Internationale congressen blijken krachtiger dan ooit

Convening EMEA 2025, georgansieerd door PCMA in Rotterdam. Fotocredits Guido Pijper

Internationale congressen zijn al jaren een belangrijke pijler onder de Nederlandse stedelijke economie. Toch ontbraken actuele en breed gedragen cijfers om die impact goed te onderbouwen. Daarom sloegen The Hague & Partners, Rotterdam Partners en Utrecht & Partners de handen ineen voor een nieuw onderzoek naar de economische én maatschappelijke waarde van internationale congressen.

De aanleiding voor het onderzoek is helder volgens Bas Schot, directeur van The Hague Convention Bureau: de sector had dringend behoefte aan actuele, betrouw-bare data. "Wij rapporteerden jarenlang met gegevens over inkomend toerisme uit 2014. Dat cijfer - 389 euro per dag per congresdeelnemer - gebruikten we richting gemeenten en andere stakeholders. Het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (NBTC) publiceerde in 2022 een nieuw onderzoek, maar dat was gebaseerd op veldwerk uit 2021: midden in coronatijd. Dat maakte de resultaten niet representatief. Bovendien waren de resultaten lastig te vertalen naar een gemiddeld bestedingsbedrag per dag. Het NBTC gaat pas in 2027 opnieuw onderzoek doen. Met het verkiezingsjaar dat we net achter het rug hebben gehad, vond ik dat te laat. Bovendien gaf de Haagse wethouder van economische zaken aan dat het tijd was voor nieuwe cijfers." Ook Rotterdam en Utrecht hadden daar behoefte aan, waarop de drie convention bureaus besloten het zelf te gaan doen.

Gezamenlijk initiatief met bredere impact

Het gezamenlijke initiatief van de drie initiatiefnemers zorgde voor breed gedragen onderzoek. Voor het veldwerk selecteerden zij zeven congressen aan die in het derde en vierde kwartaal van 2025 in Den Haag, Rotterdam en Utrecht plaatsvonden. Onderzoeksbureau Ecorys reisde af naar deze congressen en nam live interviews af. Dit leverde een representatieve N-factor van 1005 op. "Het onderzoek legde zich toe op de gemiddelde bestedingen per categorie bezoeker, de gemiddelde verblijfsduur, de verschillende bestedingen per nationaliteit en als extra onderzoekspunt een eventuele verlenging van het verblijf."

Resultaten: forse stijging en duidelijke trends

De belangrijkste uitkomst bleek dat de gemiddelde besteding per congresdeelnemer aanzienlijk hoger ligt dan het kengetal uit 2014. Bas: "Bruto kwamen we uit op 737,04 euro per dag. Maar daar hebben we de reiskosten naar de bestemming uitgehaald, omdat die niet in de stad landen. Dan kom je netto uit op 637,38 euro per dag. Dat bedrag is niet verrassend. Er zit twaalf jaar inflatie tussen, de kosten zijn gestegen en de wereld is veranderd."

Daarnaast werd onderzocht wat de totale economische impact van een internatio-naal congres is. Per 10.000 congresdagen kwam daar een bedrag van 4,4 miljoen euro uit en 73 fte aan werkgelegenheid. "Dat zijn belangrijke cijfers die je naar je stakeholders kunt communiceren. Het maakt concreet wat congressen opleveren."

Bleisure-effect

De stijging van de gemiddelde besteding tussen 2014 en 2025 kan niet alleen worden toegeschreven aan inflatie en stijgende kosten. Een mogelijke verklaring hiervoor is het zogenaamde bleisure-effect, waarbij het gedrag van de congresdeelnemer verandert. "Een mooie bijvangst van het onderzoek is dat we nu ook weten dat maar liefst 41,5% van de congresdeelnemers diens verblijf vervroegt of verlengt. En van die groep blijft 98% ook daadwerkelijk in de stad. De redenen voor verlenging zijn onderverdeeld in andere zakelijke bijeenkomsten, vrijetijdsdoeleinden en overig."

Dat biedt economische kansen. "The Hague & Partners is vorig jaar een bleisurecampagne begonnen, omdat bleisure zich ook vaak vertaalt in het verlengen van een verblijf. We zien dus dat er wel echt een grote behoefte is. Die verlenging vond in het verleden ook plaats, maar de Compliance Act zorgde ervoor dat dit aan banden werd gelegd. Nu zie je dat het terugkomt in de vorm van bleisure, maar de workation-trend speelt wellicht ook mee. Steeds meer mensen werken locatie-onafhankelijk. Ook de congresdeelnemer overweegt steeds vaker diens hele gezin mee te nemen en de zakelijke activiteiten om het verblijf heen te plannen. Die keuzes hebben ook invloed op het aantal reizen dat per jaar wordt gemaakt."

Bas benadrukt overigens dat deze resultaten ook een uniforme basis vormen voor andere convention bureaus. "Het is weliswaar een breed, Randstedelijk onderzoek, maar ik denk niet dat het heel veel afwijkt van een andere grote stad als bijvoorbeeld Eindhoven of Arnhem. We stellen deze cijfers graag beschikbaar aan andere steden."

Annual POLIS Conference 2025 in het Beatrix Gebouw in Utrecht. Fotocredits Michiel Ton

Belang van investeringen

Een belangrijk thema dat uit het onderzoek voortvloeit, is de nood-zaak om te blijven investeren in congresinfrastructuur. "Als je ziet wat congressen opleveren, dan kun je ook beter onderbouwen waarom investeringen in overheidseigendommen nodig zijn", zegt Bas. "Denk aan renovaties, uitbreidingen of nieuwe faciliteiten bij congresgebouwen en infrastructuur."

Hij noemt het World Forum in Den Haag als voorbeeld. "Zij willen uitbreiden. Met dit soort cijfers kun je richting de gemeente laten zien dat dit geen kostenpost is, maar een investering met rendement. Juist in tijden van geopolitieke spanningen is het belangrijk om de economische waarde van congressen te blijven benadrukken."

Enkele resultaten uit het onderzoek

De gemiddelde netto-congresbesteding van 637,38 euro per congresdag is opgebouwd uit de volgende elementen:

-Congresparticipatie/registratiekosten: 236,80 euro (37,2%)

-Verblijf: 187,99 euro (29,5%)

-Transport naar Nederland*: 95,25 euro (14,9%)

-Eten en drinken: 60,32 euro (9,5%)

-Shoppen, souvenirs: 27,31 euro (4,3%)

-Transport binnen Nederland: 16,78 euro (2,6%)

-Excursies, entreetickets (musea, theater, festivals): 6,55 euro (1,0%)

-Visa en reispapieren*: 4,42 euro (0,7%)

-Overig: 1,96 euro (0,3%)

*Dit betreft de uitgaven waarvan is aangenomen dat ze neerslaan in de Nederlandse economie.

Een internationale congresdeelnemer neemt gemiddeld deel aan 3,7 congresdagen, met een gemiddelde verblijfsduur van 3,75 nachten.

66,3% van de internationale congresdeelnemers komt uit Europa. De top drie herkomstlanden bestaat uit het Verenigd Koninkrijk (11,7%), Duitsland (9,1%)en Frankrijk (7,6%). 33,7% komt van buiten Europa, waarbij de Verenigde Staten 7,2% voor diens rekening neemt.

72% van de deelnemers komt nog steeds met het vliegtuig, maar het aandeel trein (22%) en bus (1%) is gestegen. De overige 5% reist per auto.