CAOS organiseert vierde keer Managementconferentie voor RWS

In april van dit jaar verzorgde PCO CAOS Conference Administration and Organisation Services voor de vierde keer de operationele organisatie voor de halfjaarlijkse Managementconferentie van Rijkswaterstaat. Sinds de start van de samenwerking is dit event in deelnemersaantallen en waardering door de deelnemers sterk gegroeid.

Fotografie: lekkerkort.com

Rijkswaterstaat (RWS) werkt met vaste eventpartners die één keer in de vier jaar opnieuw door middel van een aanbesteding worden gekozen. Zo mocht CAOS, naast de Managementconferentie, ook al eerder drie maal de presentatie van de nieuwe Omgevingswet en de opening van de Nieuwe Sluis Terneuzen verzorgen.

In april 2025 vond de halfjaarlijkse Managementconferentie plaats. "Mijn collega Robi Valkhoff, directeur van CAOS, had destijds de winnende reactie op de interne aanbesteding uitgeschreven waardoor we het event vier keer mochten organiseren", vertelt senior event & conferences organiser Donna Ernst. "Het voordeel van meerdere edities is dat je een rode draad hebt die je kunt uitbouwen. Bovendien leer je de opdrachtgever goed kennen en weet je wat je aan elkaar hebt. Bij RWS heeft er tussendoor nog een wisseling van de wacht plaatsgevonden, doordat er een nieuwe directeur-generaal kwam. Tijdens de laatste drie edities hebben we heel prettig samengewerkt met organisatieadviseur Linda Ratering, die vanuit RWS verantwoordelijk is voor het event. Zij onder-hield het contact met de directeur-generaal en de werkgroep."

Kick-off

Net als de voorgaande events begon de aprileditie van de Managementconferentie zo'n vier maanden ervoor met een kick-off op het kantoor van RWS in Utrecht. "Tijdens de kick-off zijn vanuit RWS mensen van diverse afdelingen aanwezig die bij het event betrokken zijn, zoals facilitair en communicatie. Wij bespreken de doelen en verwachtingen vanuit RWS, nemen de evaluatie van de deelnemers van de vorige editie door en maken afspraken zoals hoe vaak we tussentijdse besprekingen voeren en wat ieders actiepunten zijn. Op basis hiervan maken we een planning die we tijdens elke (digitale) meeting doornemen, net als de taakverdeling en de voortgang."

Werkvormen

Het doel van de Managementconferentie is het richting geven vanuit het bestuur aan de RWS-koers en het meegeven van concreet handelingsperspectief en inspiratie aan de managers, zodat ze hun medewerkers kunnen sturen richting de gemeenschappelijke opgave. "Het event is een verplichte dag voor de managers van RWS. Ondanks dat gegeven wil je wel dat er elk jaar meer mensen deelnemen, dat de deelnemers zich geïnspireerd en gehoord voelen en dat zij met elkaar in gesprek gaan en ervaringen delen. RWS maakt graag gebruik van interactieve werkvormen en laten deze aansluiten op het thema. Voor de eerste editie die wij mochten mede-organiseren, hebben we aangedragen om bewust geen schermen te gebruiken en de fish bowl in te zetten met een mix vanuit de verschillende afdelingen van RWS."

Leiderschapscommunicatie

Elk congres begint met een plenaire sessie over de stand van zaken binnen RWS. "In april vertelde directeur-generaal Martin Wijnen over de nieuwe koers. Daarna namen de deelnemers in groepen deel aan sessies over leiderschap in verandering. In groepen van maximaal twintig deelnemers van verschillende afdelingen gingen zij onder begeleiding van een directeur en een facilitator in gesprek over de veranderingen en over hoe zij dat met hun medewerkers kunnen bespreken. Ook kwamen er belangrijke aandachtspunten en adviezen op tafel. Voor de lunch hadden we extra tijd ingepland, zodat iedereen kon napraten. 's Middags vertelde Francesco Wessels hoe hij de bondscoaches van Team NL heeft begeleid. De dag werd afgesloten door de directeur-generaal en een borrel."

Inspelen op hogere opkomst

Voor deze bijeenkomst rekenden Donna en haar collega's op 550 deelnemers. Dat werden er op de dag zelf uiteindelijk 580. "Omdat het LEF future center Rijkswaterstaat - het eventcenter in kantoor Westraven - geen 550 deelnemers kan huisvesten, zijn we voor de plenaire sessie uitgeweken naar het bedrijfsrestaurant. Samen met AVEX hebben we gekeken bij welke maximale opstelling we nog steeds een interactieve opstelling konden maken. Daarbij hadden we echter geen rekening houden met het feit dat de opkomst hoger zou zijn dan de 550 mensen die we eigenlijk verwachtten. Er kwamen ook deelnemers die zich van tevoren niet hadden aangemeld. Omdat het een besloten event was voor leidinggevenden en managers, moest iedereen die niet op de lijst stond ter plekke worden gecontroleerd door iemand van RWS. Dat kostte extra tijd. Gelukkig hadden we de registratiebalie ruim opgezet, dus kon iedereen alsnog snel geholpen worden."

De grootste uitdaging zat in de indeling. "Het scheelde dat dit de vierde editie op dezelfde locatie met dezelfde partners was. Ook de locatiemanager dacht goed met ons mee, zodat we de groei van 275 naar 550 konden waarmaken. Wat betreft de catering geven we altijd last minute de laatste aantallen door zodat er geen verspilling optreedt."

Fijne samenwerking

Donna kijkt met tevredenheid terug op een geslaagde bijeenkomst die door de deelnemers hoog werd gewaardeerd, met een gemiddeld cijfer van 8,2 voor de organisatie. "Het was een prettige en constructieve samenwerking met RWS, waarbij we het event hebben zien groeien van 275 naar 580 deelnemers."