zorg voor goede landingen
Bij veel te veel vergaderingen is er gebrek aan 'landingen': iedereen blijft maar inhoudelijk praten en brabbelen, maar de inhoud landt niet. Daarvoor is regie op het proces onontbeerlijk.