Eventprofessionals krijgen AI-boost in Woudschoten

Wanneer je een uitnodiging krijgt voor een evenement in Woudschoten bij Zeist, denk je misschien aan een dorp in het groen is, zoals Soesterberg of Bosch en Duin. Des te groter is de verrassing zodra je arriveert op Landgoed Woudschoten, waar een prachtige art-deco-villa uit de jaren '30 verscholen ligt in ruim 45 hectare boslandschap. In de loop der tijd is de originele villa verbouwd en uitgebouwd tot het huidige Woudschoten Hotel en Conferentiecentrum.

Tekst: Monica Rijpma - Fotografie event: Olivier Amersfoort

Het landgoed ligt in het Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug, net als de KNVB Campus. Woudschoten is omgeven door ongerepte natuur met in de verste ooghoeken de voetbalvelden van Oranje. Het is dus geen grootspraak om te zeggen dat het hotel en conferentiecentrum meer is dan een locatie; het is een bestemming.

Meeting Magazine ontving de uitnodiging, gericht aan eventprofessionals uit het hele land, om in het hartje van de natuur kennis te maken met de laatste generatieve AI-tools. Dit originele idee kwam van marketing & communicatie coördinator Ravenna Driessen en haar collega’s van Woudschoten en de KNVB Campus. De nieuwste digitale snufjes presenteren in de ongerepte natuur lijkt een paradox maar blijkt een heel succesvolle formule.

Om je goed te verdiepen in de fijnere kneepjes van nieuwe technologieën is een inspirerende omgeving zoals Woudschoten juist een uitermate geschikte plek. De natuurlijke omgeving brengen de sensatie op retraite te zijn en dat verhoogt de concentratie en inspiratie. De faciliteiten van Woudschoten zijn verdeeld over drie vleugels die goed tot hun recht komen in een kort, vanuit de lucht gefotografeerd filmpje op de website. Voor meetingplanners is de website een goede ondersteuning, voorafgaand aan het bezoek en de 30 zalen, 139 kamers, en andere faciliteiten worden overzichtelijk in beeld gebracht.

Bij zo'n locatie verwacht je natuurlijk een duurzaamheidsbeleid. Woudschoten heeft om te beginnen een gouden Green Key en een YOIN-certificering. Voor iemand die graag met het OV reist, is het ook heel aangenaam dat op de website wordt vermeld welke bus vanaf station Driebergen-Zeist rijdt. Die bus gaat een à twee keer per uur en zet je bij de oprijlaan af. Vanaf daar leidt een korte wandeling langs bos en rododendrons je tot het bordes van de villa waar de receptiehal uitnodigt om binnen te treden.

Dienstverlenende natuur

Voor aanvang van het evenement is er tijd voor een kort gesprek met marketing & communicatie coördinator Ravenna Driessen en stagiaire Demy die studeert om eerdaags zelf horeca-ondernemer te worden. Voor Ravenna is haar functie bij Woudschoten de eerste ervaring binnen de MICE-wereld. Na haar studie Communicatie aan de HvA heeft ze vooral gewerkt voor non-profit organisaties. "Het team bestaat uit een mix van mensen die hier al heel lang werken en een nieuwe garde. De dienstverlenende 'natuur' is een deel van de identiteit van Woudschoten en dat is vertaald in onze slogan 'het is onze natuur' en daar hoort ook bij om goed voor de gasten en voor elkaar te zorgen. Dat is ook echt zo en ik merk dat ik me in deze korte periode al helemaal thuis voel hier."

Voor ons gesprek zitten we in de lounge waar hoge ramen uitzicht geven op een groot terras. In verschillende zithoeken zijn vergaderdeelnemers in de weer met opdrachten. Ze zitten ontspannen te pra-ten of werken met computer of papier. Op de ronde bar in het midden van de lounge staat een cakestand met lonkende eclairs en macarons en op het theekarretje daarnaast staan verschillende soorten thee en verse munt, een glazen pot met koekjes en een grote schaal vers fruit. Er is een uitgebreide selfservice koffie-corner waarvan gretig gebruik wordt gemaakt. Het voelt er als een grote huiskamer. Het decor binnen doet, met kleur en vormgeving, eer aan de art-deco-architectuur van de villa.

