Trends volgens Ingrid Rip: diversiteit, inclusiviteit en welzijn op events

Elk jaar brengt de vakpers in binnen- en buitenland nieuwe trends in kaart, maar hoe hangen deze samen? Veel ontwikkelingen zijn met elkaar verweven en bieden in samenhang meer inzicht en maakt versnelling mogelijk. Daarom kijk ik breed naar trends; van digitalisering, tech en AI tot impact maken, experiences, personalisatie, community building, welzijn en authenticiteit. Mijn analyse is gebaseerd op artikelen, trendrapporten (zoals Skift en Eventex), extra research, eigen ervaringen en inspirerende gesprekken met experts zoals Desiree Hoving, dagvoorzitter met een achtergrond in de wetenschapsjournalistiek, Niels Oostenrijk, gepassioneerd event-tech expert van DKB Audiovisual, de bevlogen Sonja Schaefers van Beau & XR Events en Mariëlle den Hertog, trouble shootende interim-manager. Samen schetsen we een beeld van wat de toekomst kan brengen.

Dat het samenbrengen van mensen en hun verwachtingen niet altijd eenvoudig is, is een feit. Iedereen heeft unieke wensen, leer- en communicatiestijlen. Ook neurodiversiteit speelt een rol, omdat hersenen nu eenmaal verschillend geprogrammeerd zijn. Wil je dat iedereen zich welkom voelt? Dan helpt het als je hier bewust rekening mee houdt. Iedereen is anders, zelfs binnen een groep gelijkgestemden. Een internationaal rapport verwoordde het treffend: "We need to celebrate different voices."

Empathie & luisteren

Diversiteit gaat wat mij betreft om verscheidenheid in de breedste zin van het woord. Mensen hebben uiteenlopende achtergronden, overtuigingen, gender, afkomst en ambitie, en er is variatie in sprekers, designteam, organisatieteam, deelnemers enzovoort. Hoe mooi is het als we hiervoor samen ontwerpen? "Breng meer empathie op. Luister naar elkaar, zodat je elkaar beter kunt begrijpen. Dan leer je automatisch zelf ook en ben je inclusief!", reageert Mariëlle.

Toch merkt Sonja dat diversiteit soms een 'afvinkoefening' blijft. "Als er zes mannelijke sprekers zijn, dan moet de dagvoorzitter maar een vrouw zijn." Dat heeft niets met echte inclusie te maken. Als je diversiteit goed integreert, ontstaat een andere sfeer: meer saamhorigheid, een gevoel van 'wij', en dus meer inclusiviteit. Dit draagt direct bij aan welzijn tijdens een event. Wanneer mensen zich ontspannen en thuis voelen, staan ze open voor nieuwe inzichten en leren ze effectiever.

Co-creatie

Zoals Sonja's voorbeeld laat zien, is een bewuste aanpak cruciaal. Maar hoe dan? Een goede start is om diverse mensen te betrekken in het voortraject. Geef deelnemers een stem, zowel vóór, tijdens als na een event. Ontwikkel afwisselende programma's met meer ruimte voor verwerking. Te vaak worden programma's vol geprogrammeerd zonder reflectietijd op wat je hebt gehoord, gezien of geleerd en dus een vertaalslag te maken naar jouw persoonlijke omstandigheden.

Veel mensen leren door te experimenteren en ideeën met anderen te delen. Waarom doen we daar zo weinig mee? Werkvormen zoals Liberating Structures bieden hiervoor een oplossing. Ze zorgen ervoor dat iedereen in het publiek, zowel introverte als extraverte deelnemers betrokken raken en zelfs 'ontketend' worden. Dit kan uitdagender zijn voor de spreker of sessieleider die minder grip heeft op de uitkomst, maar met enorm veel inzichten als resultaat.

Ik denk dat een goed ontworpen programma recht doet aan de diversiteit van de deelnemers. Kun je altijd iedereen voor 100% tevreden stellen? Nee, zeker niet, er zitten grenzen aan wat één event kan realiseren, het is geen toverstokje! Als je de belangrijkste stakehol-ders een deel van hun wensen kunt laten afvinken, ben je al verder dan een one-size-fits-all oplossing. En ja dat kost tijd en menselijke denkkracht, maar de impact is het meer dan waard.

Van interactie 1.0 naar échte dialoog

Waarom zien we dan nog altijd de vijf minuten Q&A's aan het einde van een sessie? Interactie 1.0 noemt Desiree dit, "omdat het geen recht doet aan al die andere vragen van deelnemers die niet behandeld kunnen worden." Maar er zijn meer redenen te bedenken: onbekendheid met het bestaan van andere werkvormen, onvoldoende inzicht in de stakeholderbehoeftes. En ik denk ook de menselijke angst voor het onbekende. Het niet weten wat er gaat gebeuren als je iets aanpast en hoe dat bij de groep valt. Initiatiefnemers vinden dat risicovol en zullen dat willen vermijden. Deze "misalignment" is één van de redenen waarom evenementen soms niet de gewenste resultaten opleveren.

Waarom zouden we niet experimenteren met werkvormen waarin deelnemers in kleine groepen werken aan een probleem? Ook meer introverte mensen zullen zich zo comfortabeler voelen om bij te dragen. Nadien kan de spreker op inzichten reageren. Niet elke spreker voelt zich hier comfortabel bij, maar als we hen ondersteunen, zetten we een belangrijke stap richting meer inclusieve events.

Ik vind het over het algemeen gesproken heerlijk om her en der wat ruimte te hebben om te reflecteren (alleen of in een groepje). Net zoals dat ik het prettig vind wanneer er een goede dagvoorzitter is die de rode draad bewaakt, vragen stelt en broodnodige verbindingen legt. Dit verhoogt niet alleen de betrokkenheid en energie, maar zorgt er ook voor dat inzichten beter beklijven.

Welzijn als prioriteit

Inclusie gaat verder dan diversiteit in sprekers of werkvormen; het gaat om welzijn van alle betrokkenen. Een groeiende trend is het bieden van mindfulness-ruimtes op events. Zeker voor mensen die snel overprikkeld raken, is dit een uitkomst. Mariëlle noemt twee voorbeelden die indruk op haar maakten: de Relax Dome tijdens EventSummit en een vijftien minuten ademhalingsoefening tijdens een famtrip van Convention Bureau Event Park Amsterdam. Zulke momenten helpen deelnemers om zich op te laden, zodat ze energieker de volgende sessie ingaan.

Een goed event is niet alleen inhoudelijk sterk, maar biedt een ervaring die recht doet aan de diversiteit van de deelnemers. Door bewuste keuzes te maken in ontwerp, interactie en welzijn, kunnen we events creëren die niet alleen inspireren, maar ook écht impact maken.

Ik ben Ingrid Rip en al 33 jaar gedreven door de kracht van events en menselijke ontwikkeling. Als zelfstandig professional help ik organisaties om events effectief in te zetten als hefboom voor langdurige verandering. Mijn focus ligt op het ontwikkelen van een doordachte aanpak waarmee events niet alleen impact maken op het moment zelf, maar ook op de lange termijn bijdragen aan groei en transformatie.