Doet u mij maar een vergaderdieet!

Heb jij ook het gevoel dat je te lang en te veel vergadert? Snak jij ook naar minder, maar wel energieker vergaderen?

Tekst Rob de Haas, auteur ‘Ongewoon Goed Vergaderen’

Acties zoals alle meetings maximaal drie kwartier en alleen nog maar staand vergaderen klinken best stoer en ze kunnen zeker effect hebben, maar ze bieden geen garantie voor permanent vergaderplezier. Want het is met een vergaderdieet niet anders dan met ons eigen dieet: we redden het vaak niet als we echt alleen puur gaan voor minder kilo’s of voor elke dag een half uur hardlopen. Denken dat door geforceerd iets te roepen het wenselijke gedrag wel volgt, is een misvatting. Maar wat kenmerkt dan wel een goed vergaderdieet?

VIJF-STAPPEN-VERGADERDIEET
Er is een slimmere manier voor het succesvol verbeteren van onze meetings. Het gaat erom dat je het vergadergedrag bij de wortels aanpakt.

Het vergaderdieet in vijf stappen:
• Stap 1: verzamel data over hoe mensen de huidige vergaderingen ervaren (je kunt een op onderzoek gebaseerde vragenlijst van 16 vragen aanvragen op www. robdehaas.nl).
• Stap 2: stel samen het lonkend perspectief vast voor het hele team: hoe zouden inspirerende, daadkrachtige meetings eruit zien, en wat doen jullie dan (niet meer)?
• Stap 3: kies samen een concrete actie die bijdraagt aan dat schitterende perspectief en spreek met elkaar af dat je elkaar hierop aanspreekt.
• Stap 4: evalueer deze actie na een tijdje, scherp de actie aan waar nodig totdat deze in het collectief vergadergedrag verankerd is.
• Stap 5: formuleer samen een volgende, nieuwe actie die bijdraagt aan jullie lonkend perspectief en die naar jullie idee goed aansluit bij jullie wensbeeld.

GEZAMENLIJK WENSBEELD
Alle diëten werken beter als we ons gevoel kunnen verbinden met een verleidelijk beeld, dat als een magneet voor ons werkt: nog lang willen wandelen, tekenen, reizen, enz. maken het een stuk eenvoudiger om je aan je dieet te houden. Waarom niet samen hardopuitspreken dat je grootste wens is dat je straks geen vergadering van deze groep zou willen missen? Samen een gezamenlijk wensbeeld van goede meetings vergroot de kansen op een succesvol vergaderdieet.

De meest voorkomende wensen voor betere vergaderingen zijn:
• meer energie en inspiratie
• resultaatgerichtheid vergroten
• onderlinge relaties verbeteren

Wensbeeld 1: meer energie en inspiratie
Als je met elkaar kiest voor meer energie en inspiratie, dan is dat de focus waarmee je de vergaderingen voorbereidt en uitvoert. Richt je op de juiste mensen, uitdagende, spannende doelstellingen per agendapunt en zorg dat het om thema’s gaat die er echt toe doen.

VERGADERINGEN WORDEN WORKSHOPS
Je komt er dan al snel achter dat wanneer de vergadergroep groter is dan zes mensen, je veel meer in subgroepjes gaat werken, zodat iedereen interactief meedenkt en gehoord wordt:vergaderingen als interactieve workshops met ruimte voor ieders inbreng. Wensbeeld 2: resultaatgerichtheid vergroten Meer focus op het resultaat vereist dat je vooraf weet wat je met de bespreking wilt bereiken.

Je vergroot de kans op een beter resultaat door vooraf deze vragen te beantwoorden:
• Voor wie is dit thema echt relevant?
• Past het onderwerp bij onze opdracht als team?
• Voor wie heeft het te nemen besluit consequenties?
• Wie heb ik er per se bij nodig om het besluit te nemen?

Het woord agenda komt van het Latijnse Agendum, wat ‘dat wat om actie vraagt’ betekent. Als je resultaatgerichter wilt werken, is het goed om je af te vragen of de tijd rijp is voor deze actie. Dus agendeer alleen thema’s die of urgent en belangrijk zijn, of niet-urgent en belangrijk. Wensbeeld 3: onderlinge relaties verbeteren Memorabele bijeenkomsten die mensen lang bij blijven, kenmerken zich door een mix van persoonlijke verbinding en goede resultaten. In die volgorde ook, want wij zijn namelijk op ons best als we ons gehoord en gezien voelen.

