 Elf maanden lang heeft een team van twintig vrijwilligers ernaartoe gewerkt om een uniek event te designen. Een vierdaagse conferentie georganiseerd door MPI Nederland, voor en door event professionals. Afgelopen februari heeft het team achter de European Meetings en Events Conference (EMEC19) laten zien dat het écht anders kan. Dat die missie in alle opzichten geslaagd is, blijkt wel uit lovende reacties op social media. Maar wat was nou precies de sleutel tot dat succes? Tekst Miranda Schoonderwoerd-Corral - Foto’s Ramon van Jaarsveld - Clickshots.nl Soms heb je een fantastische ervaring, maar kun je niet echt onder woorden brengen waardoor het komt. ‘Ineffable’ heet dat, zeg maar het woweffect van een event. Dat is precies wat de deelnemers van EMEC19’s Changing the Game vorige maand in Den Haag meemaakten – en dat was geen toeval. Sterker nog, er was in het design van EMEC19 niets aan het toeval overgelaten. Bijna elke stap van de deelnemer was gescript. “We hebben ont-zet-tend veel tijd in het design en de productie gestoken, waarbij we werkelijk over álles hebben nagedacht. Ons doel was om de deelnemers op een verrassende manier mee te nemen in het verhaal. Dat heeft een groot deel van het succes bepaald”, aldus Gijs Verbeek, directeur van MPI Nederland, en projectleider Sven Boelhouwer, die samen het kloppende organisatiehart van EMEC19 vormden.  ECHTE CONNECTIES EN BONDING “Tijdens het designproces, waarvoor we het Event Canvas gebruikten, hadden we tien design principles bepaald. Een daarvan was échte connecties maken – niet pas halverwege het congres, maar meteen vanaf het begin. Zo kwamen we op het idee van een ophaalservice. Nederlandse deelnemers kregen de mogelijkheid om buitenlandse gasten van Schiphol op te halen, met hun eigen auto. Het was een enorme logistieke operatie, maar het werkte wél. In de drie kwartier die je samen in de auto zit, krijg je namelijk heel andere gesprekken, het is veel persoonlijker. Je leert zo de persoon achter het bedrijf kennen. Nog voordat het congres was begonnen, waren de eerste echte connecties al gelegd. Op die manier creëerden we meteen een waardevol netwerkmoment.” Diezelfde avond vond het tweede, grotere netwerkmoment plaats: de feestelijke aftrap van EMEC19 in het Louwman Museum in Den Haag. “Die bijeenkomst hebben we bewust aan het begin van het event gepland, in plaats van het traditionele feest aan het einde. De achterliggende gedachte was om deelnemers direct vanaf het begin een veilige haven te bieden, dat je je niet alleen of verloren voelt – de angst van veel congresbezoekers. De netwerkbijeenkomst in Louwman draaide om bonding door middel van fun en gamification, allemaal gebaseerd op de design principles. Er stonden foodstations waar je bijvoorbeeld alleen eten kreeg als je samen met iemand in het Frans bestelde of iemand uit Oost-Europa meenam. Het ene kwam beter uit de verf dan het andere, maar het eerste deel van ons motto, Change the way we meet, konden we die eerste avond gelijk afvinken.” ACHTTIEN MINIPRODUCTIES De volgende dag werd met de learning journeys het andere deel van het motto ingeluid: Change the way we learn, Change the way we experience. Ook voor het educatieve deel lag de lat hoog. “We wilden geen ‘zitten-en-luisteren’-sessies, maar een vernieuwend en interactief programma met verschillende leerstijlen, verspreid over verschillende locaties. Ook die keuzes kwamen voort uit de design principles, maar ze maakten de productie wel heel ingewikkeld. In totaal hebben we achttien locaties gebruikt. Dat betekent dus achttien keer op gesprek, achttien keer catering, logistiek, AV en ga zo maar door. Eigenlijk waren het achttien miniproducties.” “Het mooie was dat alle locaties direct enthousiast reageerden zodra we vertelden wat we met EMEC19 voor ogen hadden. ‘Dit is gaaf, dit is anders. Hierin willen we een rol spelen, wat kunnen we doen?’ Als iedereen in de ‘ja-modus’ staat, ontstaat er een beetje magie. Dat maakt het project niet alleen makkelijker, maar ook veel leuker.” “In de design principles stond bijvoorbeeld ook dat we Nederland op een originele manier op de kaart wilden zetten. Dat is gelukt mede dankzij de inzet van The Hague Convention Bureau en World Forum The Hague. Beide zijn vanaf het allereerste begin, drie jaar geleden, bij het bid betrokken geweest. Door hun support is het uiteindelijk gelukt om EMEC19 naar Nederland te halen.”  Tijdens de learning journey Music & Leadership in Stadsgehoorzaal Leiden ervaarden deelnemers van dichtbij hoe een dirigent zijn orkest leidt KLEINE MOMENTEN EMEC19 draaide vrijwel uitsluitend op vrijwilligers, zo’n twintig in totaal. “Allemaal professionals die daar heel veel tijd en energie in hebben gestoken. Net als voor de partners van EMEC19 geldt ook voor hen dat iedereen meer heeft gedaan dan van ze werd verwacht. Van de Rock Stars, onze stagiaires die een essentieel aandeel hebben geleverd, tot alle commissieleden die zich met ziel en zaligheid hebben ingezet. De tienkoppige programmacommissie bijvoorbeeld heeft hun zakelijke netwerk opengesteld om tot de best mogelijk inhoudelijke programmering te komen voor de in totaal drie keynotes, zeven learning journeys en zestien workshops. Soms was dat best ingewikkeld, want iedere professional heeft zo z’n ideeën en gedachten. Babs Nijdam heeft als voorzitter van de programmacommissie een heel belangrijke rol daarin gespeeld. Zij was het bruggenhoofd tussen de programmacommissie en het projectmanagement.” Tijdens het event klonken er al veel positieve geluiden, maar na afloop ging het echt viraal. Op social media regende het complimenten. Deelnemer Gorazd Cad vatte het treffend samen: Everything, what everyone working in the event industry and meeting design dreams of, was put into reality by the Dutch colleagues. I am sorry for everyone who couldn’t make it to The Hague.  Afwijkende settings voor de workshops in World Forum The Hague op maandag Het ongrijpbare succes van EMEC19 heeft laten zien dat innovatie loont. De kunst is je deelnemers het ‘ineffable’ gevoel te laten beleven. Hoe heeft team EMEC19 dat voor elkaar gekregen? “Wij hebben vooraf gezegd: we moeten mensen raken met kleine elementen, met persoonlijke dingen. Het ging ons om de live-ontmoeting. We hebben bewust niet gekozen voor grootse schermen en podia. AV was ondersteunend, niet leidend. De flashmob van het koor, de escape room door Sherlocked met driehonderd man, de ervaring om naast de dirigent van een orkest te staan of in een catwalkopstelling te zitten, en natuurlijk de afsluiting op dinsdag over Festivalisation of Events, met de keynote van Irfan van Ewijk en de dansers in hun witte morph-suits. Het is de kracht van al die kleine persoonlijke momenten die de deelnemers raakten en EMEC19 tot een ongrijpbaar succes maakte.” ‘Ineffable’ tot in detail Waardoor maakte EMEC19 zo’n impact? Een kijkje achter de schermen, van kleine tot grote effecten. • Ophalen van buitenlandse gasten door Nederlandse deelnemers. • Gebruik van 18 verschillende eventlocaties. • Een catchy eventsong: This is the Greatest Show. • Organisatieteam herkenbaar aan blauwe jassen; oranje opblaashandjes om de uitgang te wijzen; originele aanduiding van functies: Deputy Sheriff, Chief, Rock Stars. • Zondagmiddag: inspirerende keynote van kunstenaar en innovator Daan Roosegaarde (Fokker Terminal). • Escape room door Sherlocked met 300 man in de Fokker Terminal. • Maandag opening congresdag in World Forum The Hague: deelnemers óp het podium met een flashmob door theaterstudenten die a capella This is the Greatest Show zingen. • Workshops in aantrekkelijke settings (huiskamer, zitzakken, barkrukken, staand). • MPI’s Rendezvous in Hotels van Oranje met een tropical beachparty rondom het zwembad. • Dinsdagochtend: thema Festivalisastion of Events met een keynote van Irfan van Ewijk (ID&T) en zaal in catwalkopstelling. • Afsluiting: reflectiemoment. Dansgroep in witte morph-pakken deelt witte objecten uit waarop deelnemers schrijven hoe zij ‘Changing the Game’ gaan toepassen.  Projectleider Sven Boelhouwer en Gijs Verbeek, MPI Nederland-directeur (staand) | Inschrijven nieuwsbriefBlijf op de hoogte van alle nieuwtjes uit de branche
|
.gif)
.gif){kind=tracking}
.gif)
.gif)