Column Wouter Olland: De spanning van het bidbook en de kracht van samenwerking

Het is zo'n traject dat langzaam onder je huid kruipt. Je begint met een paar gesprekken, een idee, een kans. Maar voor je het weet, werk je dag en nacht aan een voorstel dat moet overtuigen niet alleen op inhoud, maar ook op emotie, organisatie en visie. We zitten in Groningen in de race voor een groot internationaal congres, gedurende een hele week, met tussen de 500 en 800 deelnemers. Twee topbestemmingen in Europa één in Duitsland, één in Spanje zijn onze directe concurrenten. Namen kan ik nog niet delen; de beslissing valt eind juli. Maar dat de lat hoog ligt, moge duidelijk zijn.

Wat ik nu al wél wil delen, is het bijzondere proces achter de schermen. Want een bidbook van deze omvang maak je niet alleen. Het begon met een bevlogen Rijksuniversiteit Groningen, waarbij van dezelfde universiteit een internationaal vooraanstaande professor het initiatief nam en de leiding heeft. Haar betrokkenheid gaf direct gewicht aan het voorstel én trok andere wetenschappers over de streep. Binnen korte tijd groeide het team uit tot een sterke inhoudelijke coalitie, met bijdragen van gerenommeerde onderzoekers en internationale connecties via twee andere universiteiten in Nederland. Vanuit Groningen Conventions werkten we hier samen met andere belangrijke stakeholders in het bidboekteam elke dag met gedrevenheid aan. We zorgden dat alles klopte: van de logistiek en duurzaamheid tot de locatievoorstellen, hospitality en het budget. Maar bovenal bewaakten we de samenhang en zorgden we dat het verhaal overtuigt op papier én tussen de regels door.

Onze rol was het verbinden van alle puzzelstukken: de academische visie, de inhoudelijke lijnen en de praktische haalbaarheid. Wat me het meest is bijgebleven, is de energie in het team. Geen harde scheidslijnen tussen 'inhoud' en 'organisatie', maar een gezamenlijke ambitie: Groningen positioneren als de perfecte plek voor dit congres. Het bidbook werd ons gezamenlijke verhaal. Elke pagina vormde een brug tussen wetenschap en stad.

De mogelijke impact is groot. Zo'n congres betekent niet alleen internationale zichtbaarheid voor de betrokken academici, maar ook economische en culturele waarde voor Groningen. Voor het wetenschappelijke aanzien én de uitstraling van de stad is dit simpelweg goud waard. En nu... wachten we. Nog een paar weken tot de knoop wordt doorgehakt. Of we winnen? Dat blijft spannend. Maar ongeacht de uitkomst kijk ik met trots terug op hoe we dit samen hebben neergezet. Dát is wat Groningen sterk maakt: samenwerken zonder ego's, bouwen aan iets dat groter is dan jezelf.

Wouter Olland

Manager Groningen Conventions

Trainer Sales & DISC Team Building Events