OOG VOOR ONDERLINGE RELATIES
Een prachtig instrument om de onderlinge relaties blijvend te voeden, is de check-in, zoals gemeentesecretaris Jan l’Ortije die in het MT van afgelopen december 2018 inleidde. Het was werkelijk een juweeltje, waarbij de zeven deelnemers ieder op geheel eigen wijze ingingen op de drie vragen:

• Hoe gaat het met jou privé?
• Hoe gaat het met je team?
• Hoe gaat het met jou als leidinggevende?

Rustig vertelde ieder op haar en zijn eigen wijze wat hen bezig hield: zo ontstond een onzichtbare, sterke verbinding tussen de teamleden: een sterke basis van waaruit men vervolgens pittige discussies met elkaar aanging.

Meeting Magazine nr1 2019

» Coverstory Inntel Hotel Utrecht Centre: "Je maakt hier echt onderdeel uit van de stad"
» Nationale Meeting Award: De beste meeting- en eventlocaties van Nederland
» Nieuwe rubriek Ingrid interviewt: Nico Meyer, Meeting Monitor en Qmatters
» Maatregelen voor een kleinere afvalberg
» MeetingReview: Online platform groeit door naar 6.000 locaties
» WestCord WTC Hotel Leeuwarden: Ultiem visitekaartje
» Doet u mij maar een vergaderdieet!
» Column Wouter Olland - OMS: De ‘quick fix’ van stress naar geluk
» Beurs: ISE verbindt
» Goodiepagina - Samira Salman
» The Mayer Manor: Verbluffende tijdreis
» U Parkhotel Enschede: Duurzaam vergaderen op de universiteitscampus
» Column Marianne Kuiper - Efficient Hotel Partner: Eilandhoppen?
» Themajaar Rembrandt en de Gouden Eeuw: Nederland op de culturele kaart
» Grenzen verleggen
» VisitBrabant Convention Bureau: “Samenwerken zit in onze genen”
» GuestHouse Hotel Kaatsheuvel: Om de hoek van de Efteling en Loonse & Drunense Duinen
» Herinspectie Vergaderhamerkeurmerk bij Oudlaen: “De branche wordt er beter van”
» Hotelrecensie Carlton Ambassador Hotel: Overnachten als een diplomaat in de hofstad
» Volop kennis en inspiratie tijdens IMEX 2019
» Het ongrijpbare succes van EMEC19
» EMEC19: Festivalisering van events
» EMEC19: Aandacht voor introverte gasten
» Kenniscongres Creating Legacy: Het event als beleidsinstrument
» EventSummit 2019: Goede start van het eventjaar
» Rutger Bremer, Momice: “Events zijn de toekomst”
» Sprekershuys: Een goed opgebouwde presentatie, waar bestaat deze uit?
Lees volledige uitgave online
Meeting Magazine nr2 2019
 
Meeting Magazine nr1 2019
 
Meeting Magazine nr6 2018
 
Meeting Magazine nr5 2018
Meeting International nr2 2018
 
Meeting Magazine nr4 2018
 
Meeting Magazine nr3 2018
 
Meeting Magazine nr2 2018
Meeting Magazine nr1 2018
 
Meeting International nr1 2018
 
Meeting Magazine nr6 2017
 
Meeting International nr2 2017
Meeting Magazine nr5 2017
 
Meeting Magazine nr4 2017
 
Meeting Magazine nr3 2017
 
Meeting Magazine nr2 2017
Meeting International nr1 2017
 
Meeting Magazine nr1 2017
 
Meeting Magazine nr6 2016
 
Meeting Magazine nr5 2016
Meeting International nr2 2016
 
Meeting Magazine nr4 2016
 
Meeting Magazine nr3 2016
 
Meeting Magazine nr2 2016
Meeting Magazine nr1 2016
 
Meeting International nr1 2016
 
Meeting Magazine nr6 2015
 
Meeting Magazine nr5 2015
Meeting International nr2 2015
 
Meeting Magazine nr4 2015
 
Meeting Magazine nr3 2015
 
Meeting Magazine nr2 2015
Meeting International nr1 2015
 
Meeting Magazine nr1 2015
 
Meeting Magazine nr6 2014
 
Meeting Magazine nr5 2014
Meeting Magazine nr4 2014
 
Meeting Magazine nr3 2014
 
Meeting Magazine nr2 2014
 
Meeting Magazine nr1 2014
Meeting Magazine nr6 2013
 
Meeting Magazine nr5 2013
 
Meeting Magazine nr4 2013
 
Meeting Magazine nr3 2013
Meeting Magazine nr2 2013
 
Meeting Magazine nr1 2013