Generatieve AI voor evenementen

Het idee voor deze dag van kennisuitwisseling en netwerken is tot stand gekomen met partners die in de loop van de dag hun visie en diensten zullen presenteren. De regelmatige samenwerking met KNVB Campus is voor de hand liggend en is dan ook vastgelegd in een meerjarige samenwerkingsovereenkomst. De eerste genodigden arriveren en na ontvangst met koffie begint de presentatie over generatieve AI. Die wordt door Xander Kranenburg ingeleid. Er was beloofd dat het een dag van nieuwe inzichten zou worden en het begint meteen goed. Als onafhankelijke producent heeft Kranenburg meer dan 25 jaar ervaring in het bedenken en uitwerken van grote evenementen, waarbij vernieuwing en creativiteit centraal staan. Daarom is het verrassend wanneer hij opent met de stelling dat echte creativiteit gebeurt als je offline bent. Hij heeft zelf een tijd terug een sabbatical jaar ingelast om zijn batterij op te laden. Vanuit die ervaring onderbouwt hij hoe AI, mits juist gebruikt, kan helpen om de creativiteit beter en sneller tot zijn recht te laten komen. Als voorbeeld noemt hij contracten en offertes in de branche waarvoor de lappen tekst best door AI kunnen worden gegenereerd of gecontroleerd. Er zijn nog andere administratieve taken waar je met de juiste prompts en context generatieve AI aan het werk kan zetten om het tempo te verhogen. Daardoor kun je de werkdruk van het creatieve team verminderen en blijft er meer tijd over voor creativiteit.

Frisse neus bij de KNVB Campus

De workshops staan in het teken van hoe je als eventmanager AI kunt inzetten bij het organiseren van je event. Voor de lunch staat het schrijven met behulp van generatieve AI centraal. AI-specialist Wytze de Haan van Denk Producties geeft voorbeelden uit werk voor de productie voor TNW. Zijn presentatie vertaalt het nieuwe jargon in glasheldere taal en levert daarbij een compleet cheat-sheet en praktische ideeën voor prompts die aan AI de context, rol en vorm duidelijk maken. Er komen veel vragen uit het publiek, die duidelijk maken dat het onderwerp voor de luisteraars relevant en actueel is. Na de lunch gaat het vooral over de manier waarop presentaties en draaiboeken in een handomdraai in krachtige en overtuigende visuele producties kunnen worden omgezet.

Daarna is er een korte wandeling richting de KNVB Campus, waar behalve een rondleiding en presentatie over de mogelijkheden nog een laatste inspiratiesessie wacht. Micky Janssen en Daan Ekkelenkamp van FX Agency onthullen tijdens hun presentatie, audiovisueel ondersteund door AVEX, hun nieuwste innovaties en demonstreren hoe Interactive Digital Design en digitale storytelling een element van sensatie kunnen toevoegen aan een alledaags evenement. Ze demonstreren hoe een 3D-belevingswereld die speciaal voor de gelegenheid wordt ontworpen, elk evenement kan optillen naar een hoger level. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers als het ware op het puntje van hun stoel zitten en vergroot de betrokkenheid.

Tijdens de afsluitende borrel is het enthousiasme van de genodigden unaniem. De aanwezige eventplanners komen uit de Randstad en verder. Voor planners uit het bedrijfsleven, de overheid en de MICE-wereld kan AI een extra hulpmiddel zijn voor ver-betering van zowel vorm als inhoud. Daarom is het de moeite waard om je te verdiepen in de toepassingen. Een korte AI-training retraite kan heel effectief zijn. De centrale locatie van Woudschoten is een pluspunt en vooral de inspiratie die uitgaat van de natuur ondersteunt het creatieve proces.

Dit vonden de deelnemers van het event

Corporate Event Manager Sun Myung van Leeuwen, eigenaar van AskMY, werkt vooral als freelance projectmanager, met recent enkele shortterm samenwerkingsprojecten. Dat komt in de branche veel voor en voor haar was deze informatiedag direct praktisch inzetbaar. Ze was onder de indruk van de locatie en was blij met de netwerkgelegenheid om bij Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum met vakgenoten ideeën en contacten uit te wisselen.

Ook Harold Zwaartman, adviseur evenementen voor het Ministerie van OCW is te spreken over de bijeenkomst: "Dit was een zeer leerzame dag, mooie locatie, perfect verzorgde uitgebreide lunch, sprekers die goed in staat zijn om een vrij technische onderwerp in 'Jip en Janneke' taal te brengen, kortom, een geweldige dag die zeker bij ons 'in de boeken' gaat."