Voorfinancierings- en Garantiefonds helpt wetenschappelijke congressen naar Nederland te halen: Zet ons in als troef

Het binnenhalen van internationale, meerdaagse wetenschappelijke congressen kan voor wetenschappelijke verenigingen, bestemmingen en congreslocaties een flinke uitdaging zijn - zeker wanneer financiële onzekerheid op de loer ligt. Het Voorfinancierings- en Garantiefonds (VGF) biedt precies op dat punt uitkomst. Meeting Magazine sprak met projectleider Paul Gruijthuijsen over de rol van het fonds, de kansen voor de congresbranche en waarom vooral ook kleinere congreslocaties hun voordeel moeten doen met deze unieke Nederlandse voorziening.
 

Voor en door de congresbranche

Paul Gruijthuijsen noemt het VGF een typisch voorbeeld van gezamenlijk ondernemerschap binnen de Nederlandse congreswereld. "Stichting VGF is destijds op initiatief en mede dankzij financiële bijdragen vanuit de congresbranche opgericht. Door de innovatiekracht en het ondernemerschap in onze sector hebben we dit instrument kunnen ontwikkelen."

Het doel is helder: meerdaagse wetenschappelijke congressen naar Nederland halen door verenigingen financieel te ondersteunen. "Wij zien onszelf nog altijd als een instrument dat aanvullend werkt op de bestaande salestools van congresprofessionals", vertelt Paul. "We stimuleren alle betrokken partijen in de branche dan ook om ons vooral actief in te zetten."

Sleutelpartners

Wie is dan eigenlijk de belangrijkste doelgroep? "Uiteindelijk richten we ons op de wetenschapper die namens zijn of haar vereniging een congres naar Nederland wil halen", legt Paul uit. "Die wetenschapper is expert binnen diens kennisdomein, maar heeft vaak weinig ervaring met het organiseren van internationale congressen. Onder andere het aanboren van een lokaal netwerk, het leggen van inhoudelijke verbindingen met de bestemming of onzekerheid over sponsor- en deelnemersinkomsten kunnen uitdagingen zijn. PCO's, regionale convention bureaus zoals Rotterdam Partners en Maastricht Convention Bureau, maar ook locaties zoals RAI Amsterdam, Ahoy Rotterdam en World Forum, zijn belangrijke sleutelpartners voor ons. Zij gaan het gesprek aan met die wetenschappelijke verenigingen. Wanneer deze verenigingen aangeven een onzekere kaspositie te hebben, kunnen de sleutelpartners deze zorgen wegnemen door het VGF als extra troefkaart in te zet-ten. En op die manier wordt de congrespropositie voor de 'BV Nederland' sterker."

De kracht van samenwerking

Om de zichtbaarheid van het fonds te vergroten, organiseert het VGF regelmatig bijeenkomsten in samenwerking met convention bureaus. "Vorig jaar hebben we regiolunches georganiseerd, waarbij we wetenschappelijke experts vanuit de universiteiten uitnodigden. Gedurende een uurtje vertelden we hoe het VGF hen kan ondersteunen wanneer zij overwegen een congres te organiseren."

Ook vertegenwoordigt Paul het fonds ieder jaar tijdens internationale vakbeurzen. Tijdens IBTM 2025 stond Paul samen met tachtig vertegenwoordigers uit de Nederlandse congresindustrie op de Holland Stand. "Mijn focus ligt tijdens deze beurzen niet alleen op het spreken van Europese PCO's, maar ook op het ondersteunen van onze eigen Nederlandse partners. Vertegenwoordigers van bijvoorbeeld Utrecht Convention Bureau betrekken mij actief bij hun gesprekken met bezoekers. Samen geven we een compleet beeld van wat Nederland als congresbestemming te bieden heeft."

Kansen voor kleinere hotels en locaties

Een belangrijk punt dat Paul als laatste maakt, is het feit dat het VGF ook relevant kan zijn voor kleinere hotels en congreslocaties. "Hier komt 80% van de evenementen van corporate opdrachtgevers, die een vast eventbudget hebben. De organisatie van deze corporate events kent daardoor weinig financiële onzekerheden. Maar de capaciteit van deze locaties leent zich ook prima voor de kleinere congressen van wetenschappelijke verenigingen. Die partijen vormen dus een interessante markt voor deze locaties en hun salesteam kan ons net zo goed als financiële troef inzetten. Daarom is mijn oproep aan de hele congresbranche: Ga vooral het gesprek aan met je opdrachtgever en vraag waar de zorgen zitten. Gaat om financiële onzekerheid? Zet ons dan vooral in."

vgfholland.